Vali endale sobivad abivahendid

Oma tänase ja homse päeva toiminguid teab iga inimene peast. Kui on aga täpselt vaja teada ka ülehomseid tegemisi ja meenutada, mida kuu aega tagasi toimetasid, tuleb tõenäoliselt abivahend kasutusele võtta.

Ajaplaneerimine tähtsustub proportsionaalselt elutempo kasvuga. Olla õigel ajal kokkulepitud kohtumisel ning jagada kattega lubadusi ? kes meist seda ei sooviks. Infomahu suurenedes muutub möödapääsmatuks kasutada ka muud abivahendit kui mälu. Kas eelistada märkmikku, arvutit, mobiiltelefoni ajaplaneerijat või trendikat pihuarvutit? Kõigil neil on omad head, vead ning lisavõimalused, mida teades õnnestub valida just endale sobiv tööriist.

Vanim inimese kasutatav meetod möödunud asju fikseerida ja tulevikku planeerida on kindlasti kirjalikud märkmed. Primitiivsed koopajoonisedki rääkisid vaatajale olnust ja sisaldasid tihti faktoloogilist infot tulevikuks. Kirja ja ajaarvamise arenedes tekkis võimalus detailsete kroonikate loomiseks ning tuleviku tegemiste fikseerimisteks. Seda lihtsat ja tõhusat meetodit kasutab tänapäeval suurim osa inimesi. Märkmik erinevates vormides on ülevaatlik ja lihtsalt käsitletav töövahend. Suhteliselt ebamugav info arhiveerimiseks, on ta siiski tõhus ülevaate andja lähiminevikust ja tulevikuplaanidest. Nõudliku, n-ö tänapäevase ärikasutaja märkmik erineb oluliselt lauale laotatud suurest kalendermärkmikust, kuhu pastakaga meeldetuletusi kritseldada. Ärimärkmiku puhul saame kasutada juba ajaplaneerimise terminit. Lisaks päevakesksetele märgetele sisaldab see telefoniraamatut ja tähtsamate visiitkaartide kogu. Samuti valimikku üldkasutatavate dokumentide põhjadest. Tõstetavad töölehed lubavad mugavalt ?tee ära!? nimekirja edasi tõsta, et mitte unustada edasilükatud toiminguid. Lisaks muidugi kirjutusvahend. Märkmik on tänapäevalgi veel kõige populaarsem just tänu sellele, et ükski sissekanne ei kao seal niisama. Ta on suhteliselt suur ja hoomatav, pabermärkmikul pole ka tühjaks saavat patareid, mis muudaks ta suvalisel ajahetkel mõttetuks. Tõsi ? patareide puudumine on ka märkmiku suur puudus. Kui unustad märkmikusse vaadata, ei aita ka suurelt punaselt allajoonitud märge kella kolmesest kokkusaamisest. Märkmik ei suuda iseseisvalt endast märku anda. Kuigi kontaktid saab tähestikuliselt järjestada ja süsteemse kartoteegi luua, on kohmakas leida päevalehtedelt tagantjärele infot. Piisava enesekontrolliga inimesele on aga märkmik tõhus tööriist, mida ei suuda kaasaegsed ajaplaneerijadki välja tõrjuda.

Elutempo tõusu põhisüüdlane telefoni kõrval on sidevahend arvuti. Suhtlusharjumuste ajaloos uue taseme saavutanuna pakub aga arvuti ka vahendeid selle ülevoolava info süstematiseerimiseks ja administreerimiseks. Digitaalse märkmiku tekkega sai ajaplaneerimine samuti uue taseme. Info on nüüd kergelt leitav ja visualiseeritav. See omakorda viib järjest adekvaatsema järeldusinfoni. Ajaplaneerimise sees sündis eraldi edasi arenev projektijuhtimine. Programm annab hetkega teada ebakõladest tuleviku planeerimisel, lähtudes juba teadaolevatest plaanidest ja kohustustest. Liites isikliku tööplaani üle võrgu töökaaslaste omaga, saame enneolematu relva aja otstarbekamaks planeerimiseks ja ressursside optimaalseks kasutamiseks.

Tavaline arvuti ajaplaneerija pole küll nii osav ja järelduste tegemiseks ülim, kuid ega keskmine kasutaja seda vajagi. Lisaks kiirele päevade-nädalate-kuude lõikes liikumisele saab arvuti olulisematest sündmustest häälekalt ette teatama panna. Nii väheneb võimalus tähtsaid asju ?kahe silma vahele jätta?. Eelpool mainitud võrguversioonid kuluvad ka lihtsate ajaplaneerijate juures marjaks ära juba keskmise suurusega ettevõtte puhul. Lihtsaim näide on kasvõi koosoleku planeerimine: koosoleku kokkukutsuja saab oma arvutist aimu, millal on talle vajalikud inimesed majas, teha ettepaneku koosolek kokku kutsuda, saada operatiivset tagasiside ning lisaks veel edastada ka koosoleku materjalid. Samuti on mugav, kui sekretär saab ülemuse päevaplaani ettepanekuid või lisandeid riputada. Arvutis oleval ajaplaneerija ei ole siiski päris sõltumatu abimees. Kui programmi ei ava ? ei ole loota ka meeldetuletustele. Samuti ei saa arvutit kaasas tassida. Et vältida kontorist lahkudes teadmatusse astumist, on tark osaliselt info dubleerida kas paberkandjale või mobiilsetesse ajaplaneerijatesse. Ja nagu arvutite puhul ikka ? hoolitse varukoopiate eest! Mängides ühele kaardile võid ühel heal päeval olla ilma nii minevikust kui ka etteplaneeritud tulevikust.

Pihuarvutites leiame oluliselt väiksema valiku ajaplaneerijaid kui lauaarvutites. Reeglina on need enamlevinud tarkvarade mugandatud-vähendatud versioonid. Tavakasutajale on säilinud siiski kõik vajalik. Tähtsaks muutub ühildumisküsimus lauaarvutis oleva tarkvaraga. Ostes pihuarvutit uuri, kui mugav on ja kas üldse on võimalik märkmiku- ja ajaplaneerimise tarkvarasid ühildada. Ideaalse tandemi saad infrapuna, spetsiaalliidese või ?sinihamba? kaudu pool- või täisautomaatselt sünkroniseeruvate seadmetega. Nii täieneb lauaarvuti infobaas kontorisse jõudes vahepeal tehtud märkmetega ja õue minnes jääb taskusse täielik ülevaade ettevõtmistest ning ka viimati meili saatnud isiku elektrooniline visiitkaart. Tõsi ? pihuarvutisse uue info lisamine võib olla väikese klaviatuuri või puutetundliku displei kaudu kohmakas. Samuti tuleb jälgida aparaadi akusid ja eelistada autonoomse toitega dubleeritud mudeleid. Spetsiifilisemad mudelid võimaldavad lisafunktsioonide kaudu ka ajaplaneerimist vürtsitada. Nii oskavad mõned pihuarvutid kiiresti ära õppida omaniku käekirja (ja ka vastupidi) ning paberi asemel võib pliiatsiga otse pihuarvutisse kirjutada. Kiire ja mugav ? lisaks muudab aparaat käsikirja kohe ka elektrooniliseks trükitekstiks.

Kaasaegsetesse taskutelefonidesse on integreeritud baasvajadustele vastavaid märkmikuid. Eeldades mobiilist tõhusat tandemit arvutis olevale ajaplaneerijale, tuleb jällegi esiplaanile ühildatavuse küsimus. Käsitsi info dubleerimist ei saa tõsiselt võtta ? seega peab telefoni lisavarustus võimaldama mugavat ühendust arvutiga. Aktiivsele inimesele pole kõige turvalisem lahendus lootma jääda infrapuna baasil loodavale ?sillale?. Kaabliga ühendus on stabiilsem ja kiirem. Mobiilis leiduv kalender on peaasjalikult siiski äratuskell, mis ei lase toiminguid unustada. Läbi telefoni klaviatuuri ei ole pikemat infot mugav sisestada. Järjest väiksemate telefonide mõõtmetega kaasneb õnneks küll ka järjest parem tehnoloogia, mis võimaldab ekraanipilti paremini tajuda. Mõned mudelid lubavad ekraanipilti 90 kraadi keerata ajaplaneerijat sirvides ? see muudab pisikese abivahendi kasutamise ülevaatlikumaks ja mugavamaks.

Järjest suureneva mobiilse andmeedastuse kiiruse tõttu saabki lähiajal tõenäoliselt kõige optimaalsemaks ajaplaneerimise mudeliks arvuti-veeb-mobiilseade. Lauaarvutis olev info muudetakse mobiilseadme poolt vaadeldavaks kas üle veebiliidese või dubleeritakse põhiinfo veebiserverisse, kuhu kiire mobiilse andmeedastusega võib kontorist väljas olles sisse logida.

Marko Leppik

Havera Eesti müügijuht

Reisin pidevalt ja olen liikuva eluviisiga . Seega on mulle tähtis nii aja planeerimine, kui ka vahendite kvaliteet. Ise kasutan reeglina mobiili märkmikku, kuhu märgin kokkusaamised või tähtsad kõned. Eksperimendi mõttes olen hakanud ka kasutama Yahoo Messengeri süsteeme. Ise olen on-lines kogu aeg, seega on mul oma kalendriga pidev ühendus. Minu tahtmisel saavad ka teised inimesed kalendrit vaadata ja lisada ka kokkusaamisi, juhul kui neil on selleks antud õigus.

Kaie Kaarlaid

Mercuri International Eesti tegevdirektor

Olen jäänud kasutama vana head paberkandjal ajaplaneerijat. Suur korralik märkmik laual on mulle täiesti piisav. Oman head nägemismälu ? nii tean jooksvat nädalat alati peast. Inimene on harjumuste ohver ? nii olengi olemasolevaga rahul ja ei näe põhjust moodsamatele vahenditele üle minna. Tõsi ? osaliselt olen infot mobiiltelefoni dubleerinud. Märkmiku suurim puudus on see, et ta ei anna ise endast märku.