Üksikisiku kvaliteedisüsteem õpetab aega planeerima

Et saavutada tasakaal, tuleb ööpäev jagada nii, et inimest jätkuks kõigele. Seda aitab saavutada üksikisiku kvaliteedisüsteem, kirjutab kvaliteediühingu asutajaliige Henno Viil.

Üksikisiku kvaliteedisüsteem näeb ette, et organisatsiooni ja üksikisiku infosüsteemis on alalised tabelid korduvate tööde (kohustuste) jaoks (KT), parendustegevuse ja säästliku arengu jaoks (PT), ühekordsete tööde jaoks isiklik kuu tööplaan (IP) ja päevaplaan-kalenderplaan (KP). Kõikide tabelitesse kantud tööde jaoks peab olema määratud töö kestus.

Kui tööandja töötajat ei usalda, siis määratakse töö kestus valemiga. KT ja PT tööd kantakse IP-vormi vabadele ajavahemikele. Ühekordsed tööd mahutatakse nende tööde vahele. Kui ühele ja samale ajale satub mitu tööd, siis küsib töötaja, milline nendest kahest ühele ajale sattunud tööst on tähtsam. Kahte tööd korraga teha ei saa ja tööandja peab olukorra lahendama.

Parendustegevuste plaanis (PT) olevad tööd on prioriteedilt nõrgemad, neid võib/saab edasi lükata. Kui aga arendus- ja parendustegevuste jaoks aega ei jäägi, siis ei toimu ei organisatsioonis ega üksikisiku töökohal muudatusi paremuse suunas. See on klaaslagi.

Kuidas peaks organisatsoon tegutsemist alustama?

1. Paigutada praegu toimiv organisatsiooni struktuur võrkmaatriksisse, nii saab iga töökoht šifri (näiteks firma juht A1). Tänu šifrite kasutamisele ei muutu töökohale määratud tööd ka siis, kui töökohale tuleb uus inimene.

2. Viia arvutisse kõik isikliku kvaliteedisüsteemi vormid. Nii saab  jälgida, kuidas on inimesed tööga koormatud. Siit avastatakse alakoormusega töötajad. Nende hulgast valitakse parim ja kahe või kolme koondatava tööd hakkab tegema selleks võimeline isik. Lahkuma peavad need, kelle plaanilised näitajad on teistest kehvemad. Oma tööd kehvalt tegevad töötajad teavad, kui nad midagi ette ei võta, siis järgmised koondatavad on nemad. Kui isiklikus tööplaanis jääb aega üle, siis küsitakse lisatööd või tehakse loomingulist tööd, õpitakse oma eriala või täiustatakse oma töökohta, parendatakse töö kvaliteeti ja lühendatakse töö tegemiseks kuluvat aega.

3. Kvaliteedisüsteem võimaldab teostada omakontrolli ja organisatsiooni keskkontrolli. Loomulikult ka seda, et tööd oleks tehtud nõuetekohase kvaliteediga.

4. Võrkplaneerimine annab maksimaalses koguses informatsiooni tööülesande ja kogu projekti kohta. See suurendab töötajate iseseisvust ja vabastab kõrgema astme juhid pisiasjadega tegelemisest.

5. Üheks oluliseks teguriks on lepinguline distsipliin. Hea planeerimissüsteemiga viiakse organisatsiooni töö rütmilisemaks. Firma saab oma klientidega sõlmida ka minutilise täitmistähtajaga lepinguid. Ladustamise ja ületunnitööde tegemine väheneb. See on suur kulude kokkuhoid.

Artikkel ilmub Tallinna Kaubamaja, Danske Banki, Telia, ACE Logisticsi, Combimilli ning Äripäeva arvamuskonkursi Edukas Eesti raames.