Majandustarkvara on ärisihtide saavutamiseks hädavajalik

Nagu iga keeruka süsteemi puhul, ei lähe ka majandustarkvara kasutamine alati ilma raskusteta.

Analoogilisi näiteid on palju, sest majandustarkvara mõistet kasutatakse üsna laialt.

Üks võimalus probleemide ennetamiseks ja lahendamiseks on majandustarkvaraaudit. Auditeerimise võivad tingida ka emafirma, partnerite nõudmised või seadused.

Enamasti ei arendata majandustarkvara ise, vaid ostetakse see sisse. Enne majandustarkvara sisseostmist on mõistlik luua seda toetav organisatsioon ja keskkond. Muu hulgas tuleks analüüsida, kuidas IT rakendamine võib toetada ärisihte ning kas IT võiks pakkuda uusi soodsaid edutegureid. Paika tuleks panna ka IT-organisatsioon, investeeringute haldus, personali­haldus ja välisnõuded. Hanke ettevalmistusse kuulub ülesande püstitus ja nõudmiste esitamine nii tarnijale kui ka süsteemile.

Enne sisseostmist või hanke käigus tuleks luua ülevaade ettevõtte peamistest andmetest, määrata nende omanikud ja vastutajad. Parem on, kui firma tehnoloogiline suund on põhijoontes kavandatud, kuid see võib osaliselt kujuneda ka hanke käigus. Riskide hindamine ning protsesside, kvaliteedi ja muudatuste haldus kuulub eduka hanke juurde. Kindlasti tuleb välja töötada vajalikud IT-protseduurid ning need dokumenteerida. Turvameetmed ning kasutajate koolitus on olulised kõikides majandustarkvara sisseostmise etappides.

Kasutamisel ja hooldusel tuleks paika panna mõõdetavad ning jälgitavad teenustasemed, näiteks reageerimisajad ja -mahud, garantiid ja konfidentsiaalsuslepped. Kindlasti tuleks analüüsida majandustarkvara või IT-keskkonna tõrgetest tulenevaid ohte, luua talitluspidevus- ja taasteplaanid. Probleemide ja intsidentide halduseks tuleb paika panna protseduurid ja soovitatavalt ka abistavad IT-vahendid. Sisemine ja väline audit ning enesehinnangud aitavad selgitada kitsaskohti ning ennetada probleeme.

Alati pole vaja kõigi toodud teemadega põhjalikult tegeleda, kuid mõttekas on otsustada, millele pühendada enam tähelepanu ning ressursse.

Autor: Jaak Tepandi