Intranet aitab juhil töötajatega paremini suhelda

Tänapäevas kontoris on pea kõik meie tööülesanded seotud rohkem või vähem arvutiga. Ilma arvutioskuseta inimene naljalt kontoritööd ei leia. Kontor on internetiseeritud, tööd ja raportid liiguvad e-kirjadena, kiiremad sõnumid edastatakse suhtlustarkvara MSN vms keskkonna kaudu. Firma juht sellesse siseringi tihti ei kuulu, temale saadetakse vaid ametlik info.

Luues ettevõttes siseinfokeskkonna, olete ettevõtte juhina astunud suure sammu info juhtimiseks ja säilitamiseks. Intranet kui suhtlusvahend võimaldab lisaks formaalsele suhtlusele (avaldused, dokumendid, kalender jms) jagada ka nn külajutte, seda pildigaleriide, foorumite ja arvamuste kaudu. Te muutute infokildude kogujast info jagajaks. Annan soovitusi töötajatega suhtlemiseks.

Jagage infot oma töötajatega. See on ilmselt normaalne, et ettevõtte juhtkond on töötajatest vähem või rohkem mõtete ja plaanidega ees. Kindlasti on neid aga vaja õigeaegselt informeerida lähiaja sündmustest, tuua välja ettevõtte tulemusi ning anda tagasisidet töösoorituse kohta.

Küsige töötajalt arvamust ja lahendust. Eestis on üha levimas mugav viis sisesuhtluse asemel küsida nõu kallilt konsultandilt. Siiski võiks enne seda anda samad probleemsed küsimused arutamiseks ettevõtte spetsialistidele, kes suure tõenäosusega suudavad pakkuda realistlikke lahendusi kõikidele hoomatavatele probleemidele. Tagasiside küsimine ka ettevõtte probleemolukordade korral aitab tihtipeale vähendada probleemist tulenevaid tagasilööke ? kõik on inimesed ja saavad sellisest olukorrast aru.

Seadke esmatähtis esikohale. Ettevõttel on vaja töötajatele anda piisavalt infot erinevate seadustest ja normidest tulenevate nõuete kohta: tööohutus, töökorraldus, puhkused jms. Samuti on mõistlik jagada infot juhtkonna otsuste ja käskude ning firma tulemuste kohta. Telefoniraamat ja sünnipäevad on vist juba niigi elementaarne. Intraneti abil on seda võimalik kiirelt ja mugavalt korraldada.

Jälgige turvalisust. Luues juurdepääsu erinevatele dokumentidele, mis võivad sisaldada konfidentsiaalset infot, loome me ka võimaliku ründeobjekti. Selle riski vähendamiseks saab panna intranetile piirangu ? näiteks nii, et seda saab kasutada ainult kontorist, võite täpselt määratleda kasutajate õigused ning jälgida lahkuvate töötajate õiguste piiramist jms. Elementaarne on keskmisest kõrgem turvalisus paroolide ja ühenduskanali osas (SSL).

Ärge asuge intranetti ise looma, võtke valmispakett. Sellega säästate oluliselt aega ja saate kindla hinna eest garanteeritud toote. Samuti olete saanud tasuta mitmete juhtide kogemused, mis on lisatud intraneti võimalustena. Teie mureks jääb vaid mõne erisoovi esitamine ? selle asemel, et läbida pooleaastane arendusprojekt, mille jooksul kõik töötajad lahenduses pettuvad.

Intraneti edu määrab juurutus ja kasutajamugavus. Ütlus ?õppida, õppida, õppida? kehtib ka siseinfosüsteemi rakendamisel. Tehke töötajatele koolitus ning arutlege, millist infot oleks mõtet jagada. Ühiselt arutatu on suurema mõjuga. Kasutajamugavus sisaldab ettevõtte võrgust ilma paroolita sisenemist (kes neid ikka sisestada viitsiks), võimalust kalendrit ja ülesandeid nt Outlookiga sünkroniseerida ning automaatset meeldetuletust, kui intranetis sünnib midagi olulist. Selliste võtetega tagate töötajate rahulolu.

Intranet on odav lahendus suurele probleemile. Valmistoote kuutasu algab 750 kroonist ettevõtte kohta ning selle raha eest saab suure hulga erinevate firmade reaalseid kogemusi. Ja kõik need aitavad teil töötajatega paremini suhelda.q