Messikülalisi kutsu ise

Eesti Expo juhatuse liige Risto Meigas rõhutab, et messi õnnestumine oleneb ka eksponentide aktiivsusest messi reklaamides ning oma kliente ja koostööpartnereid messi olemasolust teavitades.

Messikorraldaja eesmärk on Meigase hinnangul eelkõige laiema avalikkuse teavitamine, massi kutsumine messile. Lisaks saadetakse isiklikud kutsed asjassepuutuvatele alaliitudele, ühendustele ja riigiasutustele. Tähtsa osa messikülastajatest moodustavad ka spetsialistid, keda messikorraldaja teavitab erialakirjanduse, -liitude või -pressi vahendusel.

Meigas möönab aga, et alati ei jõua reklaam kõigini, isegi kui seda väga suures mahus teha. Mure parim lahendus ongi isiklike messikutsete saatmine. Mõni eksponent tegutseb väga spetsiifilisel alal ning tema klientideks on vaid üksikud ettevõtted. Sellises olukorras on mõeldamatu, et eksponent ei saada oma partneritele kutseid messile, kus ta osaleb.

Kui otsustatakse messil osaleda, siis tuleb seda maksimaalselt ära kasutada, toonitab Meigas. "Kui messil osalemise eesmärgiks on uute kontaktidele loomine, soovitan koostada nimekirja neist, kellega kontakti loomine on ettevõttele eriti kasulik," juhendab Meigas. Just neile tuleks saata personaalne kutse, koos lühitutvustusega ettevõtte ning messil eksponeeritava kohta.

Kui messil osalemise eesmärgiks on mõne uue toote tutvustamine, tasuks kindlasti saata messikutsed ka olemasolevatele partneritele ja klientidele.

Ka Tiit Sarv, kes on korraldanud toidumessi juba alates 1993. aastast, peab oma pikaajalise messikorralduskogemuste põhjal oluliseks soovitada eksponentidele, et kõigepealt tuleb osalejal endale kindlasti selgeks teha messil osalemise eesmärgid ja messil edastatavad sõnumid.

Sarv soovitab, et enne kutsete teele läkitamist võiks konsulteerida messikorraldajaga, et teada, kellele korraldaja need omalt poolt saadab.

Kuna aga korraldaja kutsel puudub konkreetne põhjus, miks üks või teine kutsutav messile tulema peaks, on tähtis, et iga eksponent ka ise oma klientide eest hoolitseks, olgu need siis vanad ehk püsikliendid või potentsiaalsed uued ostjad.

Sarv märgib, et eksponendi kutse peab olema sedavõrd konkreetne ja ligitõmbav, et saajal ei tekikski küsimust, kas minna messile või mitte.

Omaenda, sageli tasuta kanalite - veebilehe, info- ja hinnakirjade, arvete ja suusõnal edastatavate uudiste - kaudu saab alati edastada sõnumi: messil oleme teie jaoks olemas.

Sarv lausub, et iga mess kannab teatud harukordsuse pitseriga ja see võimaldab vabalt kasutada seni tavatuid meediakanaleid, sõnumite edastamise viisi ja vormi.

Esmatähtis on alati hoolega kaaluda, millisel messil üldse osaleda. Otsus peaks sõltuma sellest, kas osalemine viib teid lähemale teie eesmärkidele.

Olen arvamusel, et messi külastatavust ei tohiks ainult messikorraldaja õlule jätta. Ka eksponent peab mõtlema sellele, kuidas saada messile võimalikult palju külastajaid, kes just tema ettevõtte boksi külastavad.

Messil osalemise võib kombineerida muu müügi- ja turundustegevusega, mis aitavad osalemise efektiivsust suurendada ning toovad messile rohkem külastajaid. Omal kohal on toetav reklaamikampaania, otseturundus sihtgrupile, messiga kaasnevate esitluste ja seminariprogrammide korraldamine, messi eripakkumised.

Väga oluline on eelreklaami tegemine oma firmale ja messipakkumistele. Seda võib teha mitmetes meediakanalites, näiteks trüki-, väli- või internetireklaamis. Neid kasutades tuleb aga arvestada oluliste lisakulutustega.

Tasub ka uurida, kas messi korraldaja pakub võimalust kasutada reklaampindu messihallis ja selle läheduses, reklaami messikataloogides, ametlikes või eriväljaannetes (erisaated raadios ja teles), pressikonverentsil.