Ettevõtja, küsi raamatupidajalt juhtimisaruandeid

Võtame kasumiaruande, vormistame ehk veidi erinevalt ja võrdleme tegelikke tulemusi eelmise aasta sama kuuga ja eelarvega. Teeme sama ka kumuleeruva tulemusega (nt märts ja lisaks jaanuar-märts tulemus).

Selgema ülevaate saamiseks joonistame ka paar graafikut, näiteks käive ja EBITDA (ärikasum enne amortisatsioonikulu), viimased 18 kuud tegelik vs. eelarve.

Suurema ettevõtte korral kasutame ka kuluarvestust ja jagame tulud/kulud lisaks ka üksuste või oluliste toodete lõikes mõneks alamjaotuseks. Eelarved koostame samuti samas jaotuses, et oleks võrreldav. See annab selgema pildi, kuidas ettevõtte erinevatel osadel läheb võrrelduna planeerituga.

Selline lähenemine sobib hästi stabiilses ettevõttes, kus müük kasvab rahulikult 5–10% aastas ja peamiseks teemaks on eelarve kaudu kulude kontrolli all hoidmine.

Kui eesmärk on aga kiire kasv või ettevõtte tegevuse arendamine/muutmine, siis jääb sellest infost väheks. Sellisel juhul tuleks kasutada hoolega valitud mõõdikuid (ehk KPIsid). Mõõdikute teema on populaarne eeskätt (suuremate) start-up-ettevõtete seas ja suurtes kontsernides.

Eesmärkide saavutamiseks on vaja ettevõtte tegevust juhtida, selleks on vaja eesmärgi poole liikumist võimalikult objektiivselt mõõta ja kiiret tagasisidet anda, et töötajad ikka õiges suunas tegutseksid. Selleks saamegi kasutada mõõdikuid.

Õigete mõõdikute valimiseks tuleks mõelda:

millised on suurimad eesmärgid (valupunktid-vajadused-probleemid)?millest võiksid need sõltuda?mis võiks olla sellega sobiv mõõdik?

Näiteid

Majutusettevõte soovis rohkem kasumit teenida. Pärast uurimist ja arutelu leiti, et kaks kõige olulisemat tegevussuunda oleks vähendada vabade tubade arvu (kuna püsikulud olid kõrged, siis ka madala hinnaga välja müüdud tuba oli tulusam kui tühjana seisnud tuba) ja suurendada korduvkülastajate arvu (kuna korduvkülastajad olid nõus kõrgemat hinda maksma). Otsustati rakendada kahte mõõdikut ja hakata neid iga kuu jälgima.

vakantsusmäär = vabade tubade arv / kogu tubade arvkorduvkülastajate osakaal kogu külastajatest

Töötajad said õiguse ja kohustuse aktiivselt vabadele tubadele viimase hetke soodushindu pakkuda, turundajad said ülesandeks hoida kontakti olemasolevate klientidega.

Kasvule keskendunud raamatupidamisteenuse ettevõte jälgib müügitulu töötunni kohta ja uute klientide osakaalu.

Kui eesmärk on kiirendada raha laekumist klientidelt, siis võivad sobivateks mõõdikuteks olla debitoorse võlgnevuse laekumine päevades ja ületähtaegsete nõuete osakaal kogu nõuetest.

Juhtimisaruandluse eesmärk on kinnitada juhtkonnale, et kõik edeneb vastavalt plaanidele, või tuua välja konkreetsed tegelemist vajavad probleemid. Head juhtimisaruanded annavad sulle võimaluse teha otsuseid andmete alusel, mitte kõhutunde järgi.

Juhtimisaruandlus ei pea koosnema 200 PowerPointi slaidist või 10 hiigeltabelist. Enamasti piisab täiesti mõneleheküljelisest aruandest: kokkuvõte, mõni graafik ja mõni lisatabel, ainult kõige olulisem info. Sellist lahendust võiksid kasutada märksa enamad ettevõtjad kui siiani.

Allikas: Pilvebüroo