Õnnestumise tagavad kindlad partnerid, koostöö ja lennukad mõtted

Eesti Konverentsikeskus OÜ juhi Urmas Kõivu sõnul on tehnika ja toitlustamise valiku puhul kõige olulisem, et tehnika peab töötama ja toit olema maitsev. Tema hinnangul ei saa aga keerulisemate konverentside puhul ruumide pakkujaid usaldada, võib-olla ainult Tartu Vanemuise kontserdimaja ja Pärnu kontserdimaja personali. ?Hotellide konverentsikeskuste personal paistab silma erilise asjatundmatusega, samuti on hotellide konverentsitehnika väga vilets,? ütleb Kõiv. ?Mikrofonid vilistavad, projektorid pole juhitavad, videomakid on ühes nurgas, tehnik teises nurgas, valgustaja on alati kuhugi kadunud, segadus on tohutu.? Urmas Kõivu sõnul on kõige hullem see, et probleem kestab juba aastaid ning paranemise märke pole. ?Meie üldjuhul läheme sellistesse kohtadesse täiesti oma tehnika ja meeskonnaga,? ütleb ta ja lisab, et lihtsamate seminaride korraldamisel probleeme pole, kuna seal pole tehnikat ja tehnikuid eriti vaja. ?Olen veendunud, et Eestis on ainult kolm professionaalset konverentsitegijat, kellelt mina telliksin teenust ? need on Eesti Konverentsikeskus, Äripäeva seminarid ja Pärnu Konverentsid. Neid ma usaldan ja soovitan ka teistele.?

Kontakt Konverentsid OÜ tegevjuht Juuli Laanemets ütleb, et väga tähtsal kohal on koostööpartnerite valik. ?Esmakordselt kellegagi koostööd teha on alati väga riskantne, peab olema valmis kõike ise üle kontrollima,? tõdeb ta. ?Tehnika on mõttekas võimalikult varakult ära tellida, vähemalt kuu aega enne üritust, vastasel juhul võib see juba olla kellelegi teisele välja laenutatud.?

Väga mugav on korraldada konverentse ja seminare konverentsikeskustes, leiab Laanemets. ?Samas mõjuvad need väga sarnaselt. Kui aga eelistada põnevamaid paiku, siis ei saa tehnilise poole suhtes samaväärselt kindel olla. Näiteks oleme küll korraldanud üritusi erinevates mõisates, aga oleme siis kogu tehnilise poole võtnud enda peale.? Siiski on see Laanemetsa arvates igati ära tasunud. ?Eriti suviti on hea mitmepäevaseid üritusi korraldada kusagil maakohas, kus saab inimestele ka õhtuti pakkuda mingeid võimalusi lõõgastumiseks,? leiab ta. ?Kindlasti annab see üritusele palju juurde.?

Äripäeva seminaride ja konverentside osakonna juht Ingrid Sieberk kinnitab, et kõige lihtsam on konverentsi pidamiseks valida konverentsikeskus. Äripäeva seminarid ja konverentsid toimuvad põhiliselt Radissoni ja Olümpia hotellis. ?Meil on leping mõlema keskusega ning broneerime kuupäevad terveks aastaks ette. Meil toimub umbes 60?70 üritust aastas ning kui hakkaksime kohavalikule mõtlema 1?2 kuud enne üritust, siis võib see kujuneda lausvõimatuks,? selgitab ta. ?Kõik peab sujuma ning saali, tehnika ja toitlustuse valik on väga oluline. Samuti parkimiskohad ? näiteks rahvusraamatukogus on väga ilus saal, aga autot pole seal läheduses kusagile panna.?

Sieberk loetleb, et saalis on olulised õhustik, toolide ja laudade olemasolu. Üritused on väga praktilised ja osalejatel peab olema võimalus märkmeid teha. Eriti talveperioodil on tähtis ka garderoob. ?Mis puutub toitlustusse, siis oleme suurürituste korral uurinud mitme juhtiva catering-firma pakkumisi ning teinud siis nende hulgast valiku. Toidu kogus tuleb väga täpselt välja arvestada, et seda poleks liiga palju ega ka liiga vähe. Selles osas tuleks usaldada catering-firmat,? avab Äripäeva seminaride ja konverentside osakonna juht.

Tallinna Konverentsid OÜ direktriss Ülla Mägi tõdeb, et nemad korraldavad üritusi enamasti teada-tuntud konverentsikeskustes, mida võib läbinisti usaldada. ?Kindlasti peab korraldaja ruumi enne üritust nägema ja seal kõik mõttes läbi mängima ? kuhu külalised oma autod pargivad ja riided panevad, kus toimub registreerimine, liikumissuunad ja trajektoorid,? usub Mägi. ?Ruumide pakkujad hindavad sageli oma ruumide mahutavust üle. Tihti vaatan mõnelt kodulehelt, et mahub 100 inimest, kohale minnes aga selgub, et üle 70 pole sinna kuidagi võimalik mahutada. Arvestama peaks sellega, et Eesti inimesed ei taha istuda tihedalt üksteise kõrval, eriti kui üritus kestab terve pika päeva.? Mägi sõnul korraldavad nad seminare põhiliselt klassiruumi stiilis laudadega auditooriumides, kuna need on tõsised õppimise üritused. ?Konverentsid toimuvad meil aga enamasti banketi stiilis, inimesed istuvad viie kuni kaheksakesi suurte ümmarguste laudade taga,? selgitab Mägi. ?Nii saavad nad omavahel tuttavaks, laudkondades sõbrunetakse palju kergemini kui lihtsalt kõrvuti istudes.?

Catering-firma puhul on Mägi hinnangul oluline avatus, suhtlemisvalmidus ja soov teenindada. ?Toit on väga keeruline teema, sest nii palju, kui on inimesi, on ka erinevaid maitseid,? ütleb Mägi. ?Konverentsikorraldaja peab leidma toidud, mis sobiksid kõigile. Vaatame menüüd alati sellise pilguga, et igaüks midagi enda jaoks leiaks, ning erisoovidega inimesed saavad oma valiku ka registreerimislehel ära märkida.?

Pärnu Konverentside juht Toomas Tamsar ütleb, et nende ettevõte hoiab toitlustuse ja tehnika küll heal tasemel, kuid see ei ole väärtus omaette. ?Meil pole huvi kulutada suuri summasid tohutu tehnika- ja lava-show peale, kuna meie konverentside väärtus seisneb muus,? sõnab ta. ?Inimesed peavad saama kõhu korralikult täis, aga mingeid suuri vigureid pole mõtet üritada, sest see viiks osalejate mõtted seminarilt lihtsalt kõrvale.?

Tehnika valikul on Tamsari arvates oluline, et ürituse sõnum ja sisu jääksid kõlama. ?Vahel juhtub, et ka esinejad püüavad oma etteastet visuaalselt võimalikult nauditavaks teha, see on aga riskantne,? ütleb ta. ?Näiteks võib võimas pildi-show tõmmata tähelepanu kõrvale sellelt, mida räägitakse, ning osalejatele jääb meelde pilt, mitte aga esineja sõnum. Sama kehtib ka võimsate tulevärkide ja muusika kohta ? olemise teeb see küll lahedaks, aga meelde jääb vale asi.?

Teine suur oht on Tamsari arvates see, et mida keerulisem on programm või lava-show, seda suurema tõenäosusega võib tehnika alt vedada. ?Meie soovitaks esinejatele teha programmid võimalikult lihtsaks,? ütleb ta. ?Meil oli kord kogemus, kus slaidiprogramm oli kokku pandud reklaamibüroo poolt ning esineja ei saanud seda ise muutagi. Programm jooksis lihtsalt kinni, kuid õnneks oli esineja tubli ja rääkis oma jutu ilma slaidideta lõpuni.?

Tamsari arvates võib partnerit usaldada siis, kui oled temaga piisavalt kaua koostööd teinud. ?Vastasel juhul võib juhtuda, et räägite erinevat keelt,? arvab Tamsar. ?Kuni koostöö pole selgelt sisse töötatud, tuleb kõike kindlasti üle kontrollida. Eestis saab konverentside korraldamisel tehniliste partnerite kompetentsiga arvestada küll ? enamik neist tunneb oma tööd. Oluline on näha neis partnereid, mitte lolle tehnikuid või saalikorraldajaid.?

Tamsar ütleb, et saal, tehnika ja toitlustamine peavad olema laitmatud. ?See on osa meie kaubamärgist,? toonitab ta. ?Aga mitte mingil juhul ei ole need asjad meie jaoks kõige olulisemad. Nende asjade mittekorrasolek toob kaasa rahulolematuse, aga korrasolek veel rahulolu ei too.?

Tamsari sõnul on Pärnu Konverentside üritustel tehnilisest korraldusest väga palju olulisemaid asju ? sisu, keskkond, osalejate mõttepinge jne.

Eesti suurimate konverentsikorraldajate hinnangul pole konverentsiturg küll pilgeni täis, kuid löögile pääsevad siiski vaid originaalset ja uut pakkuvad ettevõtjad.

?Lihtsalt korraldajaks hakata ma kellelgi ei soovitaks, võib nälga jääda,? ütleb Eesti Konverentsikeskus OÜ juht Urmas Kõiv, kelle hinnangul on konverentsi- ja seminarikorraldajate turg üsna täis, kuna konverentse korraldatakse iga päev ja korraldamise teenus on suhteliselt odav. ?Tellijad vajavad terviklahendust, terviklahenduse pakkumine vajab kogemust, kogemus tuleb aga ajaga. Jälle jõuan nende kolme konverentsitegija juurde, kellest ennist kirjutasin ? nendel on pikaajaline kogemus, läbielatud õnnestumised ja ebaõnnestumised, nende nõuandeid võib usaldada.? Ülejäänud üritajaid võrdleb Kõiv algajate autojuhtidega ? metsa vahel aeglaselt sõites saavad hakkama, kui aga tekib keerulisem olukord, siis on kohe avariioht.

?Uus tegija peab mõtlema, et korraldamine pole väärtus, väärtus on ... las uued tulijad ise kogevad, mis on väärtus, mis mina ?vanem mees? hakkan nendele seda ette ütlema,? sõnab Kõiv. ?Igal juhul on mõtet tulla värske ja huvitava ideega, siis on vanadel kaladel ka põnevam võistelda. Olemasolevaid tegijaid järele ahvida pole mõtet, ahve konverentsiturg ei vaja.?

Kontakt Konverentsid OÜ tegevjuhi Juuli Laanemetsa arvates on uustulnukate põhiprobleemiks nende ebarealistlikud soovid. ?Tahetakse olla kohe esimene või siis vähemalt teine,? räägib Laanemets. ?Tihtipeale on neil utoopilised ootused ka külastajate või osalejate arvu suhtes. Tuleks endale selgeks teha, et kõike ei saa kohe korraga, vaid arenetakse tasapisi ja läbi pikaajaliste töökogemuste.? Tallinna Konverentsid OÜ direktrissi Ülla Mägi meelest pole korraldajate turg liiga täis. ?Kellel ikka head ideed ja soov neid ellu viia, küllap need turule ära mahuvad,? usub Mägi. ?Uusi tuuli vajatakse ikka ja selge, et neid ka tuleb. Konverentsid on ühed kõige lihtsamini tehtavad üritused ning mitte ka kuigivõrd kapitalimahukad.?

Mägi arvates pole sugugi raske mõelda välja mingi idee ja see ühe korra ka ellu viia. ?Esimest korda on väga lihtne teha, aga tuleks mõelda ka sellele, kas suudad viis või kümme aastat teha seda ühte konverentsi nii, et see klientidele huvi pakuks,? kinnitab Mägi. ?Ühekordsete projektide tegijaid on olnud väga palju, aga vähesed neist suudavad pikemat aega vastu pidada ning äratada inimestes piisavalt huvi, et korduvalt osaleda.?

Ka Pärnu Konverentside juht Toomas Tamsar arvab, et turg ei ole täis. ?Jaekaubanduse juhid ütlevad, et nende turg on täis, mobiilioperaatorid samuti ? ja uusi tegijaid mahub ikkagi. Eks ta raske on kindlasti, kuna Eestis juba on kolm suuremat tegijat olemas, aga kindlasti ei tähenda see, et uutel poleks võimalik tulla,? leiab Tamsar. ?Vaja on vaid pealehakkamist, mõistust ja teotahet. Uutele üritajatele ütleksin veel, et kõigepealt tuleb mõelda, kuidas luua erilist atmosfääri, mitte aga toidule või tehnikale, kuna need on kohustuslikud niikuinii.? Äripäeva seminaride ja konverentside osakonna juhi Ingrid Sieberki hinnangul on konverentsikorraldajate turg kasvav, palju on üksiküritajaid, kes teevad mingi ühekordse projekti ja solgivad turgu päris korralikult. ?Nende ebaõnnestunud üritus heidab halba varju meile kõigile,? tõdeb ta.