Kaugtöötajad vajavad aeg-ajalt ka näost näkku kohtumisi

Ühes ruumis või kontoris koos töötades aetakse mõned asjad korda teise laua juurest läbi põigates või koridoris juhuslikult kohtudes. Head suhtlejad valivad hetke, millal kaastöötajalt infot küsida või probleemset teavet edastada. Järeldused tehakse pigem kehahoiaku ja pilgu ning ruumis valitseva õhkkonna järgi. Osa tööks vajalikust infost koguvad kontoritöötajad pooljuhuslikult: silmi ja kõrvu lahti hoides ja teiste jutukatkeid kuulatades. Kaugtöötaja on sellistest võimalustest ilma jäetud. See võib tekitada tõrjutuse tunde ja viia töövõimet halvavate kahtlusteni oma võimekuses.

Juhi roll on hoida kaugtöö tegija kursis värske info ja teiste tegemistega. Oluliselt kasvab siseneti osakaal. Enamik seal edastatavast teabest peaks olema täpne ning konkreetne. Kuid puududa ei tohiks ka taustu selgitav ning meeleolu loov osa. Siseneti külastamine võib siiski jääda fragmentaarseks või pealiskaudseks (nagu ajalehtede lugeminegi). Nii võib osa kiiruga loetud infost märkamata jääda ning teine osa sootuks ununeda. Emotsionaalse laenguta teabe korral on raske eristada olulist ebaolulisest. Seetõttu ei kompenseeri virtuaalne suhtlemine meie päevil veel enamasti silmast silma kohtumisi.

Kaugtöö tegijate informeerimine ja nendega nõu pidamine nõuab juhilt teistsuguseid oskusi (võrrelduna lähitööga kontoris). Meilide edastamisel tuleks kaaluda nende saatmist korraga kõigile, keda see vähegi puudutab, samuti tuleks kaaluda virtuaalsete nõupidamiste keskkonna rakendamist. Enam tuleks korraldada koosolekuid, ajurünnakuid, infotunde jms.

Teiste tuge ja näost näkku tagasisidet sunnivad otsima olukorrad, mis nõuavad muutumist või sisaldavad üleskutset tegutseda senisest erinevalt. Kui pea on tühi ja pole ideid, kuidas olukorda lahendada, siis on kasulik koguda informatsiooni. Otsestest allikatest ehk teadjatelt saadav info tundub inimestele enamasti usaldusväärsemana kui loetud info. Seda isegi siis, kui nähtu ja kuuldu sisaldab vähem fakte ja tõestusi kui kirjutatud tekst.

Seetõttu vajavad kaugtöötajad regulaarseid infokoosolekuid märksa enam kui lähikontori töötajad.

Uus töötaja või uuele ametipostile suundunud vana töötaja vajab juhiga silmast silma kohtumisi enam kui see isik, kellel asjad juba laabuvad.

Kodutöötajad peaksid regulaarselt silmast silma suhtlema, kuid sagedus sõltub töö iseloomust ja hetkevajadusest. Vahetu kohtumine on vajalik, et edastada olulist infot nii, et kõik seda võimalikult sarnaselt mõistaksid, tekiks arutelu, jõutaks ühiste seisukohtadeni. Mida keerukam info, seda suurem kohtumisvajadus. Meeskonnavaimu kujundamisel ja hoidmisel annavad sellised kohtumised olulise efekti, ehkki see ei pruugi konkreetsetes tegudes avalduda.

Äripäeva 16-liikmeline rubriigitoimetus kohtub kaks korda kuus. Esimesel korral räägib peatoimetaja kirjastuse uudistest, teisel kogunemisel annab iga toimetuse liige aru oma olulisematest tegemistest, koos arutatakse kogu toimetust puudutavaid küsimusi, mille arutelu kirja teel oleks kohatu. Väiksemates gruppides kohtutakse sõltuvalt töö hetkeiseloomust tihedamini ning vajaduse määrab töölõigu juht.

- Jarno Lindve, EMT regionaalne koordinaator

EMT regionaalsed kliendihaldurid on töötanud kodu- ja mobiilse kontori tingimustes üle kolme aasta. Kuna kõik regionaalsed kliendihaldurid tulid väljastpoolt telekommunikatsioonisektorit, siis pärast väljaõpet käisime algselt Tallinnas koos kord nädalas. Praeguseks oleme seda korda pisut muutnud ? põhjuseks eelkõige läbisõidetud kilomeetrite ja autos veedetud aja ebanormaalne suhe kliendisuhtluseks jääva ajaga. Üldkoosolekutel käime nüüd kõik üle nädala ja suviti, kui äritegevus soikub, siis veelgi harvem. Tallinnas olemise päeva planeerime alati tihedalt täis ? päeva sisuks nõupidamised, koolitused, arutelud, tehnikahooldused ja varude täiendamine laost.

Kuna kommuniaktsioonivahendid on meil tipptasemel, siis suhtleme omavahel regioonides ja ka Tallinna kolleegidega päris palju, olles kohati paremini informeeritud kui inimesed peamajas. Samuti suhtleme päris palju pool- ja mitteformaalselt kliendiüritustel, sünnipäevadel jms.