Digitaalne revolutsioon raamatupidaja töökorralduses

Tõesti, raamatupidaja põhitöö on tehniliselt kordades kiiremaks muutunud, aga see, kuidas oma töid planeeritakse, ülesannetele kulunud aega mõõdetakse ning juhtidele tegemistest ülevaadet antakse, on sageli ikka veel kinni vanades harjumustes.

Näiteks pole kuigi ebatavaline, et raamatupidaja teeb jooksvalt märkmeid paberilehtedele, seejärel sisestab info Excelisse ning saadab asjade seisu kajastavaid tabeleid e-postiga ülemusele ja klientidele.

Taoline tööprotsess mitte ainult ei kõla aeganõudvalt ja stressitekitavalt, vaid on seda ka päriselt. Veelgi hullem – tihti peetakse sellist töökorraldust ainuvõimalikuks ning seesmist ebamugavustunnet püütakse lahendada lihtsalt suurema pingutamisega.

Õnneks on ka neid, kes väljapääsu otsivad: nii tulidki kolm aastat tagasi mitmed raamatupidamisbüroode juhtidest sõbrad ja raamatupidajad Rain Allikvee ja Jaanus Langi juurde muret kurtma ning soovisid tööriista, mis võimaldaks neil ja nende kolleegidel paremini tööprotsesse juhtida ja seeläbi oma põhitööle keskenduda.

Need vestlused panid aluse arendusprotsessile, millest sündis Uku – veebipõhine tarkvara, mis aitab raamatupidamisettevõtetel oma tööd efektiivsemalt korraldada ja kasumilikkust suurendada.

Raini ja Jaanuse Artify OÜ koduse olemisega kontor on Kalamajas. Nad on lapsepõlvesõbrad, kes on koos asutanud ja üle kümne aasta juhtinud nimetatud ettevõtet, mis tegeleb innovaatiliste teenuste disaini ja programmeerimisega.

Digitaalseid lahendusi on loodud ja ärikonsultatsioone on pakutud nii Eesti kui ka välismaistele klientidele, näiteks Estravel, Itella, HansaGrupp jt. Praegu on Artify fokusseerunud logistika valdkonnale ning tegeleb tööde juhtimise optimeerimisega.

Juba ettevõtte algusaegadest peale püüdsid sõbrad leida ka teemat, millest enda unikaalne toode välja arendada, kuid alles nüüd on see otsapidi reaalsuseks saanud. Jaanus märgib: „Olime kuus aastat otsinud oma asja, ja kolm aastat tagasi me leidsime selle. Naljakas on, et see „oma asi“ oli kogu aeg meil nina all – me ju nägime oma raamatupidajatest emade, õdede ja tuttavate muresid ning väljakutseid, aga ei osanud neid esialgu üldse endaga seostada.“

Millega siis täpsemalt tegu on? „Uku ei ole raamatupidamisprogramm, see on teenindusbüroodele ja raamatupidamisettevõtetele mõeldud kasumi- ja kvaliteedijuhtimise programm,“ selgitab Jaanus.

Rain ja Jaanus rõhutavad, et Uku ei ole klassikaline start-up, sest väliseid investeeringuid nad ei kaasanud ning samuti ei hakatud peale lahendamist vajava probleemi otsimisest, vaid väga kindla mure lahtiharutamisest. „Uku on sündinud klientide reaalsetest vajadustest ning arendatud koos juhtide ja spetsialistidega, saamaks juurtasandil jagu tülikatest igapäevaprobleemidest,“ toob Rain esile.

Ajateljel vaadatuna hakati Uku visiooni looma kaks aastat tagasi ning pilootprojekti väljatöötamine algas aasta eest. Seejärel kuus kuud intensiivset testimist ja oligi kontseptsioon olemas.

Samas muheleb Jaanus, et täna on taksondus ka seksikam valdkond, kui tööprotsesside ja kasumi juhtimine: „Me võtsime ette väga ebaatraktiivse valdkonna, aga tegelikult on seal kõige tähtsamad ettevõtlust ja protsesside juhtimist puudutavad asjad. Raamatupidajad on igas firmas väga olulised, aga nende peale ei ole siiani keegi selle nurga alt õnnestunult mõelnud.“

„Turg on Uku üle ootuste hästi vastu võtnud – juba beeta versiooni testides saime kõnesid nii Eestist kui ka välismaalt, sooviga programmi kasutama hakata. Me ei ole jõudnud turundusega veel täies mahus alustadagi, aga juba praegu on platvormil 500 kasutajat, millest pool moodustavad tasuliste pakettide kliendid,“ räägib Rain. Jaanus lisab, et kuigi nende fookus on alustuseks Eestil, on praegu kliente ka Soomest, Rootsist ja Inglismaalt.

Mis kasu kliendid Uku kasutamisest täpselt saavad? Proovides kogu räägitut kokkuvõtvalt edasi anda, oskan öelda Uku kohta järgnevat: see tarkvara aitab raamatupidajatel süsteemselt planeerida kliendipõhiseid ülesandeid, et kõik saaks õigeks ajaks tehtud. Lisaks saab iga töötatud minuti programmi hõlpsalt kirja panna ning näha millele tunnid kuluvad.

Nii on juhtidel kogu aeg olemas ülevaade tööde seisust, kliendid teavad, mille eest nad maksavad ning raamatupidajatel on ülesannete planeerimisel vähem stressi. Lisaks tekib juba lühikese aja jooksul arusaam, kust annab protsesside optimeerimise kaudu tööaja kadusid vähendada, et seeläbi õiglast tasu küsida.

„Meie suurem eesmärk on Ukust raamatupidajale nutikas assistent kujundada, kellele saab alati loota ning kes on kui taustal olev abimees,“ tutvustab Rain kaugemaid plaane. „Just, kui Apple on loonud Siri ja Google oma taibuka assistendi, siis meie arendame raamatupidajate parimat sõpra Ukut,“ täiendab Jaanus. Olgu veel lisatud, et Uku on juba praegu eraldi karakter, nimelt abivalmis öökull, kes teeb kasutajaga suhtlemisel oma esimesi samme.

2020. aasta äriplaani osas ütleb Rain järgnevat: „Eestis näeme, et raamatupidamisettevõtteid ja finantsmeeskondi on 3500, kes võiksid kasutada Uku platvormi, Põhjamaades saab seda numbrit kümnega korrutada. Seega on, kuhu liikuda.“ Lisaks annab meile jõudu ka EAS, kus Uku arendust toetab EAS Ettevõtte Arenguprogramm.

Uku kasutuselevõtt on olnud meie jaoks suur projekt, sest teeme seda rahvusvahelisel tasandil ja juurutame tarkvara järjest erinevates riikides. Kogu protsess on läinud väga sujuvalt ning Ukust on saanud asendamatu abimees nii tegemist vajavate ülesannete haldamisel kui ka aja mõõtmisel.

Uku ei ole meil ainult raamatupidajate, vaid ka tiimijuhtide tööriist mis aitab meil vastu võtta sisulisi otsuseid.

Tiimijuhtidel on mul nüüd terviklik ülevaade tehtavast, lisaks on neil võimalik kiiresti ülesandeid delegeerida ja kontrollida, kas need saavad tähtajaks tehtud. Viimane on suur ajasääst, sest enam pole tarvis meilis või Skype’is asju üle küsida.

Suure tõenäosusega peavad kõik raamatupidamisbürood lähemas või veidi kaugemas tulevikus kas Uku või mõne Ukuga sarnase lahenduse juurutama, sest taolise tarkvara kasutamine on ettevõtte üheks kasvu eelduseks.

1Office on väga kiiresti kasvav ettevõte ja saadav ülevaadete on abiks täiendava tööjõu vajaduse planeerimisel. Samuti peab raamatupidamise valdkond kohanduma kaugtöö kasvava osakaaluga ning digitaalsed tööriistad aitavad suure (virtuaal)meeskonna puhul kõike väga lihtsalt ohjata.

Meil on suur büroo ja seetõttu oleme Uku kasutuselevõtuga veel poolel teel, kuid kasud on end juba ilmutanud.

Enne Uku juurutamist oli ettevõtte juhtimine keerukam, sest puudus sama selge ülevaade asjade seisust. Näiteks varasemalt oli igal raamatupidajal Excelis oma tööde arvestuse tabel ning minul juhina ei olnud asjade seisust reaalajas ülevaadet.

Nüüd aga saan paari hiireklõpsuga kogu ettevõtte tööde staatusest pildi ette. Tänu sellele on paranenud meie seesmised kontrollmehhanismid ja oleme tõstnud veelgi oma teenuse kvaliteeditaset.

Tasub lisada, et olin taolisest programmist puudust tundnud juba mitu head aastat ja jõudnud korraks ka punkti, kus plaanisin ise sellist tööriista arendama hakata. Õnneks leidsime Uku, mis säästis meid suure töö ettevõtmisest.

Uku ja analoogsete tarkvarade mõju seisneb tõenäoliselt selles, et paranevad raamatupidamisbüroode seesmised kontrollmehhanismid, tänu millele tuleb ette vähem eksimusi, asjad saavad õigel ajal tehtud ning kokkuvõttes on kliendid õnnelikumad, sest neile osutatakse veelgi parema kvaliteediga teenust.