E-koosolek vajab spetsiaaltarkvara

Kiire arvuti ja kiire interneti-ühendus. Internetis koosoleku pidamine tähendab, et edastatakse väga eriliigilisi andmeid: tekste, dokumente, pilte, videot, heli. Selleks on vaja piisavalt kiiret arvutit ja internetiühendust. Olenevalt koosoleku tüübist võivad nõuded arvutile olla üsna kõrged. Arvutis on vaja koosolekutarkvara ja mõnesid abiprogramme, millega esitada tekste, pilte, presentatsioone, heli või liikuvpilti. E-koosolekut ei ole mõtet pidada, kui kasutajaid on olemasoleva tehnika kohta liiga palju või vähemalt ühel neist on liiga aeglane internetiühendus.

Dokumendid ja vahendid nähtavaks. Igal koosolekul on vaja vahetada dokumente, osalejad on enamasti võtnud kaasa olulist infot, mida teistele näidata. Paberdokumente saab sisse skännida või näidata kaamerasse. Kuid kuidas neid süstematiseerida, muuta ja kättesaadavaks teha? Selleks peab e-koosoleku tarkvara sisaldama dokumendihaldust või võimalust liita ta mõne levinud süsteemiga dokumentide vahetamiseks. Peale dokumentide peab e-koosoleku tarkvara võimaldama jagada ka muid töökeskkondi: programme, jooniseid, ühisprojekte.

Lihtsaim ja igas Windowsi operatsioonisüsteemiga arvutis olev koosolekutarkvara on Netmeeting. Selles saab oma Wordis lahtiolevat dokumenti kõigile näidata ja tekstiprogrammi ka välja jagada, et teised seal parandusi ja täiendusi teha saaks. E-koosoleku programm Groove, mis sarnaneb väga tavalistele suhtlustarkvaradele, sisaldab endas lisaks ka dokumentide süstematiseerimisosa ja virtuaalset ühiskeskkonda kõigile osalejatele.

Jututuba vajab juhatajat. Selleks, et üksteisest eemal olevad inimesed samas aknas mõtteid saaksid vahetada, on vaja koosoleku juhatajat. Vajadusel suunab ta teemadele, kustutab ebaolulise teksti ja lisab või kõrvaldab osalejaid. Juhataja teeb märkmeid ka interaktiivsesse protokolli, kus on näha päevakava läbitud punktid ja otsused, mis juba vastu võetud. Juhataja vajab vahendeid kokkulepitud ajaks inimeste kohalekutsumiseks, kas e-posti või teavitustarkvara abil.