Müügilepingute automatiseerimise viisid

Aina sagedamini kuuleme automatiseerimisest ja vajadusest sama ajaga palju rohkem kasulikku tööd teha, kuid sõna “automatiseerimine” võib tekitada ettekujutuse, et tegemist on millegi väga tehnilise ja keerukaga. Tegelikult saab juba väikeste sammudega liikuda kiiremate ja automatiseeritud töövoogude suunas.

Alustada tuleb korduvate manuaalsete toimingute automaatseks muutmisest. Näiteks kogu lepingute sõlmimise protsessi haldamine ühes mugavas keskkonnas võib aidata administratiivsete tegevuste pealt oluliselt aega kokku hoida. Selles artiklis tutvustame erinevaid viise, kuidas lepinguid automatiseerida ja millist kasu see tuua võib.

Igal ettevõttel on seesmiselt välja kujunenud praktika, kuidas lepinguid ette valmistatakse. Heal juhul on olemas tühi lepingupõhi, mida hoiustatakse selleks ette nähtud kaustas. Halvemal juhul tuleb hakata eelmise kliendi andmeid lepingust kustutama ning seejuures veenduda, et midagi konfidentsiaalset ei jääks kogemata sisse. Iga uue tehingu jaoks tuleb välja otsida sobilik lepingupõhi, see kopeerida, uue infoga täita, õigesse kausta salvestada ning seejärel kliendile e-postiga allkirjastamiseks saata. Selline protsess on iga üksiku lepingu puhul ajamahukas ja tüütu ning kui lepingute sõlmimise hulk on suur, siis ka ebaefektiivne.

Kõige lihtsam samm kiirema lepingute sõlmimiseni on kindlaks teha, et kõik lepingupõhjad oleksid ajakohased ning meeskonna liikmetele kindlast kohast kättesaadavad. Ajakohastamisel on abiks ettevõtte õigusosakond või juristid, kes aitavad lepingu teksti muuta selliseks, et müügimeeskond võiks edaspidi ilma nende abita lepinguid sõlmida. Lepingupõhjade hoiustamiseks sobivad jagatud kaustad ettevõtte siseveebis, Google Drive’is või Dropboxis, kuid hoiustamise võimalusi pakuvad ka dokumendihalduse ja allkirjastamise lahendused, sealhulgas kodumaine Agrello.

Kui olemas on ajakohastatud lepingupõhi, mille kasutamises on ettevõttesiseselt kokku lepitud, siis järgmine samm automatiseerimise suunas on selle põhja muutmine mugavalt korduvkasutatavaks. Lepingute loomine võiks olla kiire ja intuitiivne nagu mõne blanketi täitmine. Olemasoleva lepingupõhja targaks muutmine on lihtne ka tavakasutaja jaoks, kelle põhiliseks tööriistaks on Microsoft Word - sellest oleme kirjutanud täpsemalt Agrello blogis. Ühekordne lepingupõhja ettevalmistamine ja üles laadimine Agrellosse tagab selle, et edaspidi toimub kogu lepingu loomine browser'is - lepingupõhi on alati kergesti leitav ja täitmiseks valmis, vaja on vaid andmed sisestada. Ka allkirjastamisele saatmine toimub samas keskkonnas ning seeläbi saab mitmetelt liigsetelt sammudelt aega kokku hoida.

Automatiseerimise üheks põhiliseks võtmeks on rutiinsete tegevuste vältimine ja olemasoleva maksimaalselt ärakasutamine. Müügiprotsessi käigus tuleb müügispetsialistil enamasti täita kliendiandmeid mõnel CRM platvormil. See tähendab, et suurem osa lepingu sõlmimiseks vajalikke andmeid on juba kogutud ja sisestatud, kuid lepingu sõlmimise hetkel hakatakse neid ikka uuesti lepingupõhjale kopeerima või sisestama. Müügispetsialisti jaoks on oluline tehing kiiresti lukku lüüa ning seetõttu on otstarbekas kasutada juba olemasolevaid andmeid ja ühendada CRM tööriist lepinguhalduse platvormiga. Eelmises punktis välja toodud lepingupõhjade näidet on võimalik edasi arendada ning ühendada Agrello platvorm CRM tööriistaga selliselt, et tehingu teatud faasi jõudmisel luuakse kliendiinfoga eeltäidetud leping automaatselt. Ajaline võit on sellisel juhul kogu lepingu ettevalmistamisele kuluv aeg.

Ka Microsoft Excelis olevate andmete pinnalt on võimalik automaatselt lepinguid luua. Isegi, kui firmas on CRM tööriista asemel kasutusel mõni vanakooli lahendus, millega on keeruline integratsioone luua, siis on ka sealt kindlasti võimalik kliendiandmetega Exceli fail välja võtta. Kui on vaja korraga luua palju dokumente erinevate allkirjastajatega, kuid samale lepingupõhjale, siis saab Agrello platvormil kasutada hulgi loomise funktsionaalsust ehk “bulk creation'it”.

Kliendisuhete formaliseerimiseks kasutatakse vahel ka vorme, kus klient ise oma andmed ära täidab. Ettevõttel on võimalik end sellisel viisil lepingute loomise protsessist peaaegu eemaldada. Sellist võimalust saab kasutada näiteks enne kliendisuhete alustamist sõlmitava konfidentsiaalsuslepingu puhul. Ühendades oma vormid Agrelloga võiks protsess välja näha nii, et klient täidab andmed vormil ning selle pinnalt luuakse lepingupõhja kasutades leping, kus andmed liiguvad automaatselt õigetesse kohtadesse. Peale vormi täitmist võib leping edasi minna koheselt allkirjastamisele või müügimeeskonnale enne allkirjastamist ülevaatamiseks. Selliselt võib lepinguid sõlmida näiteks ka broneerimissüsteemi integreerimisel Agrelloga ning koguda klientide nõusolekuid enne teenuse kasutamist.

Dokumentide arhiveerimiseks saab Agrello platvormil allkirjastatud dokumendid automaatselt ka oma Drive’i või Dropboxi kausta saata. Nii ei pea arhiveerimisele eraldi aega kulutama ning dokumendid on ka väljaspool Agrello platvormi kindlas kohas ja kättesaadavad, ilma et need kaoks kellegi isiklikku mailbox'i.

Lepingute automatiseerimisega alustamiseks on vaja oma protsessidele otsa vaadata ja väikeste sammudega pihta hakata. Iga kokkuhoitud hetk võimaldab sul keskenduda olulisematele sisulistele tööülesannetele. Kui vajad teatud sammude läbimisel abi, siis Agrello meeskond on valmis just sinu ettevõttele parima lahenduse välja töötamisel nõu ja jõuga toeks olema. Võta ühendust [email protected] või vaata agrello.io/ee!