Jälgima peaks kõiki kolme infoga seotud tegevust

Kuid olenemata sellest, mida keegi ettevõtte sisekommunikatsioonina näha tahab, on kõige olulisem informatsioon ise.

Organisatsiooni efektiivseks toimimiseks ja progressiivseks arenguks on vajalik jälgida kolme infoga seotud tegevust. (vt tabelid)

Niikaua, kui kõrval kirjeldatud kolm põhistaatust pole paigas, on üsna ükskõik, kuidas töötajad sisekommunikatsiooniga tegelevad. Ei aita internet, intranet, koosolekud, siselehed ega muu. Tööalast teavet võib edastada käskjala või ruuporiga, peaasi, et oleks järgitud kolme ?õige? reeglit.

Selleks, et sisekommunikatsioon saaks toimida, tuleb firma juhtkonnal läbi viia mõned analüütilised tegevused. Esiteks selgitada välja, millist infot vajab töötaja oma töös (ja millist ei vaja). Seda tuleb teha kõikidele positsioonidele ning fikseerida kirjalikult. Järgmisena tuleb välja selgitada, milline vajalikust infost on olemas ja milline mitte. Seejärel saab hinnata, kuivõrd ressursimahukas on puuduva info saamine, ja otsustada, kas ressursi eraldamine on õigustatud. Välja tuleb töötada struktuur, kes mis infot töötleb ja kes kellele edastab ning kuidas info saaja infot kasutab. Lõpuks tuleb välja töötada, mis ajal info haldajat vahetab. Sellise kirjalikult fikseeritud analüüsi tulemusena hakkab ilmselt üldmahus liikuma vähem infot kui enne, kuid palju rohkem kasulikku infot.

Kui eelnev analüüs on tehtud, siis on alles aeg otsustada, milline on parim viis info edastamiseks. Ehk alles nüüd on aeg innovatiivseteks tehnoloogilisteks lahendusteks, värvilisteks siselehtedeks jms.

Suur osa organisatsiooni probleemidest tekib informatsiooni liikumise tõrgete tõttu. Edastamist vajav informatsioon kas moondub, takerdub osaliselt, sumbub kogu mahus või puudub üldse. Niisuguste olukordade tekkimise põhjuseid on mitmeid, kuid üldiselt peaks peeglisse vaatama ka tegevjuht. Mitmed tippjuhid on mulle väitnud, et infoliikumise temaatika on nende ettevõttes kas sisekommunikatsioonijuhi, IT-inimeste või hoopis kellegi kolmanda ülesanne. Tegelikult on aga informatsioon tänapäeval võtmeteema ning infotõrked on paratamatult ka tippjuhi tegematajätmine. Ülesandeid võib delegeerida, kuid enne peab juhil endal olema selgus eesmärkides.

Tihtipeale käsitletakse infoliikumisena vaid ülemuse korraldusi alluvatele (liikumine ülevalt alla). Tõsist tähelepanu tuleb aga pöörata ka sellele, kuidas info alt üles liigub ja milline on infovahetus horisontaaltasanditel ehk üksuste vahel. Kindlasti ei tohi põhiline informatsioon tööprobleemidest levida suitsunurga kaudu ja tähtsad firmauudised õlleklaasi ääres. Juhtkonna ülesanne on luua firmas baas ja süsteemsus ning näidata, kuidas informatsioon peab õigesti liikuma.

Firma juhtkond peaks edastama alluvatele informatsiooni ka firma perspektiividest ja arengunägemusest. Kuulama peab töötajate arvamusi firma töökorralduse ja infoliikumise kohta, sest töötajatel on väga palju häid ideid ja nad näevad paljusid asju teisiti kui juhtkond.