3 edulugu, kuidas Eesti ettevõtted lepinguid kiiremini allkirjastavad

Olles varasemates artiklites peatunud müügilepingute olemusel ja nende automatiseerimise viisidel, toome seekord teieni kolm edulugu, kuidas kodumaised ettevõtted on oma lepingutega seonduvaid protsesse kiirendanud. Fookuses on lepingute ettevalmistamine, allkirjastamisele saatmine, allkirjastamine ning hoiustamine.

Igal ettevõttel on oma ettekujutus ja praktika, kuidas protsessid võiksid välja näha, ning samuti erinevad probleemid, mis olenevalt äri olemusest lahendamist vajavad. Seetõttu on ka need kolm kogemuslugu, mille siinkohal välja toome, täiesti omanäolised, lahendades erinevaid kitsaskohti.

Teinekord tuleb ette, et korraga vajab uuendamist suur hulk lepinguid, mis ükshaaval ette valmistades tähendaks tundidepikkust administratiivset tööd. Kuna lepingupõhjad on standardsed ning klientide info juba varasemalt olemas, siis tuleks mõelda, kuidas saaks olemasolevat ära kasutades seda protsessi automaatselt läbi viia. HUUM on rahvusvahelistelt edukas Eesti kerisetootja, kelle disainkeriste ja innovaatiliste sauna juhtsüsteemide edasimüüjad asuvad 23 riigis üle maailma. Kui uuendamist vajas korraga üle 100 müügilepingu erinevates müügipiirkondades, siis pöörduti Agrello poole.

Olenevalt müügipiirkonnast oli vaja ette valmistada 3-4 lepingupõhja, mis pärast Agrello platvormile üles laadimist muutuvad täidetavateks lepingupõhjadeks. Kuna kõik kliendiandmed olid juba olemas, siis tuli võtta vastava müügipiirkonna klientide andmetega Exceli fail ning selle pinnalt korraga suur hulk lepinguid luua. Vaid paari klikiga tõmbab Agrello Excelis olevad andmed välja ja saadab need lepingupõhjal õigetesse lahtritesse. Hulgi loodud lepinguid saab enne välja saatmist veel üle kontrollida ning seejärel allkirjastamisele saata. Allkirjastamine on mugav nii kohalikele Eesti klientidele, kes saavad seda teha kasutades Mobiil-ID või Smart-ID lahendusi või välismaistele partneritele, kelle jaoks on saadaval Agrello allkiri.

Põhiline ajakulu ühe lepingu allkirjastamise teekonnal on lepingu ettevalmistamine, eriti kui lepinguid tuleb sõlmida sageli ja suures mahus. Horeca Services OÜ on puuviljade ja erinevate toidukaupade hulgimüügiga tegelev Eesti ettevõte, kellel on väga suur kliendibaas.

Manuaalne dokumentide koostamine ja e-postiga allkirjastamisele saatmine võttis liiga kaua aega ning puudus ka hea ülevaade dokumentide staatusest. Neile probleemidele leidis Horeca lihtsa lahenduse kasutades Agrellot.

Agrello meeskond aitas Horecal luua nende olemasolevatele Microsoft Wordi lepingupõhjadele dünaamilised täidetavad väljad. Selleks on vaja kasutada loogelisi sulge kohtades, mida hiljem täita soovitakse. Agrello platvormile üles laadides saab müügimeeskond tühja lepingupõhja abil luua uusi dokumente, täita sellel väljad kliendiinfoga platvormilt lahkumata ning seejärel lepingu koheselt allkirjastamisele saata. Seega toimub kogu lepingu loomise ja allkirjastamisele saatmise protsess mugavalt ühes keskkonnas ning sellega hoitakse varasemaga võrreldes oluliselt aega kokku. Samuti on dokumendi staatusest hea ja kiire ülevaade.

Mõne ärimudeli puhul on enne teenuse osutamist lisaks müügitööle vajalik ka teenusepakkuja kaitseks kliendilt kinnitus võtta kasutustingimustega nõustumiseks. Seejuures on oluline, et nõusolek oleks dokumenteeritud ja säilitatav. Üheks sellise teenuse näiteks on Saaremaal vanadele kalakasvatustiikidele rajatud Pidula WakePark, mis pakub nii algajatele, kui ka professionaalidele mõnusat võimalust wake’imist harrastada.

Tipphooajal on wakepargis väga kiired ajad, sest hooaeg on lühike ja huvilisi palju. Juunikuust augustini külastab parki keskmiselt 300 klienti kuus, seega on kogu personal väga hõivatud ning paberimajandusega tegelemiseks aega ei jää. Küll aga peab iga wakepargi külastaja enne rajale pääsemist allkirjastama pargi kasutamise lepingu, millega klient kinnitab, et on võimalikest wakepargi kasutamise riskidest aru saanud, ning lubab tingimusi täita. Lepingute väljatrükkimine, paberil allkirjastamine ning hiljem paberlepingute haldamine on küllaltki tüütu ja ajamahukas ning kiirem ja efektiivsem lahendus leiti koostöös Agrelloga.

Pidula WakePark kasutab broneerimissüsteemi, mille abil on külastajatel võimalik nende kodulehel endale sobiv aeg broneerida ning selle käigus täidab klient broneerimisvormi oma andmetega. Kõige efektiivsem lahendus oli ühendada Agrello ja broneerimissüsteem läbi Zapieri selliselt, et kliendi poolt broneerimisvormile sisestatud info liiguks automaatselt pargi kasutamise lepingule. Peale vormi täitmist saab klient oma e-posti aadressile kutse dokumendi allkirjastamiseks, mida Agrello platvormil on võimalik teha Agrello allkirja, Smart-ID või Mobiil-IDga.

Dokumendid salvestuvad wakepargi kausta Agrello platvormil ning iga dokumendi nimeks saab automaatselt selle kliendi nimi, et oleks võimalik hiljem lihtsalt dokumente leida ning korduvate klientide puhul ei ole vaja enam igal kasutuskorral uut lepingut allkirjastada. Samuti on wakepargil Agrello töölaua vaadet kasutades hea üldine ülevaade, millised pargi kasutamise lepingud on allkirjastatud ja millised mitte.

Ülaltoodud edulood annavad aimu ja inspiratsiooni, et lepingutega tööd on võimalik kiiremaks muuta väga erinevates valdkondades ning erinevate ärimudelite ja olukordade puhul. Kui sind selle artikli lood ei kõnetanud, siis kirjelda meile oma lepingutega seotud protsessi ning mõtleme välja, kuidas saaksime sulle abiks olla. Võta ühendust [email protected] või vaata agrello.io/ee!