5 nippi, kuidas töö lepingutega paremaks muuta

Mis siis, kui seda saaks teha teistmoodi? Mis oleks, kui kümnete lepingute ettevalmistamine oleks vaid minutite töö ja see kõik toimuks vigadeta? Kas poleks mõistlik, kui allkirjastatud dokumendid liiguksid ise õigesse kausta? Kas see tähendaks, et teatud inimesi ei ole enam vaja? Või pigem seda, et saame keskenduda nendele teemadele, mis meid päriselt kõnetavad ja huvitavad?

Sellest artiklist leiad 5 kasulikku nippi, kuidas nutikamalt lepinguid sõlmida ja vähendada tüütut käsitööd, mis lepingute vormistamise ja allkirjastamisega tihtipeale kaasas käivad.

Selleks, et allkirjastamise platvorm oleks kasulik, peaks see võimaldama mugavalt läbida kõik dokumendi kooskõlastamise või lepingu sõlmimise etapid: ettevalmistamine, allkirjastamine ja hoiustamine. Ühes keskkonnas töötamine ja koostöövõimalused kolleegide ja partneritega lihtsustavad ja kiirendavad lepingute sõlmimise protsessi. Samuti on oluline omada head ülevaadet kõikidest ettevõtte lepingutest ja nende allkirjastamise staatusest. Saamaks veel rohkem kasu peaks allkirjastamise platvormi olema võimalik oma ettevõtte tööriistadega ühendada ning dokumentidega seonduvaid toiminguid ja allkirjastamise protsessi automatiseerida.

Aastatega juurutatud protsesse on vaevaline muuta ja seetõttu peab uue tööriista kasutamine olema lihtne ja kasutajamugav. Üheks võimaluseks on kasutada Agrello platvormi, mis pakub dokumentide haldamise ja digitaalse allkirjastamise teenust. Hea platvormi valik ja selle juurutamine ettevõttes toob sulle tagasi väärtuslikku vaba aega. Siin on näiteks lugu sellest, kuidas suure kliendibaasiga ettevõte Horeca Sevice oma lepinguid efektiivsemalt haldama hakkas.

Kuna enamus inimesi kasutab dokumentidega töös Microsoft Wordi, siis just sellele tööriistale on Agrello loonud lahenduse. Nipp seisneb selles, et piisab vaid ühe lepingupõhja loomisest, mis on seejärel korduvalt kasutatav (näiteks tööleping või müügileping).

Lepingupõhi peaks sisaldama dünaamilisi välju, mida iga töötaja puhul on tarvis lepingus muuta. Sellise põhja kasutamisel ei ole tarvis ühte ja sama faili duplikeerida, eraldi välju täita, salvestada, e-kirja teel allkirjastamisele saata ega eraldi kaustadesse arhiveerida. Dünaamiliste väljadega lepingupõhjad aitavad sul lepinguid kiiremini ette valmistada, vältida lepingu väljade täitmisel vigu, saata vaid kliki vajutusega leping pooltele allkirjastamiseks ning seejärel saada teavitus selle kohta, kui kõik osapooled on allkirjad andnud.

Mõnikord tuleb ette olukordi, kui on vaja kiiresti luua kümneid või sadu allkirjastamisele minevaid dokumente ühe ja sama põhja peale. Olgu selleks töösisekorraeeskirjade uuendamine, kliendilepingute muudatused või liitumislepingute allkirjastamine.

Siin on näide, kuidas on võimalik kiiremini kõikide ettevõtte töötajate vahel allkirjastada uuenenud töösisekorraeeskirjad. Esiteks tuleb luua dünaamiliste väljadega lepingupõhi ning kõikide töötajate andmetega Exceli tabel, kus iga töötaja kohta on täidetud tema andmed (nimi, amet, kontaktandmed, isikukood jms). Selleks, et töötajate andmetest saaks automaatselt luua allkirjastamiseks ettevalmistatud töösisekorraeeskirja dokumendid, oleks vaja ühendeda Agrello ja Excel. Edasi ei ole enam vahet, kui palju töötajaid nimekirjas on, kas kümneid või sadu, lepingud valmistatakse Agrellos ette automaatselt ja kiiresti.

Sedalaadi püsivat ühendust kasutavad täna juba mitmed ettevõtted, et säästa dokumentide ettevalmistamisele kuluvat aega. Ühest näitest oleme pikemalt kirjutanud siin: Kuidas Agrello abiga kiiremini investoritega lepinguid sõlmida.

Allkirjade kogumine lepingule ei pruugi olla midagi keerulist, kui allkirjastajaid on kaks ja nad mõlemad on Eestist. Keerulisemaks muutub olukord siis, kui allkirjastajaid on mitu või mõni allkirjastaja on välisriigist, sest neil ei ole reeglina meile tuttavaid digiallkirjastamise vahendeid. Paljude allkirjastajate korral kulub manuaalselt dokumendi edasi-tagasi saatmisele väga palju aega, mistõttu on mõistlik otsida efektiivsem lahendus protsessi paremaks organiseerimiseks ja administratiivse koormuse vähendamiseks.

Dokumendi e-kirjaga saatmine, seejärel printimine ja käsitsi allkirjastamine ning uuesti skaneerimine ja lõpuks e-kirjaga tagasi saatmine on väga aeganõudev, kuid tihti piiriüleste tehingute puhul tavapärane praktika. Agrello platvormil saab dokumenti allkirjastada nii Mobiil-ID kui ka Smart-ID lahendusega, kuid valikus on ka Agrello allkiri, mis on kättesaadav ja lihtne kasutada kõikidele sinu välismaistele partneritele. Vaata siit, kuidas kõik rahvusvahelised lepingud allkirjastada kiirelt ja turvaliselt Agrello allkirjaga.

Peale dokumendi allkirjastamist tuleb päevakorda küsimus hoiustamise kohta. Tihti tehakse seda mõnes pilveteenuses või kõvakettal, aga vahel lähevad dokumendid hoopis postkasti sügavustes kaduma ja nii on neid hiljem raske leida. Agrello platvormil saad allkirjastatud dokumente muretult hoida, need on sulle alati kättesaadavad. Samuti saad dokumente kaustadesse organiseerida ja oma meeskonnaga jagada.

Agrello platvormi ühendamisel näiteks Google Drive või Dropbox kaustaga, liiguvad kindla staatusega lepingud sinu poolt määratud kaustadesse automaatselt. Samuti saad seadistada teavitused Slacki või MS Teamsi, mis annavad sulle või sinu meeskonnale märku, kui lepingud on allkirjastatud. Kui soovid, et peale lepingu allkirjastamist ilmuks soovitud staatus näiteks Pipedrive´i müügikanalisse, siis saad ka selle ühenduse hõlpsalt luua.

Kui sinus äratas käesolev lugu uusi mõtteid ja sinu ettevõte on allkirjastamise platvormi kasutamisest huvitatud ning vajab töövoogude seadistamisel ja juurutamisel abi, siis miks mitte valida just kodumaine Agrello oma partneriks.

Tule ja proovi ise järele Agrello.io/ee!