Piirangute kommunikeerimine ettevõttes

USA`s ligi 1400 ettevõtte kommunikatsioonijuhi seas läbi viidud küsitlusest selgus, et üle pooltel juhtudest oli tööajal sotsiaalvõrgustike (Twitter, Facebook, MySpace, YouTube jt)  kasutamine rangelt keelatud. 19% lubas sotsiaalvõrgustikke kasutada vaid tööülesannete täitmiseks ning ainult 10% firmadest võimaldas töötajatele täielikku vabadust.Kuigi Eestis pole taolist uuringut läbi viidud, võib spekuleerida, et meil on numbrid väiksemad ja tõsiseid piiranguid viivad sisse vaid üksikud suuremad ettevõtted. Aga võib olla vaid aja küsimus, kui tööefektiivsuse koondnime all hakatakse siingi piiranguid jõulisemalt sisse viima.

Halb üllatus selgest taevast.

Eile kirjeldas üks tuttav tema töökohas kehtestatud internetipiiranguid (vahemärkusena, et ta töötab ühes finantsettevõttes, mille harukontorid on mööda maailma laiali). Tema koos teiste  töökaaslastega hakkas piiranguid avastama töö käigus. Üks soovis lugeda online väljaandeid, kuid ei pääsenud neile ligi. Teine proovis siseneda Facebooki, kuid internetibrauser keeldus koostööst. Sarnased blokeeringud oli seatud Twitterile, Orkutile, LinkedIN´ile ja YouTube`ile.

Kindlasti on nimekiri pikem, sest kanalite populaarsus varieerub riigiti, kuid  tuttava jutust jäi mulje, et tema töökohas on internet vaid meilide alla-ja üleslaadimiseks. Alguses tundus see  neile sisemise IT-probleemina, kuid hiljem hakkas brauser kuvama hoiatust, mis andis mõista, et leheküljele ligipääs on tööandja poolt blokeeritud.

Sotsiaalvõrgustike ja mitmete internetilehekülgede keelustamine on tekitanud välismeedias ärevaid diskussioone. Vestluse osapooli on mitmeid. Osa ettevõtte juhte peavad piiranguid vajalikuks, kuna see võimaldab alluvatel efektiivsemalt töötada. On ju ilmselge, et paljudelt internetikasutajatelt röövib märkimisväärse aja Twitterisse tekstide toksimine, Facebooki staatuse uuendamine või blogide lugemine. Teine seltskond juhte (seal hulgas ka kommunikatsioonijuhid) tunnetab sotsiaalvõrgustike vajalikkust ega kiida piiranguid täielikult heaks. Nende meelest on targem mõelda töötajate seas mõistliku internetikasutuse mõtteviisi kommunikeerimisele kui lehekülgede blokeerimisele. Kõige lõpus on töötajad, kelle pärast neid piiranguid vastu võetakse. Töötajad jaotuvad leeridesse vastavalt juhtide mõttemaailmale.

Piirangutega või piiranguteta?

Sotsiaalvõrgustikud on väärtuslikud  kommunikatsioonitööriistad, mille oskuslik kasutamine annab ettevõtte lisaväärtust. Kui ettevõtte juhtkond ei näe sotsiaalvõrgustikes liitlast, siis pole muud soovitust, kui enne piirangute sisseviimist mõtle hoolikalt läbi, kuidas seda töötajatele kõige paremini kommunikeerida/põhjendada. Vastasel juhul teevad piirangud ainult kahju.

Juhtidele, kes on internetile ja uutele kommunikatsioonikanalitele rohkem avatud, on soovituslik sisse viia sotsiaalvõrgustike tööajal kasutamise juhised, mis jätab alles kasutusloa, kuid seab töötajatele ette raamid.

Eestis tegutseb ligi 30 töötajaga IT-firma kohandas enda ettevõttes sobivaks internetist leitud sotsiaalvõrgustike kasutamise juhised (Google: social media guidelines). Reeglite kohandamise juures olid kõik töötajad, kes said oma arvamuse sekka öelda. Tänaseks on neil väärtuslik dokument oluliste  punktidega, millest kõik töötajad kinni peavad ja hea esindatus sotsiaalvõrgustikes. Lisaks kõigele julgustab ettevõtte juht töötajaid tööülesannete kõrvalt (siis kui võimalik ja muu töö tehtud) blogima, erialafoorumites täisnimega sõna võtma ja monitoorima ning jagama internetist nende ettevõtte kohta käivat informatsiooni.