Peo korraldamine nädalaga

"Head asja võib teha viie minutiga - oleneb, mida keegi heaks peab," tunnistas OÜ Valge Maja tegevjuht Kalle Kõiv. "Kui klienti rahuldab ainult üle ookeani saabuv artist, siis tõenäoliselt (ent mitte alati) tuleb sellest loobuda. Kui aga hinnatakse kodumaiseid tegijaid, siis siin on alati keegi saadaval."

Sellistes kriisiolukordades tuleks endale hästi selgeks teha, miks on sündmuse korraldamine hädavajalik ja millist kasu see toob.

Viimasele hetkele jätmine on ebamugav. "Keskendugegi sellele kasule, mida teie kiire tegutsemine tuua võib," rääkis Kõiv, kuid rõhutas siiski, et vahel võib asjade viimasele minutile jätmine tähendada artistist, söögist ja peosaalist ilma jäämist.

"Sel juhul ei keela keegi ürituse korraldamist mõnes looduskaunis kohas, näiteks RMK varikatuse all, kus degusteeritakse piduliste endi valmistatud suupisteid auto stereosüsteemist tuleva romantilise muusika saatel," lisas Kõiv.

Üritusturundusettevõtte OÜ Kuusk juhi Aivar Kuuse sõnul ei ole ta otseselt selliste olukordadega kokku puutunud, kus peo planeerimist alustatakse nädal enne selle toimumist.

Küll aga peavad üritusturunduse spetsialistid aeg-ajalt nädal enne sündmuse toimumist aitama ettevõtteid, kes äkki avastavad, et korraldamisega nad oma jõududega paraku hakkama ei saa.

"Paljud juhid ei taju, millist töömahtu ja oskusteavet sündmuse korraldamine nõuab," lausus Kuusk. "Ei saa eeldada, et muidu usin ja krapsakas sekretär omab põhjalikke teadmisi ampritest, kolmefaasilisest elektrist, toidu grammidest ja joogi kogustest."

Ta lisas, et loomulikult saadakse tulekahjude kustutamisega alati hakkama ja ettevõtted aidatakse hädast välja, kuid tegelikult võivad sellised olukorrad olla kehvade tagajärgedega nii klientidele kui ka korraldajatele - võib tekkida halb harjumus korraldamist viimasele minutile jätta.

"Lahendamatuid olukordi ei ole olemas, aga nädalaga sündmuse korraldamine ei ole mugav," ütles Kuusk. "Pealegi tuleks arvestada sellega, et asjade viimasele hetkele jätmine väljendub ka allhangete hinnas."

Kutse saada kuu aega ette. "Kindlasti ei soovita ma oluliste sündmuste korraldamisega viivitada, kuna erinevaid üritusi toimub palju ning vaid paar päeva külalisi sellest ette teavitades ei pruugi paljudel kõnealune päev vaba olla," sõnas ka agentuuri Royal Service juht Priit Mikk.

"Üldjuhul saadetakse kutsed välja kuu enne sündmust. See jätab piisavalt aega saada teada võimalikult täpne külaliste arv," lisas ta.

Kui tõesti on vaja nädalaga midagi korraldada, tasub rahulikult läbi mõelda, mida soovid saavutada ning kas see peab toimuma nädalaga.

Kui soovid mingit sõnumit edastada, tasub kiire ajagraafiku juures tõsiselt kaaluda, kas konkreetse sündmuse korraldamine on kõige õigem. Kontakti hind ürituse korraldamise puhul on suhteliselt kallis ja uisapäisa tegutsedes võib kaotada nii raha kui ka klientide usalduse oma ettevõtte vastu.

Oluline on kiiresti paika panna sisu ja sõnum, mida edastada soovid, ning seejärel leida vahendid (koht, esinejad, tehniline tugi, toitlustaja jms) selle sõnumi edastamiseks.

Kui tõesti peab nädalaga mingit laadi sündmuse organiseerima, siis soovitan pöörduda agentuuri poole, kuna neil on olemas oskusteave ja kontaktid, et panna kokku parim sündmus, mis nii väikese ajaga võimalik on.