Kasuta e-andmeid enne, kui seda sunnib äripartner

Elektroonse andmevahetuse teenust pakkuva firma Telema tegevjuhi Hele Hammeri sõnul peaks ettevõte, kes on kaalumas EDI (elektronic data interchange) kasutuselevõttu , vaatama üle oma äriprotsessid ja otsustama, kas need on optimaalsed või on neil võimalik veel oma protsesse parandada. "Eriti arvestades EDI võimalusi. Näiteks on võimalik ehk mõni tegevus ära jätta, koondada mingid rollid, lõpetada paljude tööde tegemine, mille teeb edaspidi masin," rääkis Hammer.

Järgmisena peaks ettevõte pöörduma EDI operaatori poole, Baltimaades pakuvad seda teenust Telema ja Edisoft. "Süsteemiga liitumiseks on vaja, et teie majandustarkvara ja operaatori süsteemi vahele ehitatakse liides, mis edastab teie dokumendid operaatorile, kes "tõlgib" need teie äripartneritele vajalikku formaati, või vastupidi," kirjeldas Hammer.

Tarkvara ei pruugi olla sobiv elektroonseks andmevahetuseks. Siinjuures võib tekkida takistusi, sest vahel võib Hammeri sõnul osutuda vajalikuks majandustarkvara vahetus, sest mõni lihtsam pakett ei suuda väljastada äripartnerite soovitud formaadis e-dokumente ega ka neid vastu võtta. "Enamlevinud tarkvarade puhul on aga küsimus pigem oma tarkvara toe teavitamises, et soovitakse edaspidi EDI tellimusi ja arveid kasutada, ning tarkvarafirma seadistab teie tarkvara vastavalt. Lisaks on vaja liidestuda EDI operaatoriga, see investeering jääb standardformaadi ja -kanali valimisel alla 400 euro. Investeerida tuleb aga, nagu iga muutuse puhul, oma äriprotsesside ülevaatamisse ja, kui need muutuvad, muutuste kommunikeerimisse ettevõttesiseselt," lisas ta.

Ent 100% EDI kasutajaks saamise peamine takistus on ettevõtete äripartnerite piiratus EDI kasutamisel. Samas ei pea Telema juht ka 100%-list elektroonse andmevahetuse saavutamist vajalikuks.

"Paralleel faksiga on tugev - sa ei saa fakse saata, kui su äripartneritel pole faksiaparaati, ja vastupidi. Võib olla üsna kindel, et 100% on saavutamatu ja võib-olla pole see ka vajalik. Usume, et 80/20 reegel kehtib ka siin," kommenteeris Hammer.

Mõjuta EDIt kasutama ka äripartnerid. Hammeri sõnul on äripartnerite kaasamiseks põhimõtteliselt kaks viisi: meelitamine ja ähvardamine.

"Esimesel juhul lubate midagi, näiteks allahindlust, või kinopileteid, kui tellimused saadetakse edaspidi EDI formaadis, teisel juhul teatate, et alates teatud kuupäevast lihtsalt muudmoodi te tööd ei tee ja kes tahab ikka paberil saata tellimusi, neilt nõuate 1 euro pabertellimuse käsitlustasu," soovitas ta.

Hammeri sõnul on Eestis parimaks EDI-le ülemineku näiteks Prisma Peremarket - nemad esitavad tellimusi 100% elektroonselt ning e-arvete hulk on ca 80%.

Pärast elektroonse andmevahetuse teenusega liitumist hoiab kaubandusfirma Jungent kokku aastas ca 80 000 eurot ning nende aastane käive kasvas 4%.

Kõige suurem muutus toimus sellel hetkel, kui Jungent hakkas tellimusi tegema elektroonselt. "See, et me saadame paberi asemel elektroonse tellimuse ja klient saab kiiremini info andmebaasi, on suur võit," rääkis Jungenti projektijuht Külli Jaakson.

"Meie kõige suurem võit oli selles, et tellimused tulevad elektroonselt, et nad liiguvad päev läbi," lisas ta. EDI-le ülemineku järel oli Jaaksoni sõnul ettevõttes paberikokkuhoid tohutu. Samuti vähenes oluliselt vigade hulk, sest andmeid edastati nüüd masinate abil ehk elektroonselt. "Kadus ära see faktor, et üks pani kirja ja järgmine pani kirja," rääkis Jaakson, et inimfaktorist põhjustatud vead vähenesid.

Siiski tunnistas ta, et ehkki masin küll võtab vastu tellimusi, on siiski ka tänapäeval veel erandeid, mida peabn inimene siiski üle kontrollima.

Sellegipoolest kiitis Jaakson Telema loodud lahendust, sest tänapäeval ei kujutaks firma müügimehed ettegi tellimuste tegemist poes paberitele. "Kindlasti tõi see meile võidu kaasa sellest, et ladu on terve päeva töös ja kõik tellimused ei laeku enam ühekorraga," sõnas Jaakson. Üleminek elektroonsele andmevahetusele oli Jaaksoni sõnul lihtne ega valmistanud ettevõttele raskusi.

Jungent kasutab EDit juba peaaegu kümme aastat.