Infosüsteemi hankimine on hankija töö

Teie ettevõte on tellinud infosüsteemi projekti usaldusväärselt täitjalt. Leping sisaldab peaaegu kõike, mida väljast saab hankida: projektijuhtimist, projekteerimist ja realiseerimist, riistvara ja tarkvara hanget, koolitust, juurutamist. Jääb üle raha ära maksta ja oodata, kuni süsteem on tellijale üle antud, õige? Kahjuks vale.

Infosüsteem on tavaliselt tihedalt integreeritud tellija tööga. Parimgi täitja ei suuda mõistlikku tulemust saavutada, kui tellija ei selgita oma vajadusi, või kui soovid pidevalt muutuvad. Süsteemi hanget võib võrrelda pigem abielu kui autoostuga -- õnnestunud tulemust võib saada ainult tellija ja täitja tihedas koostöös.

Vaatlemegi seekord tellija rolli. Ülemises külgaknas on tellija ülesanded, mida on raske välja suunata, alumises nendeks töödeks vajalikud ressursid ja tegevused lisaks põhilepingule. Investeerijaid huvitab kindlasti, kui palju tuleb infosüsteemi projekti otsestele kuludele juurde arvestada, et loota heale tulemusele.

Lisamaksumust tuleb hinnata iga projekti puhul eraldi. Näiteks hinnatakse, et grupitööle tarkvara edukaks sisseviimiseks võib kuluda kolm korda rohkem, kui see tarkvara ise maksab. Põhjus on, et tarkvara eeldab efektiivseks kasutamiseks tavaliselt firma töö ümberkorraldust.

Ilmselt saab osa tehtavast lisatööst teha täitja. Skaala teises otsas on mõnikord väga mahukad riistvara uuendused, mille puhul infotöö muutub vähe ja mis seepärast nõuavad suhteliselt vähe lisakulutusi.

Tellija kulude maht sõltub seega süsteemi ja hanke laadist ning võib olla suurem projekti otsesest maksumusest. «Tohoh,» ütlete nüüd, vaadates külgaknaid, «kas tegijal polegi kohustusi? Mina maksan ja mina tehku ka töö ära!» Õige küsimus, ka tema peab töötama.

- kujundage ettevõtte ja selle infotöö arengustrateegia

- planeerige ressursid lisaks projekti maksumusele

- leidke omapoolsed eksperdid infosüsteemide, projektijuhtimise ja juriidika vallas

- piiritlege pakkumiskutses süsteemi ulatus ja ülesanded

- seadke lepingus süsteemile nõudmised, mida saab kontrollida

- nõudke ühise projektirühma loomist ja osalege selle töös aktiivselt

- selgitage täitjale oma (info)töö sisu

- osalege süsteemi katsetustes ja vastuvõtmisel

- taotlege, et uus teadmine firma ja selle töö kohta jääks (ka) tellijale

- küsige aeg-ajalt: «Mis meile sellest tegelikult kasu on?»

- eeluuringu tegemine (ka koos projektiga)

- juhtkonna aeg projekti käivitamiseks, jälgimiseks, oluliste otsuste tegemiseks

- firma põhiala töötajate aeg oma töö selgitamiseks ja katsetusteks

- tellija projektijuhi, infosüsteemi ekspertide ja juristi kaasamine

- projekti audit -- alates varastest etappidest

- muudatused organisatsioonis ja töökorralduses

- töötajate ümberõpe põhitöö osas

- andmete ülekanne, vajadusel muutmine

- vahendid muudatuste ja uute protsesside turvamiseks

- litsentsid, hooldus- ja uuendustasud