Konverentsibüroole pandi uus algus

Kui kolme suurema konverentsilinna Tallinna, Tartu ja Pärnu konverentsibürood on tegutsenud juba mõnda aega, siis konverentsiturismi tervikuna haldava Eesti Konverentsibüroo asutamine on veninud aastaid, kuid 15. jaanuarist on see olemas.

MTÜ Eesti Konverentsibüroo juhatuse värske esinaine Külli Karing on olnud büroo asutamise initsiatiivgrupi hulgas juba aastaid. Algatus Konverentsibüroo asutamiseks tuli konverentsikorraldusega tegelevate ettevõtjate poolt, idee käidi välja toonasele turismiametile aastal 1999.

Edasi arendas projekti juba EAS, uuriti teiste maade konverentsibüroosid, koostati äriplaan. Pikemalt jäi asutamine toppama loodava konverentsibüroo õigusliku vormi väljatöötamise juurde ning vaieldi pikalt projekti rahastamise üle. "Kolme allika - riigi, ettevõtjate ja linnade rahade kokkuviimine polnud just kõige lihtsam, aga ühise eesmärgi nimel see õnnestus - mis ongi kõige olulisem" ütleb Karing. Kuna asutamine viibis, viidi esmaseid konverentsibüroo tegevusi ellu EASi projektina - Eestit tutvustati konverentsimaana ajakirjanduses ja messidel, loodi esmane koduleht ja sümboolika. Uut hoogu sai Eesti Konverentsibüroo loomine mullu kevadel, kui projekti initsiatiivi võtsid enda kanda erialaliidud Eesti Turismifirmade Liit (ETFL) ja Eesti Hotellide ja Restoranide Liit (EHRL) ning lepiti kokku, et moodustatakse ettevõtjate, omavalitsuste ja riigi huve koondav katuseorganisatsioon.

Mullu sügisel, 6. septembril 2007 sõlmisid ETFL, EHRL, Tallinna, Tartu ja Pärnu linn EASi eestvõtmisel nn hea tahte lepingu konverentsibüroo asutamiseks. 15. jaanuaril 2008 toimuski MTÜ Eesti Konverentsibüroo asutamiskoosolek, praeguseks on see ka registrisse kantud ning töö alanud.

Eesti Konverentsibüroo ülesandeks on põhikirja järgi Eesti kui konverentsimaa maine kujundamine ja tuntuse tõstmine, välisklientide nõustamine ja abistamine ürituste planeerimisel ning rahvusvaheline koostöö. Sisuliselt, nagu ütleb Külli Karing, on Eesti Konverentsibüroo eesmärgiks süstemaatiliselt Eestit kui konverentsisihtkohta turundada ja aktiivselt töötada rahvusvaheliste konverentside ja kongresside Eestisse toomise nimel - ühendades selleks riigi, linnade ja ettevõtjate pingutused.

Karing kinnitab, et paigas on tegevuskava esimesteks tegevusaastateks, sihiks suurte rahvusvaheliste konverentside Eestisse toomine. Üldisemas plaanis on Karingu sõnul Eestil potentsiaali teaduskonverentside korraldamisel, siin on palju ära teha ka kohalike assotsioonide abil. Oluline on ka suuremate konverentsilinnade Tallinna, Tartu ja Pärnu enda initsiatiiv.

Eestisse võiksid tulla Euroopas roteeruvad rahvusvahelised konverentsid, Eesti üks eeliseid on kindlasti uudsus.

"Ligi 70% Euroopas roteeruvatest konverentsidest on kuni 500 delegaadiga, millest omakorda lõviosa moodustavad kuni 250 osavõtjaga konverentsid, mis suuruse mõttes sobiksid väga hästi Eestisse," arvab Külli Karing.

Eesti Konverentsibüroo tegevjuhina asus tööle Riine Lond. Esimese aasta tegevuskavas on Londi kinnitusel atraktiivse kodulehe loomine, trükiste tootmine, tutvumis- ja meediareiside korraldamine, otsepostitused ja Eesti esitlused välisturgudel.

Eesti Konverentsibüroo loomine on väga vajalik areng, et Eestit sihipäraselt ja professionaalselt konverentsisihtkohana reklaamida.

Kuna Konverentsibüroos on ühendatud ettevõtjate, linnade ja riigi teadmised ja tugi ning büroos töötavad tublid kogemustega inimesed, oleme kindlad, et selle töö on edukas.

Et konverentsiturism Eestis edeneks, tuleks aga ületada veel kaks olulist kitsaskohta - suure ja multifunktsionaalse konverentsikeskuse loomine, mis võimaldaks korraldada paari tuhande osalejaga töögruppide ja seonduvate näitustega sündmusi ning Eestisse ligipääsu. Lennuühendused on suuremate rahvusvaheliste sündmuste jaoks kahjuks siiski veel ebapiisavad.

MTÜ Konverentsibüroo loomine annab Eestile võimaluse teha suunatud turundust nii riigisiseselt (eelkõige akadeemilistes ringkondades) kui ka -väliselt, toomaks Eestisse keskmiseid ja suuri konverentse ning paremini teadvustada Eestit, kui väga hea potentsiaali ja teenuse kvaliteediga uut konverentsi sihtkohta.

Reisiekspert vaatab väga suure lootuse ja usuga MTÜ Konverentsibüroo (tulevasele) tegevusele.