E-arved toovad tööd juurde

ABB AS-i finantsjuhi Signe Nurmsi sõnul on nende ettevõttes ostuarvete elektroonilise haldamise programm kasutusel 2013. aasta aprillist. Eesti, Läti ja Leedu raamatupidamisüksused tsentraliseeriti Eesti raamatupidamiskeskusse ning ostuarvete elektroonilise haldamise programmi juurutamine oli üks selle loomise eeltingimusi. Uuele korrale üleminek võttis ligi pool aastat, kirjutab 6. augusti Äripäeva logistikarubriik.

Tulemused jäid ootustele alla. "Kasutusele võtsime programmi BasWare ning selleks, et kõik kolm Balti riiki ja äriüksused süsteemi kaasata, kulus viis kuud," selgitab Nurms. Ta räägib, et nad lootsid saada e-arvetena 50 protsenti kõikidest ostuarvetest. "Praegu on meie ostuarvete maht Eestis üle 50 000 aastas, millest e-arveid on 10 protsenti, nendest enamik ABB Grupi ettevõtetelt," tõdeb ta.

ABB AS-is käsitletakse e-arvetena xml-formaadis arveid. "Oleme võimelised e-arveid vastu võtma, kuid ettevõttest neid välja saata veel ei saa," märgib Nurms. "Eesmärk ongi suurendada laekuvate e-arvete osakaalu. Otsime partnereid, kellel on võimalik neid meile saata." Samas on suurema osakaalu saavutamine tema hinnangul raske, sest Eestis ei ole veel palju firmasid, mis e-arveid väljastada saaksid.

ABB edasine eesmärk on hakata ka ise e-arveid väljastama. "Plaanis on teha seda kolmes etapis: esmalt ettevõttesisesed, seejärel ABB klientide ja lõpuks kolmanda osapoole klientide müügiarved." Kuludest rääkides märgib ta, et arvete elektroonilise haldamise programmi kasutuselevõtmisega kaasnesid konsultatsiooniteenuse kulud, samuti projektiga seotud töötajate ajakulu.

Arve makstakse automaatselt. AS Tallinna Vesi kommunikatsioonijuht Mariliis Topp ütleb, et nemad saadavad e-arveid juba aastaid ning seda teenust vahendab neile uue nimega OpusCapita, endine Itella. "E-arve püsimakseteenus on aga uuendus, mis tuleneb Euroopa Liidu direktiivist ning mis asendas otsekorralduse teenuse," selgitab Topp. "Selle eeldus on, et klient tellib e-arve otse panka ja see tasutakse automaatselt."

Ta lisab, et kui kliendil oli pangas juba sõlmitud otsekorraldusleping, muutus teenus automaatselt ning kliendile see lisasekeldusi kaasa ei toonud.

Üleminek e-arve püsimakselepingutele sujus - kliente teavitati mullu oktoobris ja novembris ning peale üleminekut mullu detsembris ei saadetud kundedele enam pdf- või paberarveid, vaid e-arve otse panka.

Tööd tuli juurde. Ehkki IT-arendusi ettevõte tegema ei pidanud, töökoormus uue korraldusega kasvas. "Kliendisuhtluste arv suurenes, mis näitab, et täies mahus e-arve püsimakseteenus täna siiski veel ei toimi," kinnitab ta. "Samas teeme koostööd pankadega, et neid probleeme lahendada ning näeme pigem positiivseid väljundeid langenud paberarvete mahus ning kiiremas ja mugavamas arveldamises."

Raamatupidaja vastutus kasvab. Tallinna Kaubamaja Grupi finantsdirektor Marit Vooremäe sõnul alustas Tallinna Kaubamaja Grupp e-arvete vastuvõtmist juba ligi 10 aastat tagasi. "Tänaseks on enamus meile saabuvaid arveid e-arved, paberarveid esitavad veel mõned väiksemad partnerid, kellele arvete digitaliseerimine selle kulukuse tõttu käib üle jõu," selgitab Vooremäe. Digitaliseerimise kulu jääb aga arve esitajale.

Ta märgib, et arvete vastuvõtjana on neil andmesisestajate töö ära kadumas ja seetõttu on mõnede ametikohtade arv ka vähenenud, alles jääb kontrollfunktsioon - kas kaup või teenus arvel vastab tellitule, on saadud ning süsteemi jõudnud. "Digitaliseerimine võimaldab pöörata tähelepanu tehingute registreerimiselt rohkem nende sisule, mis loob oluliselt rohkem majanduslikku väärtust."

Ta räägib ka, et neil on toimunud muudatused ametirollides, näiteks on raamatupidaja roll muutunud sisulisemaks ja nõuab rohkem infosüsteemide tundmist. "Raamatupidajad ei tööta enam üksikute tehingutega, vaid suurte andmemassidega, mõnedest raamatupidajatest on saanud süsteemide peakasutajad," toob ta näiteid.

KOMMENTAAREfektiivsus kasvas märgatavalt

Aili Nopri, Prisma Peremarketi finantsjuht

Prisma raamatupidamine töötleb täna igakuiselt üle 40 000 arve, millest pea 80% liigub juba elektrooniliselt. E-arve on pakkunud head võimalust seda protsessi automatiseerida ning vähendada arvete vastuvõtu, kontrollimise ja sisestamisega seotud kulusid. Samuti aitab elektrooniline arve säästa loodust ja usun, et nii mõnigi puu jääb maha võtmata, kui need lugematud paberilehed on asendatud millegi mittefüüsilisega.

Esimene samm e-arvete kasutusele võtmiseks on investeering tarkvaraarendusse. Meile tähendas see e-arve formaadi välja töötamist, e-arveid kinnitamise keskkonna loomist ning e-arvete süsteemi juurutamist oma raamatupidamisprogrammis ja kauba vastuvõtu protsessis. Nagu iga uuendus, oli ka e-arvete süsteemi kasutuselevõtt alguses segadust ning lisatööd tekitav nii meile kui meie koostööpartneritele. Kui esmalt olid vähesed tarnijaid valmis e-arveid saatma, siis nüüdseks on e-arve Eestis väga levinud ning väljatöötatud lahendus on pikas perspektiivis efektiivne ja kasulik kõigile osapooltele. Oleme endale võtnud eesmärgiks saavutada e-arvete osakaal üle 90%.

SAMM SAMMULTKuidas e-arvetele üle minnaMida tasuks teada?

o Esmalt tuleb investeerida tarkvaraarendusse.

o E-arvete saatmise operaatoreid on erinevaid ning kõik süsteemid ei "loe" kõiki võimalikke e-arve formaate.

o Eestis ei ole veel väga palju ettevõtteid, kes saavad tehniliselt e-arveid väljastada.

o Programmi kasutuselevõtmisega võib kaasneda ka väiksemaid tehnilisi probleeme, puudub ühtne standard andmetele, mis e-arvel kajastatud.

o Päris automaatseks raamatupidamist siiski ei muuda, tuleb veenduda, et info oleks korrektne.

o Informatsioon liigub kiiremini - suur pluss ettevõtte jaoks.

o Võimaldab pöörata senisest rohkem tähelepanu tehingute sisule.

o Kulude kokkuhoid toimub ka paberarvete saatmiseks kulunud aja arvelt.

Allikas: ABB, Tallinna Vesi, Tallinna Kaubamaja

TASUB TEADAE-arvete head ja veadMis muutus e-arvest paremaks? 1. Info hakkas kiiremini liikuma.

Arvete käsitlemiseks või heakskiitmiseks ei pea olema enam kontoris, seda saab teha ka kodus või komandeeringus olles. Samuti on puhkusteperioodil võimalik määrata endale asendaja, kellele süsteem kõik arved automaatselt edasi suunab. ABB töötajad on avaldanud soovi ka arvete kinnitamiseks mobiiltelefonis, kuid sellist võimalust veel ei ole.

2. Alles jäi raha ja aeg.

Kulude kokkuhoid on märgatav ka paberarvete laialijaotamiseks kulunud aja arvelt. Otsene mõju on raamatupidamiskeskuse töö efektiivsuse suurenemisele ja töötajate töökoormuse vähenemisele, kuna arvete käsitlemine on mugav ning kiire. Kergelt saab kätte arve ajaloo, kus on näha, mis on arvega toimunud ja kes on selle kinnitanud.

Mis ei suju lepase reega?3. Klienti tuleb õpetada.

E-arvetele üleminek tekitas Tallinna Vee klientides mõningat segadust. Mitte kõik ei saanud aru, miks neile enam vanal viisil arveid ei saadeta. Eriti puudutas see kliente, kes kasutasid haldusfirma teenust või arvete tasumisega tegeles raamatupidaja. Veefirma saatis soovijaile dubleerivad arved - lisaks automaatselt panka saadetavatele arvetele ka pdf'ina e-posti teel või paberarvena.

4. Uus kord vajab selgitamist.

Samuti esines veefirmal probleeme uute e-arve püsimakselepingute sõlmimisel. Nimelt peab klient lisaks lepingu sõlmimisele tellima kindlasti panka ka e-arve. Kui klient sõlmib ainult lepingu, aga e-arvet panka ei telli, puudub firmal alus arve panka saatmiseks ja teenus ei toimi. E-arve tellimus on ettevõtte hinnangul osa püsimakseteenusest, mida pangad peaksid kliendile selgitama ja püsimakselepingu sõlmimisel alati pakkuma.

5. Igaühel pole e-arvelduse õigust.

Teine probleem oli kolmandad isikud, kes soovisid arveid tasuda. Veefirma saab lepingu sõlmida vaid kinnistu omanikuga, tihti aga on lepingupartneriks näiteks kaasomanikud, kes pole üks füüsiline isik isikliku internetipangaga. Eesti Pangaliidu juhendi kohaselt saab täismahus e-arve panka tellida vaid teenusepakkuja lepingupartner ehk lepingu sõlminud klient.  Täismahus e-arve tähendab, et klient näeb füüsiliselt arvet oma internetipangas. Samas, kui arvet soovib tasuda kolmas isik, on võimalik talle saata vaid piiratud e- arvet ning sisuliselt näeb ta vaid maksekorraldust. Näiteks, kui needsamad kaasomanikud soovivad kasutada e-arve püsimakseteenust, saab nende seast valitud isik tellida vaid piiratud e-arve.

6. Eri firmad kasutavad eri lahendusi.

E-arvete kitsaskohaks on Prisma Peremarketi hinnangul ühtse standardi puudumine andmetele, mis e-arve peal kajastatud. E-arveid saatvaid ja vastuvõtvaid ettevõtteid mitmeid ning igaüks on tänaseks välja töötanud endale sobivaima formaadi. Ka kasutusel olevatel raamatupidamis- ja müügiprogrammidel on omad nõuded, mis tingivad erisused arve formaadis ja kasutusel olevates infoväljades.

7. Andmete tase kõigub.

Teise kitsaskohana toob Prisma välja tuua e-arvete kvaliteedi probleemid - näiteks arvete mõned vajalikud väljad on täitmata või vigadega. Päris automaatseks raamatupidamist e-arvete abil siiski muuta ei saa. Kindlasti peab e-arvete juurutamisel sellega arvestama ning raamatupidajate tööks on veenduda, et elektrooniliselt liikuv info on korrektne.

Allikas: ABB, Tallinna Vesi, Prisma Peremarket

Autor: Ketlin Rauk, kaasautor