Uus koosoleku juhtimise lahendus koostab otsustest automaatselt protokolli ja tõlke

„Oleme Riigikogule koosoleku juhtimis- ja hääletussüsteeme arendanud 1990. aastate lõpust ning laiendanud toodet ka teistele huvigruppidele. Hiljuti tulime välja veebipõhise koosoleku juhtimise lahendusega, mille üheks osaks on kohalike omavalitsuste ning ettevõtetele suunatud koosolekute süsteem. Tarkvara on sobilik erinevatele koosolekutele, sealhulgas aktsionäride koosolek, juhatuse, nõukogu või meeskonnakoosolekud. Otse programmis saab teha osalejate kohalolekukontrolli, esitleda koosoleku päevakorda ja läbi viia esinemisi, korraldada nii avalikke kui ka salajasi hääletusi ning koostada automaatselt koosoleku protokolle,” tutvustab Ektaco tarkvara ärisuuna juht Risto Tamme.

Tamme nendib, et tehisintellekti kasutamine protokollide koostamisel, transkribeerimisel ja tõlkimisel on näidanud väga häid tulemusi. „Esimeste testide tulemused on olnud suurepärased. Mitmetunnistest koosolekutest saab nüüd AI abiga ülevaatliku kokkuvõtte kõige olulisemast ning vajadusel saab seda hiljem korrigeerida.”

Uus koosoleku pidamise lahendus võimaldab korraldada ka hübriidnõupidamisi, kus osad inimesed on reaalselt kohal ja teised osalevad veebi teel. „Päevakorrapunktid on aga kõigil ühesugused ees ja selle külge on liidetud ettekandja või kaasettekandja presentatsioon või muud seotud dokumendid. Kõnepidamine ning küsimuste esitamine käib konkreetse, reaalajas moodustuva järjekorra alusel. See annab võimaluse kõigil sõna võtta ning samas välistab üksteisest ülerääkimise, hoides distsipliini,” selgitab Tamme. „Lahenduse esimene versioon oli meid mõeldud avalikule sektorile, kuid tänaseks on fookus laienenud ka teistele asutustele ning ettevõtetele ja huvi on üles näidanud samuti näiteks korteriühistud ning mittetulundusühingud.”

Kõige suurem kasu tuleb aga sellest, et kaob protokollija tuim töö. See tähendab, et senised protokollide koostajad saavad oma tööaega kasutada oluliselt kasulikumalt ning peale selle pakub lahendus ka kokkuvõtetest tõlgete tegemise võimalust. „Lisainvesteeringuid ja eraldi seadmeid koosoleku pidamise süsteem ei vaja, see on kasutatav nii nutitelefonis, nutitahvlis kui ka tavalises arvutis ning erinevatel platvormidel nagu iOS, Windows või Android. Väga edukalt saab integreerida koosolekusüsteemiga dokumendihaldustarkvara Amphora, vajadusel ehitame liidestusi ka teistele tarkvaradele,” räägib Tamme.

Ta lisab, et näiteks paljudest volikogu koosolekutest või aktsionäride üldkoosolekutest tehakse veebiülekanded, et töö läbipaistvust kasvatada. Ektaco lahenduse puhul saab panna ka näiteks hääletuse suurele ekraanile kõigile nähtavaks.

Rakenduse hinnastamine käib osalejate arvu põhjal ning on mugavalt ja taskukohaselt kuupõhine. Välja ostma ei pea seadmeid ega tarkvara. Andmed talletatakse turvaliselt pilveserveris.