5 ideed konverentsi korraldamiseks

Jah, me arvasime, et see kõik on ilmselge, aga kuna aasta on juba täies hoos ning oma töös kohtame ikka ja jälle sedasama küsimust – kuhu konverentsikorraldus sel aastal suundub, siis V spaa- ja konverentsihotell võtab vastutuse ja vastab selle küsimuse nüüd lõpuks ka Äripäeva veergudel ära.

Kõigepealt. Asjalik mõtete jagamine, mõned naerukohad ja hästi kasutatud aeg kõigile osapooltele. Just selline peaks olema üks kiire, asjakohane sisuturunduslugu, millesse sa algul pisut umbusklikult suhtud. Ja selline peaks olema ka üks meeldejääv konverents, mille korraldamiseks pärast selle loo lugemist loodetavasti ka meilt pakkumise tahad võtta. Kõlab liiga otsekohene? Loomulikult. Aasta 2020 pole ümber nurga rääkimise aasta, vaid headuse ja läbipaistvuse võidukäik nii ühiskonnas kui meie Läänelikus ärikultuuris.

Selles loos me ei hakka rääkima sulle, kuidas vali külaliste arvust ja asukohast sõltuvalt koht, catering ja esinejad, vaid tahame sulle anda väikse kingitusena kaasa meie meeskonna käesoleva aasta mõtteviisi. Kuidas mõtleme uutest konverentsidest, kuidas korraldame eriüritusi, kuidas tahame anda endast kõik, et meie klient koos oma külalistega end hästi tunneks.

Seega toome sulle 5 lihtsat ja ajakohast ideed. Selleks, et saaksid inspiratsiooni ja näeksid, kuhu meie pilgu läbi eelseisval hooajal konverentsikorraldus liigub.

Mida aeg edasi, seda enam näeme ka konverentsiäris, et õpetaja-õpilase suhe, kus keegi räägib ja keegi teine teeb märkmeid, hakkab muutuma. Pigem on see kujunemas viljakateks dialoogideks ja mõttevahetusteks. Seega on oluline moment läbi mõelda oma konverentsi kaasamislahendused. Kaasamisega võid alustada juba kutse faasis, saates kutsega külalisele osa konstruktorist, mille ta kaasa peab võtma ning millest te kohapeal midagi terviklikku loote. Või palud külalistel tuua endaga mõne eseme, mis hiljem mõnes muusikalises vahepalas rakendust leiab. Fantaasiat ei pea inimeste kaasamisel kohe kindlasti häbenema. Asjalikest ideedest pakume oma konverentsidel ka valikut kaasamisrakendusi, kus külalised saavad esitada ettekande kohta reaalajas küsimusi anonüümselt oma telefoni kaudu, jättes ära koolitunni stiilis käetõstmise. Demokraatiaprotsessi jäljendamine ning kollektiivsete seisukohtade kirjeldamine läbi erinevate arvamusküsitluste konverentsi käigus võimaldab aga panna publikut asetama end otsustaja (mitte õpipoisi) rolli.

Kogetu pakub alati võimsamat impulssi kui kirjeldatu. See on vana tõde. Kirjeldus sõltub alati vaatenurgast, kogemus aga tekitab ajus uudseid seoseid ning salvestub mällu kogu eluks. Kui vanakooli konverentside kogemusi pakkuvateks elementideks olid sageli meeskonnaülesanded, põgenemistoad või rollimängud, siis näeme üha enam populaarsust kogumas individuaalseid töönurki, kus lisaks teadmistele saad omandada mõne oskuse, olgu see purjeseadmine kohale toodud võistlusjahil või hoopis oma kätega linnumaja valmistamine, et eluslooduse hoidmisesse oma väike panus anda – heaolutunne sellisest sümboolsest pühendumisest ja uudsest kogemusest muutub emotsiooniankruks, mis seob ürituse pikaks ajaks su mälestustesse. Üha enam viime oma konverentsikliente ka loodusesse või põnevatesse paikadesse konverentsikeskusest väljaspool – kogemushetkede pakutavateks üllatusteks ei saa ideed kunagi meil otsa. Pool päeva saalis ja teine pool Ahja jõe ürgorus, sõlmib kogemushetkete abil kogu teie konverentsi efektseks ja samas ootamatuks tervikuks.

Näeme populaarsust võitmas ka mitmeid konverentsiruumi puudutavaid disainiüllatusi, mis ruumisaabuja kasvõi korraks ahhetama panevad. Olgu selleks troopikasaare, põlismetsa või talutoa kujundus, kus luuakse ruumi sootuks teine keskkond. Või keset saali seisev elektrivormel või miniekskavaator, mis hiljem filigraanset täpsust nõudvas magustoiduserveerimises üllatuslikult osaleb, sidudes lahenduse sinu keskkonnasäästlikkuse ja loodushoiu sõnumiga, kus tehnika võib tähendada mitte ainult keskkonnakahju vaid mõnikord just loodushoidu. Loodussõbralikku ja vaimukasse ruumiplaneerimisse integreerub hästi ka mänguline toolide paigutus, mis ei pea endiselt olema klassikaline saal, vaid mõni kaootiline või korrektne kujund, mis soodustab rohkem suhtlemist, grupivestlusi ja meeskonnatööd

Zero waste mõtteviis on jõudnud nii cateringi kui materjalihaldusesse. Paberivaba konverents, ekraanid, salvestusseadmed, toolide alla peidetud mälupulgad või allalaadimislink QR koodiga, millega iga külaline nutiseadme või sülearvuti jaoks kohandatud materjali oma enda seadmesse saab on just osa meie nulljäätme ideoloogiast. Mida vähem paberit seda parem. Mida vähem materjale, minemavisatavaid rämps-tarvikuid, seda parem ja puhtam tunne. Kohatine harjumatus ja ebamugavus võib olla siinkohal loomulik – tegelikkuses toimub ühe pikka aega ühes suunas liikunud trenditankeri aeglane ümberpööramine, sest nii mõnigi meist peab endiselt loomulikuks nii plastsiltide kui paberkaartide kasutust. Ühe poolele teele vastutuleva lahendusena, soovitame erinevaid taastuva materjali kasutusvõimalusi – olgu selleks puit-nime-sildid või elektrooniline isikutuvastussüsteem sissepääsul. Keskkonnasõbralikkus, paberkutsete, märkmepaberite puudutmine, plakatite ja paberimajanduse asendamine digitaalsete lahendustega on see, mille me lihtsalt peame oma planeedi tulevikule pühendama.

Soovitame mõtteviisi, kuidas konverentsitoitlustus siduda sinu ürituse teemavaldkonnaga: Rõhuasetus toitlustuses saab olla kas innovatsioonil, kohalikkusel, või hoopis rahvusvahelisusel, ootamatutel serveerimislahendustel, meid kõiki puudutavatel terviseteemadel või näidata iseloomu selles, kuidas ja millise tutvustuse saatel toitu teie külalistele presenteeritakse.

Kui vaatame ühiskonnas hiilivaid tervisemuresid, kaaluprobleeme ja fitness-trende näeme, et möödumas on ka lookas buffet-laudade ajastu, kus enamik ülejäänud toitu minema visati. Loodussõbralik catering, kohalik toit, vegan lahendused ja plastiku vältimine toitlustuses on see, millega kõik konverentsikorraldajad nüüd juba arvestada võiks.

Need on vaid mõned mõttesuunad, millega soovime teid inspireerida oma konverentsipakkumist võtma just V spaa- ja konverentsikeskusest. Seega. Kui tahad kuulda veel rohkem meie ideedest, võta meiega kindlasti ühendust. Kuulame sind ja jagame kogemusi, ideid ja nippe, kuidas koos teie külaliste jaoks kasulikud olla.