Juhid kardavad kontrolli kaotada

EBS Juhtimiskoolituse Keskuse nõukogu esimehe ja ettevõtluse õppetooli juhataja Tiit Elenurme arvates on hirm põhjendatud, kui personal on nõrgalt motiveeritud ja tulemusjuhtimine lapsekingades või puudub hoopis. ?Kaugtöötajate efektiivne kontrollimine eeldab inimeste hindamist tulemuste alusel, mitte selle järgi, kas ülemuse pilk näeb pingutusest märga selga,? rõhutab Elenurm. ?Kui juht peab pidevalt kontrollima, kas kaugtöötajad ikka teevad sihipäraselt tööd või mängivad arvutimänge, on viga personali valikus ja nende motiveerimises.?

Äripäeva rubriigitoimetuse juht Madli-Liis Parts, kes on peamiselt kodubürootöötajatest koosnevat meeskonda juhtinud kaks aastat, leiab, et hirm tekib siis, kui puuduvad selgelt kokku lepitud mängureeglid, kui töötajale pole antud täit vastutust oma töölõigu eest või tema oskused, kogemused ja töövahendid pole ülesande iseseisvaks täitmiseks piisavad. ?Mida suurem on iseseisvus ja konkreetsus, seda väiksem on vajadus pidevaks kontrolliks,? arvab Parts.

Elenurme hinnangul sõltub juhtimise efektiivsus kaugtöö puhul koostöövõrgustike toimivusest. ?Koordinatsiooni on raske saavutada, kui kogu informatsioon liigub ainult käsuliini pidi,? räägib juhtimisõppejõud. ?Oluline on, et kolleegid edastaksid virtuaalses koostöövõrgustikus informatsiooni kõigile, kes seda peavad oma tegevuses arvestama. Nimetaksin seda Cc-kultuuriks.?

Meeskonna juhi rolliks jääb sel juhul kontrollida, kas vajalik informatsioon on jõudnud kõigi meeskonna liikmeteni ja kas sellest on õigesti aru saadud. ?Seda ei saa muidugi iga vähetähtsa ülesande puhul ikka ja uuesti teha,? hoiatab Elenurm äärmustesse kaldumiste eest. Juht peab pigem kontrollima, kas toimivad üheselt mõistetavad üksteise teavitamise reeglid ja infoliikumise skeemid ning tagasiside varem kavandatud tööprotsessis tehtud muudatustest. Rutiinide kujundamisel on Elenurme arvates mõttekas kontrollida informatsiooni tähtaegset edastamist ja sõnumitele vastamise kiirust, millest on infotehnoloogiliste vahenditega lihtne ka pikema perioodi kohta analüütilist ülevaadet saada.

Kaugtööga alustamise faasis soovitab Parts juhil end hoida kursis ka sellega, kuidas töötaja jagab oma aega. ?Just alguses võib töötajal tekkida kiusatusi tegelda muuga ning tekitada endale harjumusi, mille pärast hakkaks kannatama nii töö tulemus kui ka meeskond,? jagab ta kogemusi.

Partsi sõnul peaks juht tagama sellegi, et töötaja tunnetaks, et ta pole keeruliste tööde tegemisel üksi. ?Mida rohkem saab inimene oma tööst rääkida, seda kindlam võib olla juht, et töö tulemused on ootuspärased,? tuleb Partsi arvates ka kaugtöö korral leida suhtlemisvõimalusi.

Milliseid kontrollivahendeid kaugtöö puhul kasutada, sõltub töö spetsiifikast. Tarkvarafirma Hansaraama juhi Janika Leoste arvates tuleb iga töö viia mõõdetavale kujule. ?Näiteks telefonikõned tuleb digitaliseerida läbi kõnekeskuse, see võimaldab täpselt mõõta kõnede hulka, kestvust, ooteaja ja kõneaja suhet ning pisteliselt kontrollida kõne sisu kvaliteeti,? jagab Leoste kaugtöö korraldamise kogemust müügivaldkonnas ja klienditeeninduses.

Äripäeva kogemusel peab Madli-Liis Parts kõige tõhusamaks kaudseid kontrollivõimalusi, kus ei pea juhi positsioonilt jõuliselt sekkuma, vaid töötaja ise oleks huvitatud, et kontroll toimuks. ?Kui tegemist on meeskonnaga, kus töö tulemus ja kvaliteet sõltub erinevatest inimestest, siis ei ole see keeruline,? nendib Parts. Ta soovitab töörutiinidesse ja kokkulepetesse põimida kontrollivõtteid, mis on nii töötajatele kui ka juhile abiks ega ruineeri kumbagi poolt. Samas peaksid aga Partsi arvates olema kasutusel ka formaalsed variandid näiteks infokoosoleku jms näol. ?Mida vähem formaalseid ja rohkem töö spetsiifikast tulenevaid võimalusi kasutatakse, seda efektiivsema ja motiveerivamana kontroll mõjub,? usub ta.

Madli-Liis Parts, rubriigitoimetuse juht

Võrreldes virtuaalbüroo-eelse ajaga on rubriigitoimetuse töökorraldusse lisandunud üks igakuine infokoosolek, kus kõik toimetajad tutvustavad oma eelseisvaid tegemisi ja kus arutame üldiseid küsimusi. Pakilised kiired teemad lahendatakse jooksvalt. Toimetajate igapäevane töökorraldus on väga läbipaistev, seotud tähtaegadega, mille täitmiseta ei saaks ajaleht ilmuda. Nii ei tekkinud meil vajadust uusi märkimisväärseid kontrollivõtteid rakendada. Vähesema kontrolli eelduseks on ka korrektsed töögraafikud. Kuna inimesed on erinevad, siis väikeseid segadusi võib juhtuda ikka, kuid sellest on isegi kasu ? mõjub nagu õppetund.