Kuidas hoida ettevõtte infovara?

See on vara mille asjatundlik kasutamine tagab enamuses valdkondades konkurentsieelise või vähemalt vajaliku kvaliteeditaseme. See on vara, mille väärtust mõistetakse sageli alles siis, kui see hävinenud või kaduma läinud. Hea omanik hoiab oma vara

Kõige tavapärasem infovara kadumine tekib siis, kui mingis valdkonnas oluline inimene lahkub ja koos temaga on ettevõte ilma ka aastatega kogunenud oskusteabest, kokkulepetest ja pooleliolevast suhtlusest. Toibumine sellisest olukorrast on aeganõudev ja kindlasti kadudega. Isegi kui lahkuminek on rahumeelne, ei suuda töötaja lahkumisotsuse ja lahkumise vahele jääva aja jooksul enam kõige olulist kirja panna ning üle anda.

Ettevõtte informatsiooniga ümberkäimise töökorraldus peab olema selline, et kui inimene ühel hommikul tööle enam ei tule, siis on võimalik kellelgi teisel valutult kogu vajalik info üles leida ja tööjärg üle võtta.

Normaalse infoväärtuse kogumise ja hoidmise lahendused ei ole üldse keerulised. Selleks ei ole enamasti vaja uusi infosüsteemi rakendusi, vaid läbimõeldud igapäevase toimetamise reeglistikku ja töökorda. Informatsioon tuleb talletada õigesse kohta tööprotsessi loomuliku osana. Loomuliku osana töös peab tekkima ka teadmusvaramu „sisukord“ – võõrale inimesele arusaadav ülevaade kust mida leida võib.

Õige informatsioon õigel ajal õiges kohas õigele inimesele

Infohalduse eesmärk on tagada, et vajalikul hetkel on vajalik informatsioon asjaosalistele kättesaadav. Selle esmapilgul lihtsa sihi saavutamiseks on vaja teha väga mitmeid eritahulisi tegevusi. Tagada tuleb erinevatest allikatest ja vormides saabuva informatsiooni terviklik talletamine. Eriinfosüsteemide (raamatupidamine, kliendihaldus, dokumendihaldus, tootmisarvestus jne.) kõrval on vaja mõelda välja failisüsteemi tekkivate dokumentide, e-postkasti saabuvate kirjade ja skypes peetud vestluste kogumine ja säilimine.

Toon välja oma kogemusest mõned tähtsamad põhimõtted oma teadmusvaramu teadliku loomisel:

1) Informatsioon on ettevõtte omand Kõige olulisem on teadvustada endale, et töö raames kogutud ja koostatud informatsioon on ettevõtte omand. Nii esimesed mustandid, täisversioonis dokumendid kui e-kirjavahetus. Viimane ongi vist kõige raskemini omaks võetav. Tunduvad ju e-kirjad kuidagi isiklikud. Samas sisaldavad need sageli olulisi kokkuleppeid, küsimusi ja vastuseid, teateid.

2) Kõik dokumendid (ja muu info) peavad kogunema ettevõtte serverisse alates esimesest mustandist loomuliku tööprotsessi käigus Kõikvõimalikud hilisemad õigesse kohta tõstmised, on lisategevus, mis jääb pigem tegemata.

3) Iga dokumendi (infokillu) jaoks on üks õige koht Peab tekkima kindlustunne - kui informatsiooni seal ei ole, siis teda pole olemas.

4) Juurdepääsuõigused peavad olema teadlikult valitud Üldjuhul on kasutusel kolm taset - Muutmise õigus, vaatamise-lugemise õigus ja juurdepääsuõigus puudub. Muutmise õiguse andmisega soovitan tagasihoidlik olla - see annab võimaluse kogemata või meelega informatsiooni kustutada.

Erkki Leego Hansson, Leego & Partner juhtivpartner