Infoliikumine määrab edukuse

Sellist probleemi kartsid mitmed äripäevlased, kaheldes, kas toimetajad on valmis iseseisvaks tööks. Suurima ohuna koduse töökoha projekti käivitumisel leidsime hoopis meeskonnatöö võimaluste vähenemise ja infoliikumise.

Ennast ette valmistades kodutööks, püüdsime vastused leida üle 30le töökorraldusküsimusele. Arutelu põhines senise töökorralduse kaardistusel. Muutustele hakkasime 15liikmelise toimetusega mõtlema vähemalt paar kuud enne kodubüroo projekti käivitumist.

Kodubüroo õnnestumisel on väga tähtis, et kõik osakonna või firma töötajad oleks muutustega nõus. Nii vaidlesid Äripäeva toimetajad omavahel selgeks edaspidised suhtlemisreeglid.

Hoolikalt tuli läbi mõelda asjaajamine kõigi teiste osakondadega, kellega igapäevane töösuhe on vältimatu. Lähtusime põhimõttest, et kolleegid ei peaks kodubüroo projekti pärast oma tööharjumustes midagi oluliselt muutma.

Uuele töökorraldusele ülemineku jagasime kolme faasi: tutvumisperiood, ?kuiv trenn? ehk võimaluste katsetamine konsultantide juuresolekul toimetuse ruumides ning esimese kuu test reaalsetes tingimustes. Iga faasiga kaasneb tihe tagasiside kõigi nüansside kohta igalt projektist osalejalt. Samuti ei otsusta me ühtegi tegevust seda ühiselt katsetamata. Oleme häälestanud end muutusteks, juhul kui planeeritud variandid ei sobi.

Olles ühiselt jõudnud kokkuleppele uutes tööpõhimõtetes, määrasime töötajate koolitusvajaduse. Märksõnadeks kujunesid Outlook ja online-koosolekud. Kaalusime nii koolitaja palkamist kui oma arvutispetside tuge. Tulemuslikumaks osutus viimane, sest firmas töötavad IT-inimesed tunnevad toimetajate arvutioskusi ning on paremini kursis meie vajadustega.

Kuna töö planeerimises otsustasime Outlooki kasuks, sai igaüks Outlooki käsiraamatu. Sellele järgnes kahenädalane katsetamine. Testisime ka kolme suhtlustarkvara : ICQ, MSN Messengeri ja AOL Messengeri. Pärast teste tunnistasime ühiselt parimaks AOL, mis jääb edaspidi online-koosolekute ja kiire mõttevahetuse vahendiks.

Infoliikumisel on enesestmõistetav läbipaistvus. Töökorraldus võib olla geniaalne, aga kui töötajatel pole sellest ülevaadet, kukub projekt läbi. Esmalt tasub töötajatel luua arvutipõhine lihtne teadetetahvel. Seejärel jagada kõigile töökorralduse infopakett, mis sisaldab rutiine kuupäevase ja kellaajalise täpsusega, samuti vastutajaid ja osalejaid. Kuna muutused on iga töötaja jaoks suured, siis ei tasu mälu ja vaid suulist infot ülehinnata.

Leia vastused oma töö võtmeküsimustele

Millised tööd saab teha kodus, millised ainult kontoris?

Kas ja kuidas korraldada töövälist suhtlemist?

Millised sidepidamisvahendeid lisaks telefonile võiks kasutada jooksvate probleemide lahendamisel ja ootamatute arutelude vajaduse tekkimisel?

Kuidas korraldada koosolekuid?

Kuidas toimub infovahetus, kui plaanitud tegevuses tekib ootamatuid muutusi?

Kuidas korraldada tööalane kirjavahetus, dokumentatsioon?

Millist infot peaks sisaldama töötajate virtuaalne teadetetahvel?

Milline on töökorraldus kodustel tööpäevadel?

Kuidas organiseerida tööalane suhtlemine teiste osakondadega?

Mis saab faksidest, kirjadest, töökoha telefonile tulevatest kõnedest?

Kriitlised valdkonnad töökorralduse muutmises

töötaja konservatiivsus muuta rutiine

töötaja vähene valmidus muutustega kaasnevate tehniliste uuenduste õppimiseks

väheaktiivne infoliikumine töökorralduse tutvustamisel ja muutmisel nii osakonna sees kui kogu firma tasandil

vähene tegelemine muutustest tulenevate individuaalsete probleemidega

tööalaste sidusgruppide alahindamine uuenduste õnnestumisel

uuendustega seotud koolituse vähesus