Info valdamine, haldamine ja juhtimine firmas

Firma edukas tegutsemine eeldab korrektset asjaajamist: kõnede ja kirjade registreerimist, koosolekute organiseerimist, klientide andmete ning muu firmale olulise info registreerimist.

Maailma juhtivad tarkvara tootjad on välja töötanud firma info registreerimise, haldamise ja juhtimise programme, millest Eestis on tuntumad Windowsi keskkonnas töötavad Schedule+, Commence, ECCO Professional, ACT.

Eestis on need programmid küll tuntud, kuid ei ole veel leidnud laialdast rakendamist. Kõigi nende programmide loomisel on eesmärgiks olnud:

- aja efektiivne kasutamine;

- iga üksikisiku kontakti ja kliendisuhte kui kontaktikogumi kvaliteedi tõstmine;

- kontoritöötajate, spetsialistide tööaja, kvaliteedi ja tulemuslikkuse mõõtmine;

- tehniliste abivahendite efektiivsem kasutamine;

- rutiinitööde maksimaalne automatiseerimine ning nende sooritamine programmi poolt töövälisel ajal.

Infohaldusprogrammid jagunevad kaheks:

- personaalne kontaktihaldus (PIM);

- grupitöö (meeskonna) kontaktihaldus (WIM).

Personaalne kontaktihaldus (PIM) on loodud kasutamiseks ühel töökohal. PIM sisaldab aadressi- ja telefoniraamatut ning võimaldab registreerida sissetulevaid telefonikõnesid. Samuti on võimalik pidada korrespondentsiregistrit. Ühesõnaga on selle programmi näol tegemist elektroonilise kalender-märkmikuga.

Enamikus infotöötlusprogrammidest on andmebaasid ette defineeritud, kuid on ka programme, kus saab ise teha kategooriaid ehk andmebaase, mis sisaldavad eespool nimetatud infot; kirjavahetus, kontaktid, personal jm.

Kogu info on omavahel seotud. Seoste abil on võimalik otsida isikut firma nime, firmat isiku nime, isikut projekti, projekti märkuste kaudu jne.

Commence'is on näiteks eraldi juurutatud agenttehnoloogia, mis lihtsustab keerukate tehingute teostamise. Varem salvestatud kirja, aruande, päevakorra või tellimuse prindib programm välja vajalikul ajal.

ACTi ja Commence'it on kerge käsitseda ja programmi kasutajad saavad seda muuta vastavalt oma vajadusele. Samuti on Schedule+ kergesti käsitsetav programm. Enamikuga infotöötlusprogrammidest on võimalik saata ka e-maile.

Grupitöö kontaktihaldus (WIM) on põhimõtteliselt sama, mis personaalne kontaktihaldus, WIM laiendab personaalse kontaktihalduse üle võrgu ja võimaldab mitmel kasutajal ühist andmebaasi kasutada -- projektid, ajakavad, kontaktid ja muud andmebaasid säilitatakse ühises võrgus. Kogu info on terves süsteemis automaatselt jagatud ja järjestatud. Süsteem lihtsustab näiteks koosolekute organiseerimist, kuna koosoleku korraldaja saab leida kõigile osalistele sobiva aja, vaadates nende poolt võrku sisestatud ajakavu.

Kui programmi kasutaja ei soovi oma infot jagada, võib ta koostada nn kinnise faili ehk isikliku faili, kuhu keegi sisse ei pääse.

Silmas peab pidama, et infotöötlusprogrammi kaks märksõna, kvaliteet ja efektiivsus, on rakendatavad, kui firmas suudetakse määratleda oma vajadusi, et nende järgi infosüsteem üles ehitada.