Hübriidüritused lahendavad mured, mille olemasolust korraldajad isegi ei teadnud

Tänaseks on Eesti ühel suurimal virtuaal- ja hübriidürituste platvormil Elisa Stage korraldatud kümneid eriilmelisi seminare, konverentse, üritusi ning isegi etendusi. Seejuures pole korraldajate puhul näha mingit soovi naasta vana ja tuttava istume-maha-ja-teeme-üritust formaadi juurde ka nüüd, mil olukord on normaalsuse juurde tagasi nihkumas.

Kuigi võiks tunduda, et hübriidüritused olid erilisest olukorrast tingitud ajutine nähtus, siis on sellest tänaseks saanud unikaalsete võimalustega formaat, mis ei võta midagi ära, kuid pakub see-eest kümneid uusi võimalusi, millest ürituste korraldajad varem vaid unistada võisid. Nii veebis kui ka kohapeal toimuv üritus pakub ühelt poolt võimalust meelitada piletit ostma märgatavalt suuremat sihtrühma, teiselt pakuvad unikaalseid võimalusi uudsed tehnilised lahendused.

Näiteks on Elisa Stage’il oma üritusi läbi viinud korraldajad kogenud, et varem väikeste saalide või piirkondlike eripärade tõttu kasina publikuga sündmused on saanud uue hingamise – virtuaalsesse saali mahub täpselt nii palju inimesi kui vaja ning pole vahet, kas oled Põlvas, Tallinnas või Valgas, üritus on sinust kahe sammu kaugusel. See tähendab, et üritusest saavad muretult osa võtta ka kõik need, kes varem ukse taha jäid või ei soovinud lihtsalt ühe sündmuse pärast pikka reisi ette võtta.

Potentsiaalsed võidud ei piirdu hübriidürituste puhul aga vaid algselt rohkemate piletite müümisega. Kuna sündmusest osa võtmiseks on igal juhul vaja jagada oma kontaktandmeid, annab see korraldajatele tugeva kontaktibaasi, kellele teha lisamüüki või kes kutsuda ka oma järgmisele üritusele. Kui varem võis üritus tulu teenida täpselt nii kaua, kuniks publik saalist lahkus, siis hübriidvorm võimaldab tehtud töö pealt teenida veel kasvõi aastate pärast.

Tulu aitab maksimeerida ka tõsiasi, et hübriidürituste abil on võimalik publikuga oluliselt lihtsamini kontakti luua, seda nii korraldajal endal kui ka kõigil sponsoritel. Ühelt poolt pakub virtuaalne mõõde võimalust sponsorid selgemalt siduda mõne konkreetse teemaga, teisalt annab digitaalne vorm korraldaja käsutusse vahendid, et panna auditoorium julgemalt küsimusi küsima ning oma mõtteid avaldama.

Näiteks on võimalik Elisa Stage’il lihtsa vaevaga viia läbi küsitlusi, hääletusi ning küsimuste kogumist, kusjuures oma panuse saavad anda nii saalis viibijad kui ka kodusest mugavusest liituvad külalised. Seeläbi saab panna publiku kaasa rääkima, jätta neile kogu sündmusest sügavam mulje ning võimaldada kaasarääkimist ka kõikidele neile, kelle jaoks võib valjuhäälselt rahvamassi ees küsimuse küsimine hirmutav olla.

Kuigi kõik see võib tunduda tehniliselt keeruline, siis reaalsus on märksa teistsugune. Hübriid- või virtuaalürituse korraldamine ei nõua tugevat tehnilist taipu ega majasisese produktsioonitiimi pidamist. Selle asemel saab hõlpsalt pöördunud kogenud professionaalide poole, kes kogu tehnilise poole eest kuluefektiivselt ja mugavalt hoolt kannavad. Korraldaja tööks jääb vaid leida parimad teemad, kaasata publikut ning õppida oma esimest hübriid- või virtuaalkogemusest, kuna kui korra seda proovitud, siis vanade viiside juurde enam ei naasta.