Korraldus jäta asjatundjale

Eelmistel aastatel valdavalt ise konverentse ja seminare organiseerinud Soraineni advokaadibüroo on viimasel ajal hakanud teenust sisse ostma. Seda eelkõige aja kokkuhoiu pärast. "Me suudaksime olla sama professionaalsed kui professionaalne korraldaja, küsimus on aja kokkuhoius," kinnitab Soraineni turundusjuht Katri-Helen Agur.

Kas korraldada konverentsi oma jõududega või mitte, oleneb temaatikast, kasutadaolevast ajast ja muudest ressurssidest, nendib kinnisvarafirma ASi Gildhall juhatuse liige ja Eesti Geneoloogia Seltsi esimees Raivo Maine. Ise korraldades on eeliseks vajaliku info omamine, eksisteerivad kontaktid, mida on lihtne kasutada. "Kui on tegemist eriliste külalistega, siis on isetegemine märksa efektiivsem - professionaalsetele korraldajatele võidakse ära öelda," teab Maine. Samuti tekivad tõrked, kui partner ei tea eriti midagi asja sisulisest küljest.

Ise korraldades tuleb valmis olla ka apsudeks. Jaanuari lõpus pidas Sorainen Soomes seminari ja ainult interneti ja telefoni teel suheldes oli tekkinud arusaamatus seminari toimumiskoha - ühe hotelliketi hotellide osas. Kohapeal selgus, et seminar toimus hoopis teises hotellis, kui me välja olime reklaaminud, meenutab Agur. Konverentsi algus siiski edasi ei lükkunud, mindi lihtsalt ühest hotellist teise. Soome büroos alalisi töötajaid pole, mistõttu tuli konverents organiseerida Eestist. Kui partneriks on professionaalne korraldaja, jäetakse kogu sisu enda kanda, kuid tehnika hankimise, toimumiskoha, toitlustamise ja muude tehniliste nüanssidega tegeleb teenusepakkuja. Teine põhjus, mis partnerite kasuks räägib, on uued turunduskanalid. Kui korraldaja reklaamib seminari oma kanalite kaudu, siis tuleb ka kuulajaskond teistsugune, märkis Agur.

Jaanuari keskel asutuse viiendat aastapäeva konverentsiga tähistanud finantsinspektsiooni kommunikatsioonijuht Malle Aleksius ei pea mõistlikuks täielikult oma jõududega konverentsi või seminari teha ja nii hoolitses Kumus toimunud konverentsi korraldusliku poole eest Frens. Samas ei saa Aleksiuse sõnul head üritust korraldada nii, et ostame kõik tegevused sisse ning loodame hea õnne peale. "Meie valdkond on selline, kus sisulist poolt oleks n-ö väljast sisse ostetud korraldajal keeruline, osalt ka võimatu hallata," märgib Aleksius.

Samas on hea korralduse juures konkurentsitult kõige olulisem hea meeskond. "Piltlikult öeldes, kui veregrupid ei klapi, siis ei laabu miski," lisab Aleksius.

Viimase hetke ootamatustest on kõige tavapärasemad probleemid esinejatega. Nende näol on tavaliselt tegu äärmiselt hõivatud ärimeestega, keda on raske kohale saada, mõni neist võib alles eelmisel päeval helistada, et ei saa siiski tulla. Selliste aukude täitmine on kõige stressirohkem.

Anname alati juba alguses osalejatele teada, et jätame endale õiguse teha programmis muudatusi. See on vajalik kas või näiteks selleks, et kui osalejaid tuleb rohkem - mitte 1 vaid 50+1, siis on võimalik ka kordusseminar - ülejäänutega võtame hiljem kontakti, et kõik huvilised saaksid üritusest osa.

Kõige tavalisemad ootamatused on tehnilised tõrked. Üsna tavaline on ka esinejate tulematajätt või hilinemine. Lisaks igasugused muud apsakad - näiteks palub televisioon konverentsi algust edasi lükata, sest kaamera lihtsalt ei jõua kohale. Garantiid korraldajatele on koostöökokkuleppe küsimused - olenevalt juhtunust teenuse eest ei maksta või nõutakse trahvi. Kui tõlk pole tasemel, ei maksta talle tasu ja ei palgata teist korda. Kui tõlk tõlgib eesti keelde teisest keelest ikkagi sõna-sõnalt, siis võib tulemus üsna koomiline välja kukkuda.

Selle eest, et meie konverentsil kõik toimiks, vastutame me ise. Ootamatusena tuli see, et uus Kumu pakub omalt poolt küll saali kasutamise võimalust, kuid jätab selle sisustamise - olgu mööbliga laval või muusikaga fuajees - tellija mureks.

Andmekaitse inspektsioon korraldas jaanuaris konverentsi "Isikuandmete kaitse ja e-riik". Sisuline pool jäi inspektsiooni enda hallata, korraldusega tegelesid Kontaktkonverentsid. Korraldajatele pole garantiisid juhuks, kui midagi juhtub, siis kes ja kuidas täpselt vastutab.