Kui masin võtab koormust vähemaks

Samal ajal kui osad jaemüüjad plaanivad üle minna täisautomaatsele süsteemile, plaanib ka Apotheka apteegikett muudatusi, mis hõlbustaks apteekril kauba tellimist, kirjutab 26. jaanuari Äripäev logistika rubriigis.

Apotheka apteegid tellivad kaupa iga päev. Terve Pere Apteegi juhatuse liikme Kristiina Sepa sõnul plaanib Apotheka kaubamärki kasutav apteek uuendada kauba tellimise süsteemi. Et vähendada apteekritele langevat administratiivkoormust ja võimalikke tarneauke. "Uus tellimissüsteem peaks arvesse võtma iga apteegi eripära kauba tellimisel ja jätma apteekritele samas rohkem aega patsientidega tegelemiseks,“ põhjendas Sepp. "Sellegipoolest jääb ravimite tellimuste tegemise lõppvastutus ikkagi apteekrile.“

Sepa sõnul soovitakse apteegi senist statistikal põhinevat tellimissüsteemi muuta kasutajasõbralikumaks ja apteekri aega säästvamaks, mistõttu püütakse leida varasemaga võrreldes innovaatilisemaid lahendusi. "Praegu on kauba tellimisel apteekril abiks statistika, mis on kujunenud vastavalt patsientide nõudlusele ja hooajale. Kuna apteeki ei mahu väga suured kaubavarud, on vaja iga päev, mõnikord isegi mitu korda päevas, kaubavarusid täiendada ja kaupa juurde tellida," selgitas Sepp. "Siit ka vajadus konkreetse kauba, koguse ja õigeaegse tarne järele,“ jätkas Sepp.

Kõike seda on Sepa sõnutsi paralleelselt klientidega suheldes raske hallata. "Kui peab iga päev tuhandeid kaubaridu kontrollima," märkis Sepp. "Leiame, et seda kõike saaks teha innovaatilisi lahendusi kasutades, et ta ei peaks kulutama nii palju aega tellimisele ja kauba otsimisele andmebaasist. Praeguse süsteemi ümberkorraldamisega kaasneks ka kauba parem kättesaadavus ja nn kaubaaukude vähenemine,“ selgitas Sepp. 

Rohkem aega patsiendile

Sepa sõnutsi peab apteegijuhatajate ajakasutus olema suunatud ravimite õigele käitlusele, apteegi töökorraldusele ja patsiendi muredele parima lahenduse leidmisele. "Uued lahendused vähendaksid apteegijuhatajal administratiivse tehnilise töö koormust.“

Sepp on kindel, et suurimad vead, mis uue süsteemi juurutamisel võivad juhtuda, on seotud sellega, et kõik vajadused ei ole vajaliku täpsusega kaardistatud ja otsuseid langetatakse liiga ennatlikult, mitte arvesse võttes kõikide seotud osapoolte vajadusi ja võimalusi. "Peamine fookus tuleb süsteemi muutmise puhul seada kogu protsessi  analüüsile ja eesmärkide seadmisele. Ei tohi mõelda liiga väikses mastaabis,“ märkis Sepp. 

Ka tasub Sepa sõnul kõiki tarneahela protsesse aeg-ajalt üle vaadata, et leida võimalusi uuendusteks, millega tagada oma töö parim võimalik korraldus.

Jaekauplusketi Selver tarneahelas vastutavad tellimuste eest kauplused. "Olenemata tarnemudelist, teevad kõik kauplused iseseisvalt tellimused tarnijatele, arvestades kokkulepitud tellimis-tarnegraafikuid. Senini on niinimetatud tark tellimine meil algfaasis ning käega katsutavaid tulemusi veel ei ole,“ lausus Selveri logistikaspetsialist Liina Prohhorov.

Prohhorovi sõnul jääb tarnijate puhul, kellega on n-ö online’i mindud, kauplusele õigus süsteemi loodud ettepanekuid oma äranägemise järgi korrigeerida. "Protsessiliselt tähendab see kaupluse töötaja jaoks ajavõitu tellimuste tegemisel. Kui seadistused tootepõhiselt on tehtud vastavalt kaupluse soove ning eripärasid arvestades, jääb toote tellimine puhtalt automaatika mureks,“ selgitas Prohhorov. Kaupluse töötajal vabaneb tänu sellele aega tellimuskoguste analüüsilt, mis perspektiivis asendub näiteks parema kaubaväljapaneku tagamisega.

Automaatse tellimuse puhul on Prohhorovi sõnul suurimad riskikohad üllatuslikku laadi. "Üllatuste all pean silmas ootamatuid piirkondlikke rahvakogunemisi, ilmastikutingimusi, mis mõjutavad erinevaid kaubagruppe ning tehnilisi hälbeid, nagu näiteks elektrikatkestus,“ loetles ta.

Komistuskohtadeks uue süsteemi juurutamisel on võimalikud möödapanekud kauba seadistustes. Vale seadistus võib aga tähendada tühja riiulit ning kliendi pahameelt. "Kliendile küll mitte tajutav, kuid kaupluse laotööd vägagi häiriv on kauba ületellimine. Saavutada tuleb kuldne kesktee, tagamaks sujuv kaubavoog,“ jätkas Prohhorov.

Iga komistuskohta uuritakse põhjalikult

Selver on Prohhorovi sõnul targa tellimise süsteemi koostöös arendajaga ise nullist vorminud ning teeb pidevat tööd süsteemi parendamiseks. "Iga komistuskohta, mis tuleb testimisel või kaupluste tagasiside näol välja, analüüsitakse ning püütakse leida parim lahendus," märkis ta. "Tarkvaraliselt oleme leidnud koostööpartneri, kes võimaldab meil olla paindlik kitsaskohtade likvideerimisel,“ lisas Prohhorov.

Eeldatakse tööjõukulu vähenemist, kuid see sõltub täpsemalt sellest, kui kiiresti kaupluses vastutavad töötajad uue süsteemiga harjuvad ning millal hakatakse seda täies mahus kasutama. "Tulevikus, kui töötajad võtavad süsteemi täiel määral kasutusse, sõltub ajaline võit tarnijate sortimendi ulatusest. Töötajad ei pea sellisel juhul tegelema stabiilse müügiga toodete tellimustega, vaid keskenduvad kampaaniakoguste prognoosimisele, üritustega kaasnevatele mahutõusudele ning väljapanekutele,“ täpsustas ta. 

OÜ Pharma Holding juhatuse esimehe Katre Kõvaski sõnul on Südameapteek võtnud suuna patsientide võimalikult personaalsele nõustamisele. "Kui sortimendis on kokku rohkem kui 6000 toodet, siis tellimustega seotud tehniline töö on käsitsi juhitava tellimussüsteemi puhul ääretult ajamahukas ning vead kerged tekkima,“ märkis Kõvask.

Mida automatiseeritum on tellimissüsteem, seda rohkem jääb apteekril aega oma põhitööks ehk patsientide personaalseks nõustamiseks ja abistamiseks. Küll aga peab Kõvaski sõnul jääma võimalus tellimusi kohandada lähtuvalt konkreetsest eriolukorrast, olgu selleks siis ilm, remonditööd või muud sarnased asjaolud, et vältida tarneauke ja ületellimist. "Nn tark tellimine on jaekaubanduses ülemaailmne trend ja selle eesmärk on tagada kaupade parem kättesaadavus klientidele ning ettevõtte jaoks laovarude juhtimise parandamine,“ rääkis Kõvask.

Praegu on kasutuses olev süsteem osaliselt automatiseeritud, kuid suund ob võetud süsteemi parendamisele. "Loomulikult on see aeganõudev protsess ning kogu parendamise fookuses on ikka see, et eelkõige patsient tellimissüsteemist võidaks,“ lisas Kõvask.

Automatiseerida tasub kõike, mida saab

OÜ Jaan Uustalu juhataja Jaan Uustalu märkis, et kõike, mida saab arvuti abil efektiivsemaks muuta, tuleks ka teha. "Kui numbreid analüüsida, siis tekivad tarnete protsessi automatiseerimise puhul seosed, mida alul ei osatud ettegi kujutada – mida ei osatud näha ega märgata," märkis ta. "Leian, et taoline uuendus on igati mõistlik, sest optimeerib lao suurust, tehes selle nii väikeseks kui võimalik. Ladu on ju suur kuluallikas,“ lisas ta.

Uustalu sõnul sõltub, kui kallis on tellimine, samas ei ole mõistlik suurt ladu hoida. "Tuleb optimeerida tellimuste korrad selliselt, et need oleksid tasakaalus lao suurusega. See on matemaatiliselt täiesti lahendatav. Mida odavam on tellimine, seda väiksemat ladu saab pidada,“ põhjendas ta.

Automaatne tellimissüsteem teeb Uustalu hinnangul tellimise tervikuna odavamaks. "Rutiin muutub odavamaks ning kindlasti on mõistlik väiksemaid koguseid tellida – nii ei hoia oma ladu kinni, tähtaegade võimalik ületamine ei valmista nii suurt muret jne,“ lisas Uustalu.

Autor: Kairi Oja, kaasautor