E-arvete saatmine meili teel tuleks lõpetada

Kuna pdf-arveid on juba aastaid saadetud meili teel, võib tekkida küsimus, miks ei võiks sama teha xml-formaadis masinloetavate e-arvetega. Kuigi tundub, et sellise süsteemi kasutuselevõtmine oleks lihtne ja odav, võib see kujuneda hoopis kulukamaks kui e-arve operaatorite teenuste kasutamine ja põhjustada tõsiseid probleeme, kirjutab Äripäeva teemaveeb finantsuudised.ee.

E-arvete operaatori Telema tegevjuht Hele Hammer toob viis põhjust, miks tasub arvete meilitsi saatmisest loobuda.

1. Meilid, ja seega arved, ei pruugi saajale kohale jõuda

Nagu tavaliste e-kirjade saatmise puhul, ei garanteeri keegi, et meil ja sellele lisatud xml-arve üldse kohale jõuavad. Uuringute järgi jõuab filtrite tõttu saaja postkasti 76% meilidest ja probleem on pigem suurenemas. See tähendab, et iga viies e-kiri läheb kaduma.

2. Meilide saatmisel puudub jälgitavus ja logi

Küllap on paljud ettevõtjad võlgnevuse tähtaja ületanud kliendilt vastuseks: „Aga me pole seda arvet üldse saanudki!”. See on mugav vastus, sest nagu eelmises punktis märgitud, lähevadki paljud kirjad kaduma. Kuhu ja millal nad kaovad, ei suuda keegi tagantjärele tuvastada. E-arve operaatorite süsteemid peavad dokumendivahetuse kohta logi ja võimalikele vigadele leitakse alati kindel põhjus.

3. E-kiri on sama privaatne kui postkaart

Meili saatjana peaks arvestama, et kogu info võib kergesti kõigile avalikuks saada. Saadetud kirjadele on ligipääs kõigil administraatoritel, kes haldavad vaheservereid ja rakenduskihte. Samuti on meilikontodesse lihtne sisse häkkida ja kunagi ei tea, kes on pimekoopia saaja. Halvimal juhul võib kogu meiliandmebaas saada kahjustatud.

Võime ju öelda, et ostu- ja müügiarved ei sisalda saladusi. Ometi on valdkondi, kus arvetel sisalduv teave on midagi, millest laia avalikkust teavitada ei soovi. Olgu selleks kogused või hinnaga seonduv info.

4. E-arvetega võib kohale jõuda ka pahavara

Meilimanuste importimine ettevõtte majandustarkvarasse võib viia tõsiste probleemideni, kui arve asemel või sellega kaasa tuleb pahavara. E-arvete operaatori süsteemis liiguvad andmed turvalisi kanaleid pidi ja arvete asemel pahavara sattumine ettevõtte majandusinfosüsteemi on välistatud.

5. Meili teel e-arvete saatmine on kallis

Mõeldakse, et e-kirjaga arve saatmine on ju tasuta, aga e-arve operaatorite teenuste eest tuleb maksta. Asi ei ole alati nii lihtne. Nimelt tuleb kõigi IT kulude hindamisel jälgida süsteemi ülesseadmise, ülalpidamise kui ka vigade paranduse kulu. Meili puhul on ülesseadmise ja ülalpidamise kulu küll väike või olematu, kuid vigade parandus läheb tihti kalliks maksma.

Teeme arvutuse ühe suurettevõtte näitel, kes saadab 10 000 arvet kuus. Eeldame, et neist 3% ei jõua saajani, iga sellise olukorra lahendamine (kõned kliendile, arve uuestisaatmine jms) võtab pool tundi ja seda teeb töötaja Eesti keskmise palgaga. Sellisel juhul tähendab see ettevõttele iga-aastast kulu üle 20 000 euro.

Samadel eeldustel tuleb väikeettevõttel vigade käsitlemisega seonduv kulu hoopis väiksem. Maksetega viivitamine ning arvete hilisem tasumine on üks peamisi põhjuseid, miks väike- ja keskmise suurusega ettevõtted raskustesse satuvad. Iga laekuv euro on arvel ja seda olulisem on, et kliendid ei saaks „kaduma läinud” arvete vabanduse taha peituda.

E-arvetega seotud muudatused

Algselt pidi tänavu 1. jaanuarist hakkama kehtima nõue, et avalikule sektorile esitatav arve nii kauba müümisel kui ka teenuse osutamisel peab olema e-arve, kuid hiljem lisati siiski vabatahtlikkuse aspekt.

Vabatahtlikkuse põhimõte tähendab, et soovi korral on ettevõtjal võimalus e-arve esitada, kirjutab Raamatupidamise Praktik. Samuti peab alates selle aasta 1. juulist vastama e-arve juhendile või Euroopa standardile. Avalikul sektoril tekkis kohustus masinloetavaid arveid vastu võtta alates 1. märtsist.

E-arve ei ole kohustuslik seetõttu, et riigikogu majanduskomisjon pidas takistuseks e-arvete edastamisteenust pakkuvate operaatorite poolt võimalike konkurentide turule pääsu takistamist, selgitas Marge Lepp, rahandusministeeriumi e-arvete projektijuht. „Aluseks võeti ühe ettevõtte kaebus, kellel on võimalik oma teenuseid pakkuda, võtmata enesele e-arvete operaatori rolli. Seni puudub tõendus, et uusi tulijaid on tahtlikult takistatud,” sõnas Lepp.

Rödl & Partner Audit OÜ juht ja vandeaudiitor Mart Nõmper ütles, et vabatahtlik e-arvetele üleminek on sobilik ja soovitatav esmajoones suuremate andmehulkade puhul. „E-arvetele üleminekust võidavad siiski kõik, väiksematel ettevõtetel on võit lihtsalt väiksem, aga see ei tähenda, et neil ei oleks soovitatav e-arvetele üle minna,” märkis Nõmper.

Eesti Raamatupidajate Kogu juhatuse esimehe Margus Tammeraja sõnul on e-arvete esitamise võimekus olemas kõigil suuremas mahus arveid esitavatel ettevõtetel, kellest paljud saadavad e-arveid juba pärast 1. veebruari 2014 üleminekut otsekorralduste süsteemilt e-arvetele ja püsimakselepingutele. „Seetõttu on paljudel ettevõtetel lihtsam saata kõigile e-arve vastuvõtu võimekusega partneritele just e-arve,” selgitas Margus Tammeraja.

Mikro- ja väikeettevõtetel, kes kasutavad ühel või teisel viisil raamatupidamistarkvara, on Tammeraja sõnul samuti olemas võimalus saata e-arveid, mida siis soovi korral kasutada. „Kindlasti on e-arvete vastuvõtjate huvides, et võimalikult suur hulk arveid saabuks e-arvena, mis aitab neil olla kuluefektiivsemad,” lisas ta.

Üks küsimus: Millega tuleb ettevõtjatel arvestada seoses 1. juulist jõustuva kohustusega, et e-arve peab vastama juhendile või Euroopa standardile?

Margus Tammeraja, Eesti Raamatupidajate Kogu juhatuse esimees

E-arvete laiema kasutuselevõtu eesmärk on arvehalduse protsesse optimeerida, mis aitab säästa nii aega kui ka raha. Eesmärk ei ole ainult e-arvete kasutamist edendada, vaid rõhutada vajadust minna üle digiraamatupidamisele.

Mingil põhjusel on jäänud mulje, et e-arvete kasutusele võtmine eeldab erilisi meetmeid ja pingutusi. Praktikas on olukord palju lihtsam ja tehniline valmidus e-arvete laiemaks kasutuselevõtuks on Eestis tegelikult suhteliselt hea. Automatiseeritud arveldamise protsess on mitu korda kiirem, arvete vastuvõtmisel ja töötlemisel väheneb risk andmete sisestamisel vigu teha. Vabanenud ressursi saab suunata teistesse valdkondadesse.

Marge Lepp, Rahandusministeeriumi e-arvete projektijuht

Soovitan, et ettevõtted jätkaksid üleminekut e-arvetele. Need, kellel on juba plaanid tehtud, viigu need kindlasti lõpuni. Teistel soovitan hinnata oma ettevõtte olukorda ja võimalikku kasu e-arvete saatmisel ning tutvuda e-arvete saatmise lahendusvõimalustega ning kavandada e-arvetele üleminek.

Alates 1. juulist peab ettevõtte saadetav arve vastama juhendile või Euroopa standardile. See tähendab, et vastuvõtja ei tunnista muu juhise või standardi järgi temale saabuvaid e-arveid. Soovitan, et ettevõte või raamatupidaja hoolitseks juba varakult selle eest, et lubatud kujul olev e-arve luuakse kas ettevõtte kasutatavas süsteemis, kus ta müügiarveid koostatakse, või ostab ettevõte e-arve teisendamise teenuse mõnelt e-arvete operaatorilt.