Uus riigihangete register kaotab andmeid

TGS Balticu vandeadvokaat Kristina Laarmaa selgitas, et uue riigihangete registriga on probleeme üksjagu. Laarmaa ütles, et iseäranis on probleeme olnud eelmises registris alustatud, ent uues registris jätkuvate hangetega. Nimelt on sellistel juhtudel läinud osa andmeid mitmel puhul kaotsi, need pole enam nähtavad või vanast registrist üle tõstetud. Hangete jätkamise probleemile viidatakse ka riigihangete registri veebisaidil.

„Eriti puudutab see hankijate ja pakkujate suhtlust seoses selgitustaotlustega. Samuti on olnud pakkujal probleeme uues registris selgitustaotlustele vastamisega,“ kirjeldas Laarmaa. Pakkuja seisukohast on olukord päris nigel, sest pakkuja peab hankija selgitustaotlusele vastama seaduses sätestatud tähtaja jooksul. Pärast tähtaega antud selgitused võib hankija jätta tähelepanuta.

Kaubandus-tööstuskoja juht Mait Palts märkis samuti, et on juristidelt kuulnud probleeme riigihangetega, ent kriisiks asja pidada ei saa. Nagu Laarmaagi viitas, olevat uue registri puhul probleeme hangete vanast registrist uude üle toomise ja jätkumisega. Samas märkis ta, et uus register paistab hankijatele olevat ka üpris keeruline, kuna võrreldes vana registriga on osa funktsioone erinevad ning võiksid olla paremini lahti selgitatud, et vältida segadust. Üldiselt hindas Palts, et ka eelmine riigihangete register polnud keeruline või ebamugav kasutada.

Kuigi Tallinna lennujaam tegi vahetult enne uue registri käikulaskmist uue hanke, ei esinenud lennujaama kommunikatsioonijuhi Margot Holtsi sõnul sellega probleeme. Küll aga ütles ta lennujaama juristilt kuuldule viidates, et hankekeskkonnaga on tulnud siiski omajagu harjuda, sest loogika on varasemaga võrreldes teistsugune.

Laarmaa toob aga hoopis teistsuguse näite ühest suurest riigihankest, mille pakkumuste esitamise tähtaeg jäi aega, mil uus register oli äsja käiku lastud. Hankija tahtis muuta hanketingimusi ja seetõttu ka pikendada pakkumuste esitamise tähtaega. See polnud uues registris kohe võimalik, mistõttu tekkis oht, et tähtaeg saabub veel enne, kui registrisse jõuavad hanketingimuste muudatused ja pakkumuste esitamise tähtaja pikendamine.

„Õnneks see olukord lahenes, aga viimasel minutil ja tohutu närvipingega. See oleks võinud tipneda ka terve hanke luhtumisega,“ selgitas Laarmaa potentsiaalset stsenaariumit, kui keegi pakkujatest oleks esitanud pakkumuse vanadel hanketingimustel esialgseks tähtajaks.

Kui riigihangete registri veebisait kutsub probleemide korral kirjutama kasutajatoele, ütles Laarmaa oma klientidelt kuuldu põhjal, et kasutajatoe numbrilt on võimatu kedagi kätte saada, sest telefon on pidevalt kinni. Sellele viitas ka Palts.

Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakonna juhataja Estella Põllu tõdes Äripäevale teisipäeval antud kommentaaris, et kasutajatugi on saanud jõudu juurde. „Eks me arvestasime, et iga uus asi nõuab harjumist ja nüüd on kasutajatugi saanud juurde ka lisaressursse, et kõik pöördujad oma küsimustele võimalikult kiiresti vastused saaksid,“ lubas ta.

Põllu hindas, et laias plaanis on uus riigihangete register käivitunud hästi ning saanud head tagasisidet: uus register olevat vanast parem nii kasutuskogemuse kui ka funktsionaalsuste poolest.

Samas tõdes Põllu, et lisaks kasutajatoe vähesele kättesaadavusele on olnud tagasisidet ka selle kohta, et ei osata konkreetses olukorras lahendust leida.

Põllu ütles, et kasutajate pöördumiste peamiseks põhjuseks on asjaolu, et tegevused on uues registris nii hankija kui ka pakkuja vaates korraldatud teisti kui varem. Näiteks tuleb pakkumuse esitamiseks moodustada pakkujal registris meeskond, kusjuures muudatuse põhjuseks oli pakkujate soov piirata ettevõttesiseselt juurdepääsu pakkumuste sisule. Kuigi registri arendusprotsessi olid kaastatud nii hankijate kui ka pakkujate esindajad, ei suuda testgrupp kunagi kõigi kasutajate soove ja tegevusloogikat lõpuni ette näha.

Põllu selgitas, et kuigi eelmises registris alustatud hangete andmete ülekandmisel uude registrisse esines nii andmete suure mahu tõttu kui ka seoses uue registri muutunud ja lisandunud funktsioonidega mõningaid probleeme, siis on need suures osas lahendatud ning väiksemad tõrked lahendab ministeerium jooksvalt. Kõik vanas registris olevad andmed on säilinud ja neid saab vajadusel taastada. „See aga ei tähenda kindlasti seda, et varem alustatud hanked tuleks lõpetada ja uuesti alustada – vajadusel aitab kasutajatugi siin küsimustele lahendused leida,“ lausus Põllu.

Küsimusele, miks uuele registrile järsult üle mindi, vastas Põllu, et kuna riigihangete register on suur portaal ning järkjärguline üleminek on kallis, koliti register üle korraga. Paralleelselt kahe registri kasutamine oleks Põllu sõnul kasutajate jaoks olnud oluliselt ebamugavam ja ebapraktilisem.

Põllu tõdes, et registri kasutamise statistika näitab, et uue registri kasutuselevõtmise järgsetel nädalatel registris esitatud pakkumuste arv vastab tavapärasele pakkumuste arvule vanas registris.