Sotsiaalvõrkudega sisemiste suhete kallale

Ka kommunikatsioon ettevõtetes jaguneb sõltumata kasutatavatest vahenditest laias laastus kaheks: sisemiseks ja välimiseks suhtluseks.

Sisekommunikatsioonis, nagu ka edukas väljapoole suunatu kommunikatsioonis, on alati olnud oluline informatsiooni mitmesuunaline liikumine.  Laskmaks sõnumil laias maailmas vabalt liikuda, kasutavad eesrindlikumad ettevõtted kõikvõimalikke sotsiaalvõrke, kus (oskuslikul tegutsemisel) olulist infot hakkavad edastama ja populariseerima nn sõltumatud kasutajad.

Sisekommunikatsioonis on sotsiaalsete tööriistade kasutamine veel lapsekingades. Põhjuseid on mitu:

• Sageli ei nähta vajadust uute lahenduste järgi;• Juurutamist peetakse keeruliseks;• Ajakulu tundub suurem kui võimalik resultaat;• Reaalsed tegevused tunduvat olevat piisavad.

Vajadus organiseeritud sisekommunikatsiooni järele on igas ettevõttes – ka väikestes paari töötajaga firmades –, sest edu võtmetegurid - info kättesaadavus ning motivatsioon - toetuvad just sisemisele kommunikatsioonile. Tahtmata kahandada reaalsete tegevuste olulisust, viitan paarile olulisemale virtuaalsele võimalusele. Iga võimaluse juurde olen toonud mõne lahendust pakkuva lingi, kuid kindlasti on lahendusi palju rohkem ja teemasse süvenemisel tasub internetis ringi kolada. 

Wikid

Iga uue töötaja liitumisel seisab ettevõte silmitsi probleemiga, kuidas võimalikult kiiresti ja kompaktselt kogu tööks vajalik info uuele inimesele anda, kusjuures olemasolevad töötajad ei tohiks oma niigi vähest aega sellele kulutada. Sisemiseks kasutuseks mõeldud wiki on parim lahendus, sest see on kergesti kasutatav, otsitav ja täiendatav. Wiki, mis sobib kõige paremini üldise info kogumiseks ja täiendamiseks, on ka hea võimalus viia uus töötaja kurssi firmasisese kõnepruugiga, st kõikvõimalike akronüümide, lühendite ja slängiga.

Pakutavad lahendused:

Mediawiki - http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

Tikiwiki - http://info.tikiwiki.org/tiki-index.php

Blogid

Erinevalt levinud arvamusest, et blogide mõte on info jagamine väljapoole firmat (klientidele, partneritele), kasutatakse ajaveebi sisekommunikatsioonis üllatavalt sageli. Eesmärk on sarnane: info jagamine vabas vormis. Kes peaks blogima ja kui sageli on piisav, sõltub konkreetsest firmast. Eestlaslikult tagasihoidlike inimeste puhul võiks algust teha personaliosakond, kes on kursis oluliste probleemidega ja aktuaalsete teemadega. Sisemist blogi saab hoida nähtaval ainult oma töötajate jaoks ning üks võimalus on see luua Wiki keskkonda.

Pakutavad lahendused:

Blogger - www.blogger.com

Wordpress - www.wordpress.com

Küsitlused

Küsitlus on üks lihtsamaid võimalusi töötajate kaasamiseks. Isegi sellistel juhtudel, kui otsused on varem langetatud, on kasulik uurida töötajate meelsust – ühest küljest aitab see valmistada teed saabuvale otsusele, teisalt suurendab demokraatiat. Kuigi küsitluste läbiviimine on väga lihtne, ei tohiks sellega liiale minna ja uurida iga tühisemagi otsuse puhul saja töötaja arvamust.

Pakutavad lahendused:

Surveymonkey - www.surveymonkey.com

Zoomerang - http://zoomerang.com

Tiimisaidid

Ühe projekti või valdkonna heaks töötaval meeskonnal peaks olema info jagamiseks ja suhtlemiseks ainult neile mõeldud lehekülg. See töötab virtuaalse teadetetahvlina, kuhu saab lisaks olulistele (ja/või töösolevatele) dokumentidele lisada ka küsitlusi ning algatada arutelusid. Suuremates ettevõtetes võib luua ka meelelahutuslikke saite, kuhu kogutakse näiteks ühisürituste pilte ja videoid.

Pakutavad lahendused:

Remindo - www.remindo.com

Glasscubes - www.glasscubes.com

Kokkupanek

Sidudes need tööriistad omavahel üheks tervikuks, tekib firmasisene sotsiaalvõrgustik, mis liidab omavahel ka need töötajad, kes jõulupeol nukralt nurgas istuvad. Märgatavalt paraneb info liikumine ja kasvab motivatsioon.

Nagu paljude IT-lahenduste puhul, nii on ka sisekommunikatsioonis kasutatavate tehnoloogiliste tööriistade eduka rakendamise taga juhtkonna soov – antud juhul olla avatud ning osaleda töötajatega suhtlemises. See, millisele platvormile ehitatakse Wiki või blogi, kuidas neid täiendatakse ja turvatakse võõraste eest,  on tehniline küsimus, mille kallale saab asuda alles pärast põhimõttelise otsuse langetamist.

Väiksema eelarvega ettevõttel on võimalik kasutada ka avalike sotsiaalvõrkude kinniseid  gruppe, kuid soovitav on siiski firma siseinfo hoida oma siseveebis.

Jaan Vare, Kommunikatsioonibüroo Vare & Jaakkola partner