Virtuaalpressiruumis vajad vaid kiireid näppe

Pressikonverents või avalik üritus nõuab suupisteid, ruume, esinejate ja külaliste kokkukutsumist, ühesõnaga ? aega ja raha. Kuid saab ka lihtsamalt.

Naaberriikide juures pole virtuaalsetest pressikonverentsidest ega üritustest küberruumis veel palju räägitud, Eestis on esimesed näited aga olemas ? Eesti Telekom ja Hansapank on juba loonud oma virtuaalse pressikonverentsi mootori, mille abil küberruumis pressi kokku kutsunud.

Delfi-portaali pakutav virtuaalse pressikonverentsi mootor on esialgu veel piiratud võimalustega. Küsimus-vastus vormis info edastamine on lihtsaim variant, mida saab firma tellida, küsijaid ja vastajaid võib olla ükskõik kui palju. Kuid juba saab teha ka veebiülekandeid kaameraga. Korraldada saab üritusi kutsetega, näiteks osalejatele e-postiga sisenemiskoodi saates. Administreerimine on sealjuures ülilihtne: valitakse vaid osalejad, süsteem genereerib ise kirjad ja koodid ning kontrollib neid pärast.

On võimalus teha ka registreerimiseta üritus, kus igaüks saab esitada küsimusi ning toimuvat jälgida, aga see pole Delfi tehnikaspetsialisti Ingvar Kupinski arvates hea variant. Igal juhul on sel puhul vaja modereerimist ehk pressikonverentsi juhtimist. See tähendab, et küsimuse peab kinnitatama toimetaja. Nii saab niinimetatud läbustajaid ja teemast kõrvalekaldujaid filtreerida või korduvaid küsimusi ühendada üheks päringuks.

Allan Sombri soovitab üritust küberruumis korraldades kasutada kiireid arvutil sisestajaid. Kui vastajad ise pole vilunud trükkijad, võib kasutada assistente, kes räägitud teksti stenografeerivad. Aeglus sisestamisel võib ürituse läbi kukutada. Ka vastused tuleb ülikiiresti sisestada. Kui on ette näha arvukalt küsijaid, on mõistlik vähemalt kaks vastajat leida. Tunni jooksul peab arvestama kuni 50 küsimusega.

Internetipressikonverentsi programmi põhja on teinud firma Delfi Interactive, pealispinna viimistles Delfi-portaal, et esialgu ise virtuaalseid üritusi korraldada. Tulevikus pakub see teenus teksti, heli ja pilti ühelt ürituselt ja kasutaja saab valida, millist infohulka ta vastu võtab, lubab Sombri. Kas vastavalt oma infovajadusele või tehnilistele võimalustele.

Delfi on katsetanud virtuaalüritusi juba Venemaal. Delfi.ru on kutsunud eri valdkondadest Venemaa tähti Delfisse tunniks ajaks esinema. Esialgu oli esinemine jututoa stiilis, aga seda oli raske jälgida, kuna esitati küsimusi vahele ja kommenteeriti läbisegi.

Sombri arvates võib esitada ka kontserte samal põhimõttel, rahvas saab esinemise ajal näiteks jutukas seltskondlikku vestlust arendada või ka digitaalselt ?aplodeerida?.

Teha saab ka kinniseid virtuaalüritusi firma osakondade ja partnerite vahel. Microlinkil on sadu tuhandeid maksnud telekonverentsisüsteem Riia kontoriga, aga pressikonverentsi mootori saaks kümme korda odavamalt sama asja tegema panna, kui ei vajata just kvaliteetset videokonverentsi.

Oleme tänaseks korraldanud kaks välistele sihtrühmadele suunatud virtuaalset pressikonverentsi ning ühe sisemise virtuaalse briifingu. Tulemustega jäime mõlemal puhul rahule. Seda nii tehnilise lahenduse sujuvuse kui ka osalejate aktiivsuse osas. Pressikonverentsil esinejad jõudsid kõigile küsimustele vastata ning moderaatori ülesandeks oli elimineerida esitatud küsimuste seast korduvad ning suunata küsimused vastavalt nende teemale vastajatele, jälgides ka koormuse jagunemist.

Esimene konverents leidis esinejate jaoks aset Riias, pärast seal toimunud traditsioonilist Läti ajakirjanikele suunatud pressiüritust. Alguses oli probleemiks ajaline viivitus seoses aeglase võrguühendusega, kuid saime sellele kitsaskohale vaatamata kõigile küsimustele Tallinnas töötava tiimi toel vastatud ning lõppkokkuvõttes üritus õnnestus.

Eelkõige oli meie jaoks virtuaalse pressikeskuse loomise eesmärk välja arendada kaasaegne suhtlemiskeskkond, mida saab kasutada operatiivselt ja mis ei eelda sõnumi esitajate ja vastuvõtjate füüsilist ühes ruumis asumist. Tuleb meil ju sageli infot edastada kolme Balti riigi ajakirjanikele üheaegselt ning kõigi kutsumine ühte pealinnadest ei ole otstarbekas.

Sellist üritust saabki soovitada juhuks, kui esinejate ja sihtrühma ühte geograafilisse punkti koondamine on mingil põhjusel raskendatud. Virtuaalne konverents võimaldab osa võtta infoüritusest ka mitteajakirjanikel ? klientidel ja teistel huvilistel, kes tavapäraselt pressiüritustel ei osale. Kriisiolukordades sellist formaati suhtlemiseks ma ei soovita, sest isiklik silmast silma kontakt on sellisel puhul kindlasti vastastikuse mõistmise jaoks olulise tähtsusega.

Mis puutub ajakirjanike reaktsioonidesse, siis tagasiside on olnud positiivne. Ehkki peab nentima, et telejaamade jaoks on virtuaalne pressikonverents väheatraktiivne ning seetõttu pakkusime teise pressikonverentsi korraldamise ajal teledele sel päeval eraldi intervjuud kõneks olnud teemal.