Ekspert: paljud ettevõtjad saaksid oma äritarkvara paremini kasutada

Raamatupidamises on tarkvara kasutamine iseenesest mõistetav. Juhid saavad seda kasutavalt raamatupidajalt kasumiaruande ja bilansi. Vastavalt vajadusele koostab viimane täiendavaid analüüse ja kokkuvõtteid. Ideaalsel juhul on tegemist äritarkvara väljavõtetega aga üllatavalt tihti kasutatakse aruannete koostamisel Excelit. Ühel või teisel viisil koostatud ülevaade on juhi jaoks küsitud andmeid sisaldav numbrite tabel, mille väärtus piirdub nähtava infoga. Parema ülevaate saamiseks lisatakse tabelisse rohkem andmeid. Tulemusena sünnivad võimsad Exceli failid, mida on keeruline täita ja veel keerulisem mõista.

Mitmed äritarkvarad võimaldavad luua kasutajapõhise vaate. See sobib hästi juhi tööriistaks, vajaliku info saamisel. Säästetud raamatupidaja aja võib hõlpsasti muuta otseseks rahaliseks säästuks. Palju olulisem on aga info tarbijale avanev interaktiivne maailm. Kättesaadavaks muutub üldine ülevaade, mille võib mõne klikiga kujundada detailseks aruandeks küsimuse fookusest lähtuvalt. Efektiivsemas tööprotsessis saab raamatupidajale anda palju sisulisemaid ülesandeid, kui seda lihtne tabelite koostamine on. Ühtlasi muutuvad andmed operatiivsemalt kättesaadavamaks. Seda mitte ainult tippjuhile vaid ka volituste piires keskastme juhtidele ja kõigile teistele info tarbijatele.

Aruannete koostamisel raamatupidaja poolt, on kogu info esitamise protsess tema kontrolli all. Reaalajas kogutava äriinfo avamine kõigile asjakohastele kasutajatele seab info kogumisele sootuks uued nõuded. Seda just uue ja palju enam teavet sisaldava infohulga tõttu. Varasema kasumiaruande põhjaliku uurimise asemel saab hinnata allüksuste tulemusi. Kättesaadavaks muutuvad töö efektiivsuse, toodete kasumlikkuse, olulisemate äririskide vaated. Tulevikku suunatud prognooside põhjal tehtud valikud on vaid kõhutundele toetuvatest otsustest sootuks paremad. Innovatiivse lähenemisega saab jõuda tulemuseni, mis on võrreldav vastase kaartide nägemisega pokkerilauas.

Isegi võimatuna tunduv tuleviku nägemine vajab vaid mineviku andmeid ja natuke matemaatikat. Praktikas jäävad aga paljud kogutud andmed tähelepanuta. Põhjuseks juhtide teadmatus kogutud andmete olemasolust või nendevahelise seose ähmane mõistmine. Palju infot jääb ka kättesaamatuks, kuna see ei ole süstematiseeritud, ei asu mugavalt kättesaadavas kohas või tundub selle kogumine keeruline. Kõigele vaatamata on hulk märkamata võimalusi, mille uurimine võib anda sootuks teistsuguse homse.

Praktikas kasutatakse küllalt sageli väga mahukaid aruandeid. Üheks oluliseks põhjuseks on ülalkirjeldatud andmete esitamine viisil, mis ei võimalda neid samast allikast lähemalt uurida. Teise põhjusena püütakse ühe väljavõttega rahuldada suuri info vajadusi. Igal juhul on tulemuseks keeruline ja raskesti loetav info. Näiteks sobib rahavoo juhtimiseks palju paremini ajateljel esitatud sissetulevate ja väljaminevate maksete koond, kui detailsed, arvete lõikes koostatud aruanded oodatavate laekumiste ja tasumiste kohta. Ka viimast on ühel hetkel tarvis, kuid sootuks teise ülesande täitmiseks. Erinevate perioodide tulemuse võrdlemisel võib hälvete analüüs anda detailsete numbrite võrdlemisest palju kiirema ülevaate. Teisisõnu on määrava tähtsusega info lugemine üldisemast detailsemaks ja raporti koostamine vajaduse fookusest lähtuvalt.

Jättes kõrvale keerulised andmeanalüüsi tööriistad, pakuvad mitmed äritarkvarad väga põnevaid võimalusi. Tegevuste automatiseerimine, andmete kontroll ja põhjalikud aruanded on vaid osa tarkvara hooleks jäetavatest ülesannetest. Lihtsana kõlav lahendus vajab põhjalikku ettevalmistust ning korraliku projekti juhtimist. Ainult nii saab tööle süsteemi, mis vähendab töötajate koormust igapäevaste ülesannete täitmisel, pakkudes samal ajal ülimalt väärtuslikku sissevaadet nii äri olevikku, kui ka võimalikke stsenaariume tulevikuks.

Directo edasimüüjana on Askendo raamatupidamisbüroo vedanud paljude klientide äritarkvara juurutusprojekte ning koolitanud kasutajaid. Tarkvara uute võimaluste testimise ja kasutuselevõtu eesmärgiks on klientide abistamise kõrval ka raamatupidamisteenuse efektiivsuse ja kvaliteedi viimine maksimaalsele tasemele.

Askendo raamatupidamisbüroo pakub uue teenusena raamatupidamise hindamist ja Directo tarkvara kasutamise analüüsi. See on välja töötatud paljude ettevõtete nõustamise ning probleemsete raamatupidamiste üle võtmise kogemuse toel. Tulemus annab kliendile võimaluse vältida olulisi arvestuse riske ning tõsta töö efektiivsust ja kvaliteeti. Teenus on mõeldud nii oma raamatupidajaga, kui ka raamatupidamisteenust kasutavatele ettevõtetele, tuues selguse parema tarkvara kasutamise võimalustes.

Askendo aitab analüüsida võimalusi ka tarkvara vahetuse planeerimisel ja pakub Directo tarkvara.