Jari Kukkonen: pidev kiirustamine pole jätkusuutlik viis olla efektiivne

Vaiketeadmine juhib tugevalt meie igapäevaelu. Meie teame, kuidas oleme alati teinud ja et sedasi oleme seni kenasti hakkama saanud. Automatiseerumine inimese käitumises on kasulik selleks, et meil jätkuks tähelepanu uute asjade õppimiseks. Automatiseerumine võib teha meid ka pimedaks ja võime märkamata jätta, et tegelikult on olukord muutunud ja peaksime teisiti tegutsema. Näiteks autopiloodil kutsume samadele koosolekutele samad inimesed sõltumata sellest, mis koosoleku agenda on. Selle tulemusel raiskame ehk kolleegide aega ja langetame nende motivatsiooni. Autopiloodil toodame samu aruandeid aastast aastasse, kuigi nende hulgas võib olla iganenud aruandeid, mida keegi enam ei loe. Kordame sama tegutsemist, kuid ootame erinevaid (paremaid) tulemusi.

Pidev kiirustamine pole jätkusuutlik viis olla efektiivne. Peame teadlikult vaatlema, milline osa meie tegutsemisest loob tegelikult väärtus ning milline osa tegutsemist on peale sunnitud paratamatus, mis väärtus ei loo. Ressursiefektiivsuse taotlemisel koormame ressursse, kuid paradoksaalselt on tulemuseks ebaefektiivsus, sest liialt koormatud ressursid pikendavad protsesside läbiminekuaegu ning pikad läbiminekuajad kallavad meile ülesandeid, mida kiiremate läbiminekuaegade puhul poleks vaja üldse teha. Näiteks pikad tarneajad nõuavad rohkelt ümberplaneerimist, vastamisi päringutele tellimuste staatuse kohta jne. Rääkimata sellest, kui palju võime tellimusi pikkade tarneaegade pärast kaotada. Vooefektiivsuse juhtimine võib viia meid tegeliku ressursiefektiivsuseni ja märkame, et tegelikult saavutame rohkem tehes vähem.

Kuidas meil on aega kustutada pidevalt tulekahjusid, kuid meil pole aega üks kord süveneda probleemide põhipõhjustesse? Pideva täiustamise väljakutse seisneb selles, et meil on igapäevaselt liiga kiire, et eraldada arendustegevuseks aega. Kaks tundi süsteemset oma tegevuse analüüsi ja arendamises nädalas võib viia töökollektiivi suhtelises lühikeses ajas hüppelise efektiivsuse paranemiseni. Näiteks üks trükikoda vabastas mõnekuise arendustegevuse tulemusel 40% tööajast, kus juures vajalikud investeeringud töökeskkonda piirdusid tuhandele eurole. Arengule suunatud töökultuur nõuab aga juhtidel eestvedamise oskusi ja järjepidevat tööd.