Kuidas valida seminariruumi?

Pealtnäha suurepäraste tingimustega ruum on osutunud õhukindlaks konservikarbiks, mis üritusel osalejad hapnikupuuduse tõttu juba paari tunni pärast haigutama ajas. Või rikkus konverentsi peaettekande ära toitlustaja, kes kolistas koridoris nõudega – selgus, et uksed polnud helikindlad.

Kuidas valida seminariruumi, et vältida apsakaid?

Enne ruumide otsimist võiksid selge olla ürituse eesmärk, ligikaudne inimeste arv, toitlustamise ja majutamise vajadused, piirkond ja eelarve.

1. Kuidas ruumi suurust arvestada?

Kõik sõltub ürituse stiilist ja tegevustest. Tavalise vastuvõtu puhul arvestatakse rusikareeglina 1 m2 inimese kohta. Näiteks mahutab 50 m2 saal vastuvõtustiilis maksimaalselt 55, banketistiilis 40 ning klassiruumistiilis 35 inimest. Kui on valida kahe ruumi vahel, millest üks on suurem ja teine väiksem, kui vaja on, siis võta suurem – selle saad kujundusvõtetega mugavaks ja hubaseks kujundada.

Arvesta, et ­audiovisuaalne tehnika võib võtta koguni 15% ruumi pindalast.

2. Millised peavad olema asukoht ja ligipääs?

Asukoht vajutab kogu sündmusele pitseri. Kas ürituse jaoks sobib pigem midagi rustikaalset või urbanistlikku? Vajad loomingulist atmosfääri või äärmiselt asjalikku? Millised peavad olema ligipääs (ühistransport?) ja parkimisvõimalused? Kui kaua võiks sõit sündmuse toimumispaika kesta?

3. Ruumi kasutamine.

Kui paindlike võimalustega peab ruum olema aja- ja tegevuskava arvestades? Kas vajad varajast algust või hilisõhtust toitlustamist? Vajad mitut ruumi erinevate tegevuste jaoks? Kogu ööpäeva ligipääsu ruumidele? Eraldi ruumi pagasi või inventari jaoks?

4. Ruumi paigutus.

Millises stiilis tuleb ruumipaigutus? Kui ­oodatud 100 osaleja asemel registreerub vaid 50, kas paigutust on võimalik kiiresti muuta (näiteks algsest vastuvõtust banketiks)? Milline on ruumide helikindlus? Kas oluline on istmete pehmus? Kas lae kõrgus on piisav ja ega kellegi vaatevälja või liikumisruumi ei sega postid? Millised on ruumi dekoreerimise võimalused? Kas pauside ajal peab olema võimalik ruumi uksi lukustada?

5. Tehnilised võimalused.

Kas on olemas wifi, dataprojektor, ekraan, mikrofon, kõlarid? Kas on olemas piisavalt pistikuid või pikendusjuhtmeid? Kas ruumi saab pimendada? Kas õhtutemperatuuri saab reguleerida? Kas on võimalik üles panna vajalikud viidad ja sildid? Kas vajad ettevalmistusaega heli- ja videoproovi jaoks?

6. Muud vajalikud teenused.

Kui palju vajad ettevalmistusaega ja koristusaega? Kas toitlustamist saab korraldada ürituse kulgu takistamata ja millised tingimused selleks on? Kas tualettruume on piisavalt? Kes on tugiisik, kui vajad pikendusjuhet või abi läbipõlenud projektorilambi vahetamiseks?

7. Usalda, aga kontrolli.

Peo- või seminarikoha pildid internetis võivad olla petlikud ja ruumide proportsioone võib valesti tajuda. Tasub käia kohapeal ruume vaatamas ja testimas. Kas õhk ruumis tundub värske ja kas ventilatsioon töötab? Kas ruum on helikindel? Milline on põrandakattematerjal (heli summutav või võimendav)? Kas tualettruumid on korralikud? Kas samal ajal toimub veel mõni üritus? Tee nimekiri olulistest asjadest ja aruta need ruumide omanikuga läbi.

8. Kuidas leida sobivaid ruume võimalikult vähese ajakuluga?

Seminariruum.eu andmebaasis on sadu seminaride, konverentside, bankettide ja vastuvõttude jaoks sobivaid ruume. Õiget ruumi on lihtne otsida asukoha, inimeste arvu, majutuse, toitlustuse, ruumide paigutuse, tehnilise varustatuse jpt tingimuste järgi. Meeldinud ruumid saab lisada “Minu valikutesse” ja neile ühe klikiga hinnapäringu saata.

Autor: Ann Vainlo, Seminariruum.eu