Ettevõtte kasv toob kaasa tarkvara vahetuse

Iga nelja aasta tagant vahetavad suured IT-firmad äritarkvarade põlvkondi, asendades vana platvormi uuega ja nõudes klientide käest uusi litsentsimakse. Vana tarkvara enam ei toetata ning sundseisus kasutaja peab kas üle minema uuele põlvkonnale või vahetama tarkvara hoopis uue vastu. Miski ei kesta igavesti ? eriti veel kiirelt muutuvas IT-sektoris ja tehnoloogia pidevas uuenemisprotsessis, kus värskeid platvorme luuakse justkui esmatarbekaupu. See, mis tundus paar aastat tagasi tehnoloogia viimane sõna, takerdub progressiivsete tarkvarade jalgu ning nõuab aja jooksul väljavahetamist. Alati ei pruugi tarkvara uuendamise vajadus olla tingitud selle tehnoloogia vananemisest. Noore areneva riigi seadusandluses tehakse muudatusi, mis osaliselt dikteerivad nii tarkvara loojatele kui ka kasutajatele tehnoloogia arengusuuna ja kui see juhtub olema vastuolus normidega, peab võtma kasutusele seaduse poolt heaks kiidetud lahenduse. Vastasel juhul leitakse ennast olukorrast, kus aruandluse koostamisele kulutatakse kordades rohkem ressurssi kui algandmete sisestamisele.

Majandustarkvara turul võiks uuendamise vajadused liigitada nelja suurde rühma.

Esiteks ? tarkvara ei suuda tehniliselt rahuldada kliendi vajadusi. Programm ei suuda sammu pidada suureneva äritegevusega ning annab alla nii algandmete sissevõtmisel kui ka hiljem info väljastamisel.

Teiseks põhjuseks võib olla juba eespool nimetatud seadusandlik aspekt, kus vana süsteemi ei ole võimalik uuele seadusandlusele vastavaks modifitseerida või on see põhjendamatult kallis ning probleemi lahendab vaid uue tarkvara muretsemine. Tavaliselt ennetavad suuremad kohalikud tarkvaraarendajad seadusandlikke muudatusi ning suudavad muudatuse heakskiitmise ajaks juba tarkvarauuenduse turule paisata. Rahvusvahelise skaala tarkvaraga on selles suhtes olukord natukene kurvem, vastavuse seadusandlusega peab tagama kohalik esindus, mis mitte alati ei ole oma ülesannete tasemel, või siis kasutaja ise.

Kolmandaks tarkvara uuendamise vajaduseks on firma geograafiline laienemine. Kui tarkvara sai muretsetud ühe kontoriga äritegevuse ajal, siis uue kontori tekkimisel võib olemasolevast süsteemist kahe või kolme või kuue kontori võrgushoidmiseks nappida. Kaugtöö paikasaamiseks on vaja muretseda uus sobilik majandustarkvara, selle lisamoodul või mingisugune terminal-server, mis vähemalt kaugtöö muretult toimima paneb.

Neljandaks ehk viimaseks, kuid mitte vähem tähtsana võiks tuua juhtumi, kui tootja lõpetab tarkvaratoe. Praktika on näidanud, et see juhtub iga 3?4 aasta tagant ja peamiselt suurtel tegijatel. Kui kaob tugi, mille kaudu klient sai ravi oma hädadele, pole enam midagi peale hakata. Tarkvara küll jookseb, kuid keegi seda enam ei paranda, uuenda ega küsi selle eest ka raha. Suure probleemi korral tullakse kliendile ametliku toe puudumisel tavaliselt küll appi, kuid ainult suure raha eest ja erandjuhtudel. Toe kadumine on üldjuhul tingitud tootja suurematest rahateenimise soovidest ? peale tarkvaralitsentsi müümist saab tootja vaid hooldustasu, millega suurt firmat kasumlikuna kaua ei hoia. Seega on vaja uut tarkvara uuel platvormil, et müüa uus kogus litsentse ja nii lõpmatuseni välja.

Tarkvaratugi võidakse lõpetada ka toote vananemise tõttu. Kui tarkvaralahendus pole enam kaasaegne, ei saa selle tükke eraldi uuendada, vaid tuleb kogu krempel uuesti nullist valmis teha. Loomulikult tehakse siis vanale tootele analoogne lahendus, et klientidel ei võtaks uue süsteemiga harjumine liialt pikka aega. Suurtootja positiivse maine säilitamise eesmärgil ei jäeta klienti näiliselt vana tootega mudasse siplema, vaid pakutakse alternatiive uue toote soodsama soetamise näol. Tavaliselt antakse võimalus üle minna värskele tootele naeruväärselt väikese raha eest. Enamasti osutub madal hind aga osavaks reklaamitrikiks, kuna suuremal osal juhtudest tähendab igasugune majandustarkvara vahetus ka suuremal või väiksemal määral kohandustööd, mille hind võib olla mitme- kuni mitmekümnekordne võrreldes uute litsentsidega.

Samas on klient sunnitud seisus ning lihtsalt peab tarkvara uuenduse firmas läbi viima. Osa suurtootjaid näeb toe lõppu ette ja annab olemasolevatele klientidele litsentsi tasuta. Alati on olemas mustem stsenaarium, kus tootjafirma kaob täielikult ja klient jääb käsi laiutades seda taga nutma. Lisaks on suurfirmade toodetel nn järjepidevuse garantii. Kui firma läheb põhja, kuid toode on hea, siis suure tõenäosusega ostab keegi nende tarkvara ära ja arendab seda veelgi hoogsamalt edasi.

Juhul kui klient otsustab toodet uuendada, aga mitte seda täielikult välja vahetada, peab ta arvestama sellega, kuidas on olemasolevat süsteemi modifitseeritud ja kuidas see peab vastu uuendustele. Uus versioon peab uute lisaväärtuste kõrval saavutama ka eelmise tarkvara funktsionaalsuse, vastasel juhul võib tekkida igasuguseid otseseid ja kaudseid kulusid ning probleeme. Näiteks ei saa pärast tarkvarauuendust enam arveid trükkida, mille otsene tagajärg on see, et teenuste või toodete müük on mingi aeg raskendatud, kuid kaudselt avaldab see mõju rahavoogudele ja teab millele veel.

Seega on kõige lihtsam probleemide vältimiseks igasugused tarkvaraga tehtud kohandused alati korralikult dokumenteerida. Selle dokumentatsiooni põhjal on tarkvara uuendajal palju lihtsam garanteerida, et uus toode töötaks sama hästi kui vana.

Iga uue programmi juures seistakse silmitsi selle võõraste funktsioonidega, mille selgeks tegemine võtab aega ja tihti ka raha. Iga uue toote puhul on vaja koolitada firma töötajaid programmi käsitsema. Kui kulukaks koolitamine läheb, sõltub sellest, kas tarkvara on täiesti uus või ainult uuendatud versioon. Kui tarkvara vahetatakse välja, siis on koolitusvajadus suurem, kui on rahulik põlvkondade vahetus, siis väiksem.

Tarkvara iseseisev kasutamine pärast pakkuja toe kadumist tuleb kõne alla vaid siis, kui toote tehnoloogiline pool ei osutu kasutajale komistuskiviks. Kui firma äriprotsess pole staatiline ning on pidevas muutuses, võib eeldada, et eelkirjeldatud olukorras jäädakse hätta. Protsesside muutumise tõttu tarkvara nendele vastavaks kohandades võib tihti oma teadmistest puudu jääda ning lõpuks võite jõuda täielikku ummikusse, kuna ka väljastpoolt ei ole enam võimalik abi leida. Näiteks kasutab üks Eesti suurpank tänaseni toodet, mille ametlik tootjapoolne tugi lõppes käesoleva aasta suvel ning mille tootmine lõpetati juba paar aastat tagasi. Pank saab tarkvaraga ise hakkama. Kõrvalt otsitakse küll juba uut tarkvara, kuid samal ajal hoitakse edukalt töös ka vana. Edukat tööshoidmist võimaldab panga tugev IT-teadmiste pagas.

Samas on USA pankades kasutusel suhteliselt palju vana tarkvara, nii majandustarkvara kui ka platvorme, millele need ehitatakse. Mõned USA suurpangad kasutavad aastakümnetevanuseid keskarvuteid, kuna need töötavad siiani päris hästi. Uuendamine läheks neile ääretult kalliks. Kuid kui lahendus töötab, siis milleks saagida oksa, millel istutakse?