Konverentsiturismi edu tagab koostöö

Edu konverentsiturismi arendamisel tagab oskus luua kvaliteetseid teenuseid võimalikult ?avara pilguga?. Tuleb kasutada maksimaalselt ära oma olemasolevaid võimalusi ja pakkuda klientidele lisateenuseid. Näiteks hotelli koosolekuruumi saab töögrupiruumina pakkuda lähedal asuvale suuremale konverentsikeskusele. Hotell, kellel omal vajalikke ruume ei ole, saab konverentsiruumina pakkuda lähedal asuvat kultuurikeskust või muuseumi. Lisaks on tähtis põnevate meelelahutusvõimaluste arendamine, et sisustada konverentsikülaliste vaba aega. Positiivne näide selles osas on Roosta Puhkeküla, kes on välja arendanud laia valiku meelelahutusvõimalusi.

Konverentsid on erinevate nõudmiste ja vajadustega, mistõttu on teenuste pakkumisel oluline paindlikkus. Kõik kvaliteetsed teenused ja põnevad tooted jäävad aga kasutamata, kui info nende kohta ei liigu. Aktiivseks info levitajaks saavad olla ettevõtjad ise. Aktiivsus ei tähenda rohkelt kallist reklaamipinda klantsväljaannetes, vaid pigem on vaja ?olla õigel ajal õiges kohas?, et konverentsi toimumiskohta valiv klient teieni jõuaks. Aktiivne enda tutvustamine hõlmab teabe edastamist turismiinfopunktile, regiooni turismiagentuurile, konverentsiteenuse pakkujatele, turismifirmadele. Samuti oma kodulehekülje loomist ja arendamist, võimalusel ka infoportaalidesse ülespanekut. Aadressil www.konverents.ee on konverentsikeskkond Konverentsimaailm, mis on infokanaliks konverentsiturismiga tegutsevatele ettevõtjatele. Trükiste loomine ja reklaami avaldamine on oluline, kuid kindlasti on vaja enda aktiivsust, et leida üles kõige õigemad väljaanded ja nutikamad lahendused sõnumi edastamiseks.

Konverents on justkui erinevatest lülidest koosnev ahel. Konverentsil osaleja hindab tervikpilti ja seetõttu on teenusepakkujatel oluline läheneda konverentsile kui tervikule ja teha omavahel koostööd. Näitena tooksin Sakala Keskuse kontaktid lähedal asuvate hotellidega, kellega tehakse koostööd, kui töögrupiruume läheb vaja rohkem, kui Sakala Keskuse majas pakkuda on. Koostöö võib hõlmata saabumisaegade täpsustamist transpordifirmaga, et toad õigeaegselt valmis oleksid või neid hilisest saabumisest teadmata ära ei antaks. Samuti hotellipoolset menüüde kooskõlastamist konverentsikeskuse toitlustajaga, et konverentsil osaleja ei peaks kanafileed sööma nii lõuna- kui ka õhtusöögiks.

Konverentsi teenindamise kvaliteedi tagamiseks on oluline meeles pidada, et ettevõtte oma teenused oleksid maksimumkvaliteediga. Kõike ei pea ega saagi ise teha. Ahelas on lülisid, mille puhul on targem teha koostööd ettevõtetega, kes osutavad majutusasutuse või konverentsikeskuse ampluaast välja jäävaid teenuseid. Näiteks ei ole vaja omada video-data projektorit, kui sellele on kasutust vaid paar korda kuus.

Frensi kogemustest tooksin näitena koostöö reisibüroodega transpordi ja ekskursioonide korraldamisel. Või olukorra, kus klient vajab osalejate eelregistreerimist, mis aga ei kuulu hotelli tegevuste hulka ja mille puhul on Frens abiks, sest oleme keskendunud sekretariaadi teenuse osutamisele.

Turismiettevõtjate vahelise koostöö puhul ja kontaktides riigistruktuuridega on oluline turismiettevõtjate enda initsiatiiv. Konverentsiturism toob kindlasti kasu, kui suudame oma potentsiaali arukalt realiseerida.