Aasta ettevõtte Chemi-Pharmi finantsjuhi vaade kriisiga kohanemisele: Directo äritarkvara sai asendamatuks

Chemi-Pharm finantsjuht Merle Vacker jagab oma vaadet kriisis esile kerkinud väljakutsetele.

Kriisi alguses tõusid toorainete hinnad ebaloomuliku tempoga ja seda tuli arvesse võtta ka müügis. „Tihti ei teadnud me, millise hinnaga on võimalik toorainet isegi järgmisel päeval sisse osta, ning seetõttu oli müügiosakonna jaoks ülioluline omada jooksvat ülevaadet reaalsetest sisseostuhindadest. Sedavõrd kiiresti muutuvas olukorras kujunes meie jaoks asendamatuks abimeheks funktsionaalne äritarkvara, mis andis meile reaalajas selge ülevaate ostuhindadest ja laekumistest,“ räägib Chemi-Pharmi finantsjuht Merle Vacker.

„Ülikiire müük võib olla ka kahjumlik. Meil on juba aastast 2014 kasutusel Directo äritarkvara, tänu millele oli meil pidevalt reaalajas selge ülevaade müügiarvetest ja katteprotsentidest, samuti suurematest klientidest. See aitas meil edukalt hakkama saada ilma suuri vigu tegemata. Jälgisime reaalajas ostu- ja müügihinna vahet, marginaale, kulusid, laekumisi, maksetingimusi, toorainete ja toodete best before tähtaegu ning muid olulisi näitajaid. Nägime kiiresti, kui tekkis vajadus maksetingimusi läbi arutada,“ toob Vacker välja. Chemi-Pharm kasutab samu protsesse müügipakkumiste koostamisel tänaseni – müügiassistent vaatab enne uue tellimuse sisestamist alati ostuhinnad ja marginaali Directost üle.

Koroonakriisi alguses taheti ära osta kogu Chemi-Pharmi olemasolev toodang, terve aasta toodang ja isegi kogu ettevõte. „Jätsime välismaised hiigeltellimused kõrvale ja võtsime prioriteediks Eesti koduturu. Suur väljakutse oli aga tooraine ja vahendite hankimine. Kust ja millistel tingimustel on võimalik tootmiseks vajalikku soetada? Kohati tundus, et kõik pudelid ja pumbaga dosaatorid olid tervest maailmast juba ära ostetud. Pingutasime iga päev selle nimel, et meie desinfitseerimisvahendid jõuaksid võimalikult paljudeni,“ lisab Merle.

„Korralik majandustarkvara ning selle ümber loodud digilahendused vähendasid paljude aeganõudvate tegevuste mahtu – see andis meile kriisis väärtuslikku aega teiste oluliste ülesannete lahendamiseks,“ nendib Merle Vacker. „Oleme lisaks raamatupidamisele digitaliseerinud ka teised äriprotsessid, mis puudutavad tootmist, ladu, tellimist, müüki, tootehaldust, logistikat ja ka personalijuhtimist,“ sõnab Vacker.

Samuti on Chemi-Pharmi e-pood äritarkvaraga liidestatud, et hoida kokku arvete väljastamisele ja laekumiste kontrollimisele kuluvat aega. „Enne e-poe liidestamist Directoga tuli suurem osa sellest tööst teha käsitsi, aga nüüd toimub meie e-poes kõik automaatselt, mis minimeerib vigade võimalused ja hoiab oluliselt kokku töötajate aega,“ räägib Merle.

„Kui mõned aastad tagasi tuli tegeleda veel ka paberarvetega ning suur osa ajast kulus andmete sisestamisele, siis e-arvetega töötades tundub endine töömeetod halva unenäona. Varasemalt ajakulukas aruandlus käib meil Directo äritarkvaras vaid mõne klikiga ja igast aruandest on võimalik edasi klikkida kuni algandmeteni välja. Ei ole vaja midagi teistest aruannetest eraldi juurde otsida,“ lisab ta.

Koroonakriis näitas, et pilvepõhise tarkvara kasutuselevõtt on möödapääsmatu. „Inimeste hajutamiseks läksid paljud kaugtööle – tänu tarkvaralahendusele saime tööd jätkata edukalt ka distantsilt. See on osutunud oluliseks võimaluseks ka hiljem, nt lähetusel või isegi puhkusel olles. Meie müügiassistent on saanud kiireloomulisi asju ka lausa jõusaalis jooksulindil korda ajada,“ toob Vacker välja.

Pilvepõhine äritarkvara kiirendab ja aitab korrektselt ära teha ka raamatupidamisauditi. „Mõne aasta eest ei oleks küll arvanud, et auditit nii hõlpsalt saab korraldada ja audiitor meie juurde ei peagi tulema. Nüüd anname audiitori enda juures vastu võtmise asemel talle ligipääsu Directosse, kus on olemas kõik andmed auditi tegemiseks. Samuti esitame kõik vajalikud andmed ja aruanded majandustarkvara kaudu ka Maksuametile. Seetõttu oleme sealt korduvalt kiita saanud, kuna vähesed teised ettevõtted on võimelised esitama nii detailseid andmeid ja alati õigeaegselt,“ rõõmustab Merle Vacker.

Majandustarkvara ja digilahendused on Vackeri sõnul olnud asendamatud abimehed nii kriisi- kui ka tavaolukordades. „Kahe aasta eest aasta raamatupidaja auhinda vastu võttes ütlesin, et reedeti rõõmustan algava nädalavahetuse üle ja esmaspäeviti on samamoodi hea meel tööle minna. Selles on oma roll lisaks suurepärasele meeskonnale ka toimivatel töövahenditel ja tööd automatiseerivatel lahendustel nagu Directo,“ ütleb Chemi-Pharmi finantsjuht Merle Vacker.