Jeff Bezose 3 reeglit edukaks koosolekuks

Kuigi koosolekute juhtimine ning planeerimine sõltub suuresti sellest, kes koosolekul osalevad ning mis on kogu asja eesmärk, on Amazoni juht Jeff Bezos vähemasti näiliselt suutnud välja töötada viisi, mil viisil koosolekud kõige paremini tööle panna.

Oma hiljutises aktsionäridele saadetud kirjas ning George W. Bush Presidential Center’s Forumis juhtimise teemal peetud peetud kõnes paljastas ta, mil viisil ta koosolekuid juhib. Selgub, et tal on kolm peamist reeglit, millest lähtuda.

“Kahe pitsa reegel”

Bezose sõnul on peamine, et koosolekurühmad oleksid väiksed, ent samal ajal piisavalt suured. Nii on ta välja nuputanud, et parim koosolekugrupi suurus on see, kui kahest pitsast jätkub, et igale osalejale midagi saaks. “Me kutsume seda kahe pitsa meeskonnareegliks,” ütles Bezos.

Ta selgitas, et iga inimene, kes on osalenud koosolekul, kus on liiga palju osalejaid, peaks seda reeglit iseenesest mõistma. Mida suurem meeskond, seda rohkem on arvamusi ning seda keerulisem on jõuda ka mõistlike kokkulepete ja lahendusteni. Pealegi on koosolekul kindlasti selliseid osalejaid, kes tahavad öelda midagi lihtsalt ütlemise pärast. See venitab koosoleku pikaks ning ei paku osalejatele midagi.

Bezose sõnul on “kahe pitsa reegel” piisav, et esindatud oleks võimalikult palju arvamusi, samas saavad oma sõna sekka öelda kõik inimesed.

“Pole mingit Power Pointi”

Bezos on iseäranis uhke aga selle üle, et Amazonis ei tehta mitte kunagi esitlusi, näiteks ei põhine kõne Power Pointi slaididel. Selle asemel kasutatakse Amazonis põhjalikult kokkupandud memosid.

Bezos ütleb, et ühe memo koostamiseks kulub nädal või enamgi ning memosid lihvitakse täiuslikkuseni. “Häid memosid kirjutatakse ning siis kirjutatakse veel kord, neid jagatakse kolleegidega ning seejärel pannakse päevaks-paariks kõrvale, et need seejärel taas värske pilguga üle vaadata,” kirjeldas Bezos.

Neis on kirjas peamised mõtted, kusjuures eriti märgib ta, et märksõnade asemel kasutab ta täislauseid, et kõigile osalejatele asi selgeks teha. 

Alustab vaikusega

Memode kasutamine koosolekutel on oluline, ent veel tähtsam on, et kõik osalejad neisse ka süveneksid ning neid loeksid. See tähendab, et Bezos alustab oma koosolekut vaikusminutitega, et kõik kohaolijad saaksid memo mõttega läbi lugeda.

“See on justkui klassiruum. Kõik istuvad ümber laua ning me loeme vaikuses. Tavaliselt läheb sellega umbes pool tundi. Ja siis me arutleme selle üle,” on Bezos kirjeldanud.

Bezos selgitab, et osalejatelt ei saa loota, et nad oleksid igaks koosolekuks põhjalikult ette valmistunud. Nii võib juhtuda, et sõnaosavamad inimesed räägivad koosolekutel teemadest, millest nad suurt midagi tegelikult ei tea. See aga tähendab, et tulemus ja progress jääb saavutamata. “Sa pead leidma aega, et ka tegelikult memo lugeda ja selleks ongi koosoleku esimene pooltund. Ja siis võib kindel olla, et kõik on memo tõesti lugenud ega teeskle, et on seda teinud,” avaldas Bezos.

Amazoni juht on tõdenud, et koosolekute korraldajatele on memode koostamine ja kokkupanemine õpetlik. Kuna mõtestatud täislauseid on raskem kirjutada kui märksõnu paberile laduda, peab koosoleku juht ka ise rohkem vaeva nägema.