6 soovitust juhile: kaugtöömeeskonna juhtimine visiooni ja tulemuste kaudu

On selge, et kaugtööl on töötajate iseseisvus olulisem kui kontoris töötamise korral ning meeskonna efektiivne juhtimine tegevuste ja tööülesannete jagamise kaudu on sisuliselt võimatu - vaja on paremat ja süsteemsemat lähenemist. Selleks paningi kirja kuus soovitust, mis aitavad juhil kaugtööl oleva meeskonnaga teha selged kokkulepped eesmärkide, tulemuste ja kommunikatsiooni osas.

Globaalse konsultatsioonifirma Deloitte poolt 2015. aastal tehtud uuring näitas, et mitte ühelgi teisel teguril ei ole inimese tulemustele suuremat positiivset mõju kui selgelt määratletud eesmärkidel, mis on kirja pandud, millest räägitakse avameelselt ning mille poole liikumisel tehakse edusamme.

Seega alustage sellest, et meeskonnal on ühine arusaam firma pikaajalisest strateegilisest eesmärgist ehk visioonist. Küsige endalt, kas teie organisatsiooni visioon on üheselt kokku lepitud? Kas kõik saavad ühtemoodi aru, milliseks te tahate seda firmat arendada viie aasta perspektiivis? Ära hinda seda oma laua taga, vaid mine küsi koridoris vastu tulevatelt töötajatelt. Mõtle, kas oled nende vastustega rahul.

Tulenevalt visioonist defineerige järgmise 12 kuu eesmärk. Kaasake sellesse kõik võtmeisikud! Selle jaoks võite teha ka ühise meeskonnaürituse.

Järgmine samm on tükeldada aastaeesmärk viisil, et kvartali jooksul oleks midagi sellest juba võimalik saavutada, - sest nagu eespool viidatud, eesmärkide saavutamine on tiimi jaoks parim kütus. Küsi võtmeisikutelt: „Mida peaksime juba selles kvartalis saavutama, et võimalikult kiirelt meie aastaeesmärkide poole liikuda?“

Siinkohal ei ole vaja kokku leppida tegevused, vaid tulemused, mille saavutamist järgmise kvartali jooksul peate ühiselt vajalikuks. Tegevustel põhinev juhtimine viib üldjuhul mikrojuhtimiseni, aga kaugtööl oleva meeskonnaga seda teha ei saa.

Kui eesmärgid on paigas, siis on veel kaks küsimust, millele iga pühendunud kaugtööd tegev meeskonnaliige vastust tahab:

Mis on minu roll selle eesmärgi saavutamisel ehk mida mina pean saavutama?

Kui hästi mul välja tuleb?

Nendele küsimustele saab kaugtöömeeskond vastata ainult siis, kui eespool lepiti kokku ootused tulemuste, mitte tegevuste suhtes. Probleem on nimelt sellest, et tegevused ei ole muul moel mõõdetavad, kui kas tegevus on tehtud või ei ole. See omakorda teeb juhi jaoks keeruliseks ja ajamahukaks nii iga töötaja tulemuslikkuse hindamise kui ka firma eesmärkide poole liikumise kiiruse hindamise.

Toome näite - vahel tundub mõni tegevus erakordselt oluline, näiteks ERP tarkvara juurutamine. Paraku saab seda hinnata ainult tehtud-tegemata skaalal ning protsessi jooksul on tulemuse hindamine keeruline. Tegelikult on ERP tarkvara ju vahend ning ilmselt me tahame midagi muud - näiteks saada otsuste tegemiseks infot kiiremini ja täpsemalt. Seega oleks meie näite puhul mõistlik leppida võtmetulemusena kokku hoopis: „Vähendada raporteerimisega seotud tööaega X-lt Z-ni“. Seejärel on juba võimalik hinnata, kui kaugel eesmärgi saavutamisest ollakse ning tarkvara juurutamine pole enam eesmärk omaette, vaid vahend.

Kui selline eesmärgistamine on tehtud, saavutate täpsema fookuse ja suurema efektiivsuse, sest igaüks saab selgelt aru, kuhu teel ollakse. Vastupidisel juhul - kui töötajad ei saa täpselt aru, mida tema peab saavutama ja kuidas see on seotud visiooni saavutamisega - teeb ta paratamatult ka tarbetut tööd.

"Kust siis tulevad tegevused, mida mu inimesed peavad ära tegema," mõtleb nüüd kindlasti mõnigi lugeja. See sõltub teie juhtimisstiilist, organisatsiooni suurusest ja veel mitmest asjast. Võite need paika panna koos meeskonnaga, aga tasub meenutada ka Steve Jobsi, kes ütles, et rumal on palgata tarku inimesi ja siis öelda nendele täpselt, mida nad peavad tegema. Juhina jälgi pigem eespool defineeritud tulemusi ning jäta inimestele otsustamisvabadus täpsete tegevuste osas. Loomulikult tulevad need jutuks teie nädalakoosolekutel.

Leppige kokku reeglid nädalakoosolekuteks ehk kuidas saada ülevaadet edusammudest ja takerdumistest?

Ilma hetkeseisu korrapärase uuendamiseta on oht, et lõhe eesmärkide ja tegelikkuse vahel kasvab liiga suureks või inimesed unustavad eesmärgid. Seega vajad Sina juhina (ja vajab ka iga meeskonnaliige) infot ühiste edusammude kohta.

Jooksvaks monitoorimiseks rakendatakse sageli PPP metoodikat (ehk progress, plaanid ja probleemid). Selle loogika järgi peaks meeskond kord nädalas vaatama ühiselt üle, kui kaugel keegi on. Jutt ei tohi minna detailseks – kuna oodatavad tulemused on mõõdetavad, siis pole vaja pikki kirjeldusi, vaid mõõdik annabki ülevaate.

PPP koosolekul on kolm lihtsat teemat:

- Mida saavutasin eelmisel nädalal? Siia alla kuuluvad edusammud ja lõpetatud ülesanded ning numbriline hinnang sellele, kui palju oodatavast tulemusest on saavutatud.

- Mis ülesannetele plaanin eeloleval nädalal keskenduda? Kuidas see on seotud minu oodatava tulemusega?

- Kas näen takistusi, mis mind järgmisel nädalal segavad? Kas keegi saab aidata?

Igaüks peaks igas teemas ütlema kuni kolm kõige olulisemat asja. Ärge laske tekkida pikkadel aruteludel (leppige nende jaoks kokku eraldi kohtumine ainult asjasse puutuvate isikutega) ja koostage alati memo – kirjapandud mõte on täpsem ja järjepidevuse jaoks on hea eelmise nädala memo aluseks võtta.

Enne järgmise perioodi algust tehke vahekokkuvõte. Umbes kuu enne kvartali lõppu tehke üks suurem kokkusaamine, mille eesmärgiks on tulemuste hindamine koos järgmise kvartali plaanide kokkuleppimisega, kus igaüks jagab oma tulemusi ning õppetunde.

Tore, kui teete koos ka midagi lihtsalt toredat. See aitab kõigil üksteist väljaspool töösituatsioone tundma õppida, mis omakorda parandab edasist koostööd.

Mõned näidisküsimused, mis aitavad kokkuvõtet teha:

- Kas saavutasin oma eesmärgi? Kui jah, siis mis olid kaasaaitavad tegurid? Kui mitte, siis mis olid suurimad takistused?

- Kui ma peaksin saavutatud eesmärgi uuesti sõnastama, kuidas seda nüüd teeksin?

- Mida sellist ma õppisin, millest on järgmise perioodi planeerimiseks kasu?

Kasutage selle koosoleku jaoks välist abi – väline inimene aitab uued protsessid käima lükata ja metoodiliselt koos hoida. Samal ajal on ta kõikide osalejate jaoks väike nööpnõel, kes hoolitseb, et asjad tehakse kokkulepitud ajagraafiku alusel ega lase mugavalt vanadesse stampidesse ja harjumustesse kinni jääda ning raputab mõtlema.