Kaugtöö väljakutsed juhile

Virtuaalne suhtlus kiirendab globaalse haardega äri ja teeb võimalikuks rahvusvaheliste projektide operatiivse juhtimise virtuaalsete foorumite, e-nõupidamiste ja videokonverentside abil. Kui juht on välisreisil, saab ta firma asjadega e-posti vahendusel kursis olla ja vajadusel protsessidesse hädavajalike juhistega operatiivselt sekkuda. Grupitöö tarkvara ja teised virtuaalse suhtluse vahendid muudavad efektiivsemaks hajusorganisatsioonide juhtimise. Kitseneb nende küsimuste ring, mille arutamiseks on tingimata vaja firma peakorterisse kokku tulla. Rahvusvahelise kontserni puhul võib see tähendada olulisi sääste hotellidele ja lennufirmadele makstavates summades. Kuid info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamine ei tähenda ainult säästu lennupiletite ja ametiauto bensiinikulu arvel. Hoopis olulisem on aja kokkuhoid ja seda kahes tähenduses: reisimisele kuluv aeg ja otsuste ettevalmistamise ning asjaosalistega kooskõlastamise kestvus.

Virtuaalse suhtluse mõju tuleks hinnata ka teadmusjuhtimise ja organisatsiooni mälu seisukohalt. Kui ülemus astub alluva laua juurde ja ütleb talle: ?Homme külastab meie organisatsiooni tähtis klient X, helista ja täpsusta temaga külaskäigu aeg, broneeri nõupidamiseks ruum ning kutsu veel osalema Jaan ja Mari??, käivitab see terve suhtlusahela, mille käigus mitu inimest endale märkmeid peavad tegema. Kui ülemus sama kohtumise ettevalmistamiseks kasutab MS Outlook?i või muu grupitöö tarkvara kontaktide andmebaasi, ühiskalendrit ja nõupidamiste planeerimise vahendit, on summaarne ajakulu ja infomüra tekke tõenäosus väiksem. Lisaks jääb toimunud infovahetusest jälg ? võime ka mitu kuud hiljem välja otsida, millal X-ga viimati kohtuti ja kes sellel kohtumisel osalesid. Saame vajadusel analüüsida, kui pika aja peale üks või teine juhtkonna liige suudab nõupidamisi ette planeerida ja soovi korral kokku lugeda need e-kirjad, mida saatja on hüüumärgi abil kiireloomuliseks liigitanud.

Siit saavad alguse ka virtuaalse suhtluse ja kaugtöö väljakutsed juhile. Kas ta on valmis selleks, et tema otsustest ja juhistest e-kirjade kujul jälg jääb ja virtuaalne suhtlus juhtimisprotsessi läbipaistvamaks muudab või eelistab ta põhimõtet: ?Kui tead, ära ütle, kui ütled, ära kirjuta ??. Kas juht suudab kujundada virtuaalse suhtluse reeglid, mis kiirendavad e-posti lugemist ja sõnumites orienteerumist ning hoiavad ära virtuaalse infouputuse? Näiteks kindel süsteem e-kirjade teemarea täitmisel, oluliste sõnumite eristamisel, sõnumite kättesaamisest teatamisel, To, Cc ja Bcc kasutamisel sõnumite adresseerimiseks arvestades sõnumi saaja rolli talle saadetava informatsiooni kasutajana.

Mõnes organisatsioonis võib juhil tekkida kahtlus kodubüroos töötava alluva töö intensiivsuse suhtes. Kaugtöö puhul on traditsiooniliste järelvaataja-kupja meetodite kasutamine alluvate kontrollimiseks raskendatud. Efektiivne kontroll saab toimida eeskätt infovoogude suunamise, meeskonnajuhi virtuaalse kättesaadavuse, tagasiside, avatud teabejagamise ja kaugtöötajate konsulteerimise kaudu. Kaugtöö muudab senisest olulisemaks delegeerimise ja tulemusjuhtimise põhimõtete rakendamise, et teha panus iga töötaja vastutusele ja enesekontrollile.

Mida suurem on virtuaalse infovahetuse osakaal, seda olulisemaks muutuvad usaldus ja ühtne organisatsioonikultuur. Virtuaalse meeskonna juhil tuleb tasakaalustada igapäevase vahetu silmast-silma suhtluse defitsiiti. Koostööd toetavat organisatsioonikultuuri aitab tugevdada kordaminekute ühine tähistamine, mis kaugtöötajatel üksteisest emotsionaalselt liiga kaugele ei lase jääda.