Saatke arve e-postiga

Eesti ärisuhtluses on sügavalt juurdunud arusaam, et arve tuleb kliendile saata paberil, postiga, allkirja ja pitsatiga varustatuna. Äärmisel juhul aktsepteeritakse faksiga saadetud arvet tingimusel, et originaal postiga järele saadetakse.

Tegelikult kõrvaldati juba ligi aasta tagasi takistus arvete lähetamiseks muus meedias peale paberi ja postipoisi, kui riigikogu kõrvaldas käibemaksuseadusest sätte ?arvel peab olema märgitud kaupa või teenust müüva füüsilise isiku või juriidilise isiku esindaja allkiri?. Raamatupidamisseadus ei ole kunagi midagi rääkinud arve allkirjastamisest, vaid käsitleb raamatupidamise algdokumente ? arve on lihtsalt üks paljudest raamatupidamise algdokumentidest. Algdokumendi kohta ütleb raamatupidamisseadus selgelt, et allkiri või allkirjad on kohustuslik rekvisiit. Oluline on aru saada, miks ja sellest tulenevalt, kelle allkiri peab algdokumendil olema. Seaduse § 8 lg 1 ütleb: ?Raamatupidamisarvestuse algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid: ... 6) allkiri (allkirjad).? Majandustehingu toimumist saab kinnitada ainult raamatupidamiskohuslase volitatud isik. Arve esitaja ei saa kuidagi kinnitada arve vastuvõtja raamatupidamisele, et majandustehing on tõepoolest toiminud ? seda saab teha kumbki tehingu osapool oma raamatupidamisele.

Piisab, kui arve esitaja allkirjastab arve enda raamatupidamise jaoks ja saadab teele teise koopia, kus pole allkirja ega pitsatit. Vastuvõtja allkirjastab selle enda raamatupidamise tarvis ja majandustehingu toimumine ongi mõlema osapoole juures leidnud kinnitust. Kontrollisin toimingu seaduslikkust EV Raamatupidamise Toimkonnast. Toimkonna esinaine Rita Ilisson kinnitas, et ei ole mingit alust nõuda arve esitajalt, et arvel peab olema esitaja allkiri, pitsatist rääkimata.

Kui see tõsiasi on omaks võetud, ei ole mingit takistust astuda järgmised sammud, mis aitavad üsna palju kokku hoida firmade tööaega ja raha. Arveid ei ole vaja postitada, täiesti seaduslik on saata arve e-postiga või faksiga, hoides iga arve pealt kokku 6?10 krooni. Kaasaegne majandustarkvara muide võimaldab arveid e-postitada suurima iseenesestmõistetavusega. Kindlasti ei teki ühelgi arvutit omaval firmal raskusi *.rtf-formaadis saadud arve väljatrükkimisega, sest seda formaati oskavad lugeda ja trükkida kõik Wordid ja Excelid.