Tasuta kontoritarkvara OpenOffice säästab raha

Halvasti planeeritud ja ette valmistatud tarkvaravahetus võib tekitada ettevõtte IT-majanduses kaose. Eduka tarkvaravahetuse eelduseks on juhtkonna tugi, vajaduste hindamine ja tarkvara testimine ning kasutajate järk-järguline koolitus.

OpenOffice on vist tuntuim avatud lähtekoodiga tarkvarapakett, olles saadaval nii Microsoft Windowsi kui ka Linuxi platvormidele. Avatud lähtekood tähendab, et programmi tehnilised algtekstid on vabalt kättesaadavad, muudetavad ja levitatavad. See võimaldab huvitatud ettevõtetel ja isikutel teha täiendusi, võites ise teiste täiendustest. Tarkvara on klientidele tasuta kasutamiseks. Paljud ettevõtted pakuvad OpenOffice?i baasil ka lisateenuseid, nii konsultatsioone tarkvara juurutamisel kui ka lõppkasutaja tuge.

OpenOffice?i tugev külg on tema ühilduvus eri operatsioonisüsteemidega, mis annab vabaduse valida sobivaim töökeskkond. Suuremates infosüsteemides on oluline eelis ka OpenOffice?i avatud ja XML-keelel põhinev failiformaat, mis võimaldab senisest efektiivsemate arhiivisüsteemi ja grupitöövõimaluste arendamist.

Põllumajandusministeeriumi haldusalas asuv Taimetoodangu Inspektsioon juurutas OpenOffice?i rahalise kokkuhoiu tõttu. ?155 töökohaarvuti Microsoft Office?i versiooniuuendustega kaasaskäimine hakkas nõudma liiga suurt osa IT-eelarvest,? selgitab infoosakonna juhataja kt Martin Rand. Tema sõnul kasutas ligi sada töökohaarvutit vananenud tarkvara Microsoft Office 97.

Seega tasub OpenOffice?i kasutuselevõtt end ära uue infrastruktuuri loomisel või vana uuendamisel. Olemasoleva ning töötava lahenduse asendamine teise, isegi tasuta tarkvaral põhineva lahendusega võib anda küll eeliseid muudes valdkondades, kuid toob kindlasti kaasa IT-kulude ajutise tõusu.

Inspektsioonis eelnes OpenOffice?i kasutuselevõtule põhjalik planeerimine. Tarkvara üldisi võimalusi testiti esmalt infoosakonna arvutites. Seejärel hangiti tarkvaravahetusele juhtkonna tugi ja lõpuks hakati kasutajaile järk-järgult uut tarkvara tutvustama.

Kasutajatele uue tarkvara võimaluste ja töövõtete õpetamiseks telliti inspektsioonile OpenOffice?i õpperaamatud, koostöös tehnikaülikooli IT-täiendusõppekeskusega viidi läbi koolitus.

Vaatamata uue tarkvara eelistele võib töötajates tekkida vastuseis muudatustele harjunud keskkonnas. Siin on vajalik ettevõtte juhtide tugi IT-osakonnale. Ilma selgituseta juhtkonnalt võivad tekkida konfliktid IT-personali ja teiste töötajate vahel. Kasutajaile selgitusi jagades ei tohi unustada, et tihti veedavad nad suure osa päevast arvutiekraani taga.

Sujuv üleminek ei tähenda alati täielikku ühilduvust. OpenOffice?i arendajad on teinud hulga tööd ühilduvuse tagamiseks Microsoft Office?iga, kuid suletud ja salastatud failiformaatidega töötamine pole kunagi perfektne. Suhtluspartneritega keerulisemate dokumentide vahetamine võib tekitada probleeme, eriti makrosid sisaldavad dokumendid ja keerulisemad Exceli tabelid, kus kasutatakse sisestusvälju. Taimetoodangu Inspektsioon jättis osasse arvutitesse alles ka Microsoft Office?i.

OpenOffice?i kasutuselevõtt tähendab kontoritarkvara kulude olulist vähendamist, kuid mitte täielikku kadumist, selgitab Martin Rand. OpenOffice?iga saavutatav kokkuhoid rahas pole ühekordne, vaid ilmneb alati, kui soetatakse uusi arvuteid või on vaja olemasolevat tarkvara uuendada.

Praegu on laialt kasutusel OpenOffice?i versioon 1.1, mõne kuu pärast tuleb 2.0 koos eestikeelse kasutajaliidesega. Uus versioon tõstab tarkvara töökiirust, täiustab ühilduvust Microsoft Office?i tarkvaraga nii failiformaatide avamise ja salvestamise osas kui ka näiteks kasutajaliidese osas, mis on kohendatud Microsofti toodetega harjunud kasutajale mugavamaks. Samuti sisaldab OpenOffice 2.0 esmakordselt Microsoft Accessiga analoogset andmebaasitarkvara. Tehnilise poole pealt on lihtsustatud tarkvara paigaldamist nii Windowsi kui ka Linuxi süsteemides.

Ettevõtetel on põhjust otsida alternatiive kasutusel olevale tarkvarale, seda tuleb teha vastavalt ettevalmistatud kavale. Tasuta tarkvara ei tähenda kunagi kulude täielikku kadu, vaid nende vähenemist, kuna ostuhinna arvelt kasvavad kulud muudes valdkondades.q

Autor: Lemmit Kaplinski