Kuidas avastada oma firmas tegutsev kahjur?

Kas midagi on vajaka Eesti ettevõtete personalipraktikas? Kas ja kuidas saab üks firmajuht ametialaseid pettusi ennetada?

„Kõige lihtsam asi, mida saab pea alati teha - ja mida alati ei tehta -, on taustakontroll,“ rõhutab KPMG Baltics OÜ siseauditi teenuste juht Viljar Alnek. „See on oluline nii värbamisel kui töösuhte ajal, kus saab analüüsida töötaja majanduslikke huvisid ja huvide konflikti võimalust.“

Olenevalt positsiooniga seotud riskidest ja töötajale antud volitustest võib tema sõnul selline kontroll ulatuda lihtsast sisekontrollist kuni valdkonnaeksperte kaasava põhjaliku taustauuringuni.

AS Eesti Raudtee riskijuhtimise ja siseauditi osakonna juhataja Taavi Saat märgib, et enne parimate metoodikate ja praktikate rakendamist tuleb kriitiliselt üle vaadata valitsemise- ja juhtimiskultuur tervikuna. „Oluline on teadvustada riski, et ettevõttes või organisatsioonis on võimalik toime panna ametialaseid pettuseid,“ räägib Saat. Ta lisab, et teadvustamine on positiivne, kuid ainult sellest pettuste tõkestamiseks ei piisa – kontrolli tuleb ka efektiivselt rakendada. „Pettuse riskide vähendamiseks tuleks üldises plaanis ära kirjeldada ettevõtte põhi- ja tugiprotsessid, nendes läbiviidavad tegevused ja kontrollkohad, samamoodi erinevate rollide/ametikohtade vastutus ja kohustused,“ soovitab Saat.

Kas üldse saab pettusi ennetada?

„Kahjuks ei ole olemas absoluutselt lollikindlaid pettuste ennetamise ja ohjamise meetmeid, kuna banaalses kõnekäänus on oma osa tõtt ja lollid on teinekord üle keskmise leidlikud,“ märgib Viljar Alnek. „Samuti ei pruugi olla ühes ettevõttes toimiv lahendus teise ülekantav.“

Alneki sõnul ei anna karmide kontrollimeetmete kasutamine tänapäeva organisatsioonides alati parimaid tulemusi. „Ettevõtte heaks toimimiseks on vajalik usaldus, ja ehkki väga reglementeeritud ja piiratud keskkonnas ei pruugi toimuda erilisi pettusi, ei tulda seal tõenäoliselt välja ka säravate ideedega,“ möönab Alnek. Tema sõnul on parim variant, kui ettevõttes valitsevad keskkond ja kultuur, milles nurkade lõikamine ja pettused ei ole aktsepteeritav ning karmidele reeglitele ja kontrollile peab toetuma võimalikult vähe. „Selline kultuur algab tippjuhtkonnast,“ lisab ta.

Ent ka parimas keskkonnas võib midagi juhtuda - omanike huvi ja ülevaatuse puudumisel võib juhtuda, et ettevõttes hakatakse kehtestatud kokkuleppeid ja reegleid aina vabamalt tõlgendama ning teinekord viib see ka pettuste ja vargusteni, hoiatab Alnek.

Kes on pettusteks altimad?

Statistika ja kogemus näitavad, et üldiselt panevad ametialaseid pettuseid toime just pikaajalise kogemusega töötajad – neid usaldatakse, nad on ise sageli loonud süsteemi, milles töötavad, on tekitanud, teadlikult või mitteteadlikult, „halle alasid“, mis lihtsustavad nõudeid, nende kätte on koondunud kompetents jne, loetleb Taavi Saat. „Risk ei ole mitte pikaajaline töötaja, vaid kehtestatud nõuete mitte järgimine ja läbipaistmatu tegevus ning puuduv juhtimisaruandlus. See on esmatasandil kindluse saamiseks väga oluline.“

Oluline on, et töötaja mõistaks, miks ja milleks ettevõte rakendab ametialase pettuse või korruptsioonikuriteo toimepanemise tõkestamise meetmeid. „Ettevõte peab ütlema selgelt välja ootused seoses pettuste ennetamisega, korraldama regulaarseid koolitusi ja tõstama töötajate teadlikkust,“ rõhutab Saat ja lisab: „Soovitusena võin vaid öelda, et võimalusel kaasake koolitusel esinema õiguskaitseorganid, kes tutvustavad kohtupraktikat ja toovad elulisi näiteid toimepandud kuritegudest. Samuti on tähtis luua keskkond, milles töötajad julgevad probleemidest ja kahtlustest rääkida.“

Kui korruptsiooni peetakse rohkem avaliku sektori kuriteoks, siis Saat võrdsustab seda eraettevõtluses toimepandud ametialase pettusega: kuigi kasusaaja võib olla ka ettevõte ise, kus pettuse toime pannud isik töötab, on kahjukannatajate ring tegelikkuses oluliselt suurem, näiteks hanke puhul kõik turul konkureerivad ettevõtted.

Mida soovitab Taavi Saat pettuste ennetuseks?

Hanked – detailsem ja põhjalikum hangete ettevalmistamine, viia läbi asjakohaseid turu-uuringuid, kaasata hankesse rohkem kompetentsi, mõelda läbi põhjalikult hanketingimused (aru tuleb saada kas tingimused on konkurentsi piiravad, kui jah, siis miks ja mis põhjusel), kas tingimused mõjutavad hinda, millist paindlikkust tingimustesse jätta (pärast tuleb seda tingimust ka kontrollida), jne

Lepingud – lepingute täitmise üle järjepidev kontrollide teostamine, raamatupidamisprogrammi automaatkontrollid, erinevad isikud täidavad täitja ja vastutaja rolle, lepingutingimuste muutmise kooskõlastuse kohustus, lepingute täitmise aruandlus, lepingute register, lepingute tüüptingimused, jne

Varad – detailne ülevaade varadest (k.a intellektuaalsetest varadest), ülevaade varade asukohast, varade kasutamise arvestusprotsess peab olema kirjeldatud, varade kasutamise vastutus, jne

Vastutus – oluline on, et sisemised regulatsioonid ja korrad sisaldaks selgelt ja üheselt vastutuse – kes ja kuidas vastutab kordade täitmise eest. Soovitusena saab öelda, et määratud isikud võiksid kord aastas anda juhatusele ülevaate sellest, kuidas kord töötas ja milliseid muudatusi oleks vaja teha ning millised olid konkreetse korra kitsaskohad

Riskijuhtimissüsteem – riskide ja kontrollide järjepidev hindamine, esimese sammuna riskide tuvastamine ja siis kaardistamine ning kontrollide määramine nende riskide maandamiseks. Tõhususe seisukohast on riskide teadvustamisest ja hindamisest veel olulisem rakendada õigeid meetmeid. Oluline on riski- ja kontrollikohad üle vaadata ka muudatuste korral, näiteks töötaja lahkumisel, tegevuse ümberkorraldamisel, uue süsteemi kasutuselevõtul jm. Kindlasti tuleks vältida olukorda, kus regulatsioon ja tegelikkus ei ole vastavuses, kuna see loob pinnase kuritarvitusteks ja teisalt võib raskendada töötaja vastutusele võtmist.

Kommunikatsioon – ettevõtte võtab endale läbipaistvust silmas pidades kohustuseks avaldada kõikidele ettevõtte töötajatele pettuse juhtumid. Alati ei pruugi olla tegemist pettusega, kuid ka sellised juhtumid, kus töötaja on teadlikult rikkunud kinnitatud reegleid ja/või töötaja tegevuse tõttu on ettevõtte saanud kahju.

Huvide konflikti vältimine – töötajad deklareerivad oma majanduslikud huvid ja järgivad igakülgselt, et nende tegevuses ei tekiks huvide konflikti.

Ostuarvete dimensioneerimine – ostuarved on asjakohaselt viidatud kulukontoga, lepinguga jne.

Nelja silma printsiip – kasutada kokkulepitud tehingute/tegevuste kinnitamisel alati kahte kinnitajat.

Riskijuhtimissüsteemi tõhustamisel on soovitus, et riskide hindamise käigus kirjeldataks koos riskidega ära kontrollmeetmed, mis on kohustuslikuks rakendamiseks, hoidmaks riske ettevõttele mõistlikul tasemel. Korraliste riskide hindamiste käigus tuleks hinnata kontrolle ja nende toimivust. Samamoodi sõltuvalt ettevõtte tegutsemisvaldkonnast on mõistlik peale regulaarse riskide hindamise rakendada riskide hindamise kohustust ka protsessi ja/või tehingupõhiselt (nt väga hankekeskne ettevõte hindab riske ka hankekeskselt).