MS Ärisüsteemid: käes on muutuste aeg, kus tuleb pöörata tähelepanu õigetele asjadele

Ühel õhtul linnas jalutades märkasin, et lukustatud kaupluste reas on kaks trendi. Ühed ettevõtted on uksed sulgenud ning pimedusse mattunud, samas kui teised kõrval teevad remonti, vahetavad põrandaplaate, uuendavad sisustust. See tähendab, et kriisi lõppedes on kauplustel erinev stardiplatvorm: üks avab luitunud seintega tuhmunud poekese, teine värske ja uue ilmega kaupluse. Ehk ühed ettevõtjad leiavad võimalusi, analüüsivad tehtut, otsivad uusi lahendusi ning valmistuvad uueks alguseks. Kuidas saaksite olla nende hulgas, kel on parim lähteplatvorm peale ajutist seisakut?

Alustada võiks näiteks ettevõtte tervisliku seisundi ülevaatamisest ja korralikku tarkvarasse inventeerimisest – mis on seni olnud hästi ja miks, mis ehk mitte kõige paremini ning kuidas edasi minna? Järgmised punktid ehk aitavad teostada esmakontrolli, et mõista hetkeolukorda ning teha järeldusi, kas endisel moel toimides ollakse jätkusuutlikud ka pikemas perspektiivis ning olla valmis järgmiseks potentsiaalseks kriisiks.

1. Teadmatus on õndsus. Ettevõttel puudub oma protsessidest teadlikkus, asjad tehakse kuidagi ära, info kättesaadavus ebastabiilne ja lünklik, puudub ülevaatlikkus olukorrast ja tulevikust. Parandatakse katkiseid kohti, ent probleeme ei taheta või osata ennetada. Töötajad on segaduses ja ükskõiksed, sest puudub pühendumine ja usaldus. Igaüks ajab oma asja, et palgapäeval tasu kätte saada ning ühtset äritarkvara peetakse ebaoluliseks kuluks. Sellisel ettevõttel on kriisiolukorrast taastumine keeruline või võimatu.

2. Ettevõtte on puudustest teadlik, protsessid on osaliselt korrastatud, kuid puudub süsteemsus ja sihipärasus, loodetakse heale õnnele. Protsessidel puudub konkreetne vastutaja, keegi ei söenda otsustada. Sageli tehakse sellises ettevõttes topelttööd: näiteks koostavad tehniku objektil akti ja tulevad hiljem kontorisse seda tarkvarasse sisestama. Strateegiline planeerimine ning otsustamine puudub osaliselt info ebausaldusväärsuse tõttu. Ettevõte teab, mis on ressursside planeerimise äritarkvara ERP, kuid ei oska selle võimalusi ära kasutada.

3. Protsessid vastavad parimale praktikale, fookus on tulemusel, protsessid automatiseeritud ja digitaliseeritus viidud parimale võimalikule tasandile. Kõik töötajad on hõivatud oma tööülesannete täitmisega, info on sünkroonselt jaotatud erinevate osakondade vahel, töövood toimivad efektiivselt, ettevõtte on võimeline muutustele vastavalt kiirelt ümber orienteeruma ning uue olukorraga kohanema. Töötajad teavad, kust tuleb efektiivsus, kes on paremad kliendid ja tarnijad ning osatakse näha ja luua uusi teenuseid ning tooteid. Ettevõte on eelisseisus haaramaks esimesel võimalusel suuremat turuosa. Mõistetakse, et äritarkvara on investeering ja selle võimalusi kasutatakse maksimaalselt.

Innovaatiline tarkvara nagu SAP Business ByDesign on usaldusväärne, hoiatab hälvetest, võimaldab auskohast sõltumatut tööd, on igal ajal ligi pääsetav ning selle automatiseeritus likvideerib andmete sisestuse käsitsi ning välistab topelt töö. Ettevõttes toimib planeeritud ja teadlik sisekommunikatsioon, meeskond on kaasatud ja pidevalt arenev, operatsioonide juhtimises suureneb teadlikkus ja kindlus ning igapäevaseid töö ülesandeid täidetakse sujuvalt.

Ettevõtte enesekontrolli eesmärk on olla efektiivsem, püsida ja toimida edukalt läbi keeruliste aegade, näha ette firmasiseseid kriise ning olla nendeks valmis. Siin tulebki appi teiste ettevõtjate pikaajaline kogemus, mille tulemusena on majandustarkvara SAP arendanud võimeka ja kasutajasõbraliku ärilahenduse SAP Business ByDesign, mis pakub usaldusväärset platvormi 5–1500 töökohaga ettevõtetele. Ärilahendus ei ole ettevõtte jaoks pelgalt tugiteenus, vaid nagu vereringe, mille ülesandeks on transportida andmeid, varustada vajaliku infoga, hoida ettevõttes ühtlast temperatuuri läbi hoiatuste ja meeldetuletuste, sidudes kõik organisatsiooni osakonnad tervikuks.

Tänapäevane tarkvaralahendus peab olema pilvepõhine ja mobiilne, võimaldades asukohast sõltumatut kasutust, ligipääsu igal ajahetkel, tagama kiire töövoo ja äritoime pidevuse, kuvama reaalajas andmeid ning pakkuma hetke olukorra ülevaadet, jätkusuutlikkuse planeerimist. Oluline on, et pilvepõhine lahendus ei vaja IT-meeskonda ega oma servereid. Kaasaegne äritarkvara on stabiilne, mitme tasandi autentimine tagab süsteemi turvalisuse, automaatsed varukoopiad ning vajadusel info taastamise. SAP Business ByDesign hõlmab kõiki ettevõtte tegevuseks vajalikke peamisi valdkondi. Tarkvara on Eesti seadusandlusega ühilduv ja katab ärivajadused müügi-, tootmis-, logistika- ja laiemalt projektipõhiseid lahendusi pakkuvate ettevõtete jaoks.

Modernse tarkvara toimingud on automatiseeritud, informatsiooni töötlus toimub erinevate liidestuste kaudu tulevatest andmetest, näiteks on seotud omavahel Krediidiinfo, e-arvete ja e-poe andmebaasid. Digitaliseeritud lepingu- ja projektihalduse logi tagab aga jätkusuutlikkuse ning loob klientide jaoks tõhusamaid teenuseid. SAP Business ByDesign loob ettevõttele ühtselt toimiva ökosüsteemi ERP + Excel + analüütika, mida täiendavad kasutajapõhised seadistused. Oluline on kasutusmugavus ja personaalsed töölauad, mis hõlbustavad iga töötajal saada ülevaadet toimuvast ning võtta vastu kiireid otsuseid oma töölõigu kohta.

Kui ettevõte otsustab uue äritarkvara kasuks, algab ettevõttes põnev aeg. Kasvab lootus, et olemasolevas süsteemis olevad tüütud lahendused ja funktsioonid asendatakse parema ning kaasaegsema süsteemiga, rutiinid automatiseeritakse ja läbipaistvus kasvab. Üsna kindel on, et igal töötajal tekivad kohe omad soovid, mida just tema oma töös oluliseks peab. Samuti on oluline, et kiire infovahetus klientide ja tarnijatega loob tugevamad suhted äripartneritega.

Siin tuleb appi meeskonna projektijuht, kes seab projektile piirangud ja eristab olulise ebaolulisest. Kõik, kes on uuele tarkvarale üleminekuga kokku puutunud, teavad, et põnevus uue süsteemi juurutamise ümber on kasutajatele peamine vastuvõtmise edutegur. Töötajate sooviloendist, eelarvest ja ajalisest piiratusest tulenev võib elevust summutada, kuid oluline on olla fokusseeritud uue süsteemi juurutamise eesmärgile.

Abiks on kindlasti ka esmane äritarkvaranõuete prioritiseerimine. Kuigi võib näida, et see pole väga keeruline, on lihtne ummikusse joosta, kui ei suudeta eristada olulisemaid nõudeid.

1. Projekti skoobi ja eesmärkide väljaselgitamine. Projektijuhtimise kolmnurga tipud on aeg, maksumus ja ulatus. Kui aega ja maksumust on lihtne piirata, siis skoop võib kogu projekti ummikusse viia. Just seetõttu on olulised projektikoosolekud, inimeste kaasamine, info jagamine ning avatud suhtlemine. Algusest peale peab olema igale töötajale selge eesmärk, kuhu ja kuidas jõutakse.

2. Protsesside parendamine toimub efektiivsuse suurendamise eesmärgil ning eelnevalt defineeritud ja standardiseeritud protsessid annavad ettevõttele uue tarkvara juurutamisel olulise konkurentsieelise.

3. Ärinõuete klassifitseerimine võiks toimuda kolme kategooria alusel - peab olema, annab lisaväärtust, võiks olla. Esimene neist on seotud ettevõtte põhitegevusega, milleta ettevõte ei toimiks. Teine kategooria – lisandväärtus – tähendab protsesse, mis annavad olulist lisandväärtust ja mida eelmises süsteemis ei olnud, näiteks e-arved, automaatsed toimingud. Kolmas kategooria on soovid, mis annavad töötajatele täiendavat kasutusmugavust, näiteks personaalsed teavitused või andmete kuvamine erivärvidega.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et head kriisi ei maksa lasta raisku minna! Kes täna istub ega planeeri homset päeva, avastab homse saabudes, et on oma võimalused maha maganud. Parima stardiplatvormi kriisi lõppedes saavutavad ettevõtted, kes teevad selleks piisavad vajalikud ettevalmistused. Kriisi lõppemine toob endaga kaasa turgude ümberjaotuse ning kaotajaid ja võitjaid, millest johtuvalt iga ettevõtte juht peaks endalt küsima juba täna, kas muutused juhivad teda või tema juhib muutuseid. Eduka ärilahenduse abil saate kriisi olukorras hõlpsalt kaardistada oma võrgustiku, partnerid, kliendid, protsessid. Tulevikutegijad on ettevalmistatud ja paindlikud muutustes. Iga ettevõtte suurim vara – tema andmed – annavad aluse kiireks stardiplatvormiks. Iga kriis saab kord läbi, küsimus on, kas oled selleks valmis?

MS Ärisüsteemid on ettevõtte, kes on aastate jooksul oma parima praktika ja SAP ByDesign äritarkvaraga aidanud ning toetanud ettevõtteid, luues neile tugeva toimiva süsteemi ning ettevõttesisese ökosüsteemi, kus iga töötaja tunneb end oma töölõigul kindlalt. Kaasaegsed võimalused SAP Business ByDesigni ärilahenduses tervikuna võimaldavad ettevõttel olla konkurentsivõimelisem nii täna kui ka homme.

Et teada saada, kuidas SAP Business ByDesign teiegi ettevõttes toimiks, registreeruge konsultatsioonile või võtke koheselt ühendust:

Kaire Kaljurand

SAP müügijuht

MS Ärisüsteemid OÜ

+372 527 7164