IT-ekspert: kas ise ja südamega tehtu on alati ka professionaalselt tehtud?

Alati on näiteks olemas oht, et oma spetsialist lähtub ärivajaduste rahuldamisel mitte tegelikest vajadustest, vaid pigem iseenda IT-võimekusest ja mugavustsoonist, mis loomulikult pole ettevõtte jaoks edasiviiv lahendus. Professionaalse teenusepakkuja puhul tead, et sinuga tegelevad suure tõenäosusega valdkonna parimad spetsialistid – keda sa ise pahatihti ei jaksa palgata – , kes on kursis IT-maailma viimaste trendidega. Sellisel tippspetsialistil on kindlasti olemas oskused ja teadmised näha ettevõtte vajadusi ja anda vajalikke soovitusi juba enne, kui oskad neid küsidagi.

Üldjuhul teenusepakkuja haldab mitmeid kliente, mis tähendab parimate praktikate ja värskeimate teadmiste kogunemist. Neid oskab professionaalne teenusepakkuja kohandada vajadusepõhiselt uute klientide jaoks. Ka kuludele mõeldes on reeglina kasulikum IT-haldust sisse osta, sest vajadused selle teenuse järele võivad olla periooditi erinevad. Näiteks ostukampaaniate ajal, mil on vaja ajutist lisaressursi e-poes, et ära teenindada suurem hulk kliente. See annab võimaluse hoida tavaaegadel kulud mõistlikud ja vajadusest lähtuvalt tõsta süsteemi jõudlust.

Seetõttu ongi professionaalse teenusepakkuja kaudu võimalik kasutada IT-tippspetsialistide abi siis, kui sinu ettevõttel seda just parasjagu vaja on. Teenusepakkuja korraldab vajaliku inimressursi, hoolitseb tipptasemel kompetentsi eest ning tagab kvaliteetse teenuse toimivuse. Sealjuures kasutab ta selleks uusimaid tehnoloogiad nii, et need oleksid turvalised ning vastavuses parimate praktikatega.

Tõsi on tänapäeval ka see, et hea IT-spetsialisti hoidmisel on lisaks eelarvet lõhki ajavatele palgakuludele olulised ka muud motivaatorid. Üheks määravaks võib osutuda see, kas igapäevane töö ühes ettevõttes on tippsetsialisti jaoks piisavalt põnev ja väljakutseid pakkuv. Kindlasti on tal selliseid väljakutseid aga teenusepakkuja juures, kelle hallata on mitmeid erinevaid kliente.

Ettevõttetes, kus IT-ressurss on piiratud, puhkused ja ka näiteks töötajate haigestumised on suureks väljakutseks. Kui teenust osutab teenusepakkuja, siis tema kanda on ka puhkuste või haiguste asendus ning tema hoolitseb, et selleks ajaks äri seisma ei jääks kui peaks IT-süsteemidega midagi juhtuma.

Osad teenusepakkujad on ka ISO-sertifitseeritud, mis annab võimaluse luua süsteeme selliselt, et osaleda oma toodetega globaalsel turul. Samuti annab see kindluse teenusepakkuja kvaliteedi osas.

Samas ei saa IT-haldust sisseostes täiesti muretuks muutuda. Siinkohal tuleb meeles pidada ütlust „usalda aga kontrolli“. Enne sobiva teenuspakkuja valimist tasub veenduda, et teenusepakkuja on jätkusuutlik. Tark on küsida pakkumisi mitmelt teenuseosutajalt, vajadusel lasta teha proovitöö ja saata kliendireferentsid.

Kui IT-partner on välja valitud, tuleb kindlasti säilitada ka kontroll ja nõudlikkus teenusepakkuja suhtes, kellel ei tohi lasta mugavustsooni langeda. Reeglina seda muidugi ei juhtu, sest klienti peetakse siiski oluliseks. Kõige parem on, kui mingi IT-teadmine targa sisseostja rollis jääb ettevõttesse siiski alles. Selline inimene, kes oskab teenusepakkujaga IT-teemadel suhelda ning teab ka seda, mida ettevõte selles valdkonnas vajab. Üldiselt võiks see inimene olla ka piisava otsustusõigusega, et soovid ja ideed jõuaksid teostuseni.

IT-halduse sisseostmine on majanduslikult reeglina kasulikum, sest ettevõte maksab teenuse eest vastavalt reaalsele vajadusele. Lisaks kaovad ära ka kulutused uute seadmete ostuks, ei pea põhivara omama, ajakohasena hoidma ega ka hooldama. Sama loogikat saab kasutada ka süsteemihalduse ning IT-spetsialistide puhul või ka näiteks töötajate arvutite puhul, kus rendiseadmete hulk on hõlpsasti muudetav vastavalt ettevõtte personali suurusele.

Samas on siiski oluline kuludel silma peal hoida ning selleks tuleb ettevõttel endal kõik sammud põhjalikult läbi mõelda. Näiteks on mõistlik teha ressursiaudit ja viia vajalikud teenused võimalikult väikeste kuludega uude mudelisse. Üle tuleks vaadata, kas see, mida täna tehakse, on ikka mõistlik ja kas saab asju ümber korraldada. Siinkohal saab kindlasti teenusepakkuja appi tulla ning kõik vajalik üheskoos üle vaadata.

Samuti võiks teha regulaarseid ülevaateid, kus teenusepakkuja näitab oma teenuse toimimist vastavalt sõlmitud kokkulepetele. Oluline on, et ettevõte oskab olla tark teenusekasutaja ning teenusepakkujast tulenevad riskid on maandatud või vähemalt ära kirjeldatud. Selleks tuleb ära kaardistada ka IT-süsteemidega seotud äriprotsessid ja nende teenusmudelisse viimisega kaasnevad riskid.

Kokkuvõttes on IT-teenust nutikalt sisse osta kindlasti kasumlikum kui ettevõttes IT-kompetentsi hoida. Nii saab ettevõtte keskenduda oma põhitegevusele ja samal ajal kasutada selliste tippspetsialistide kompetentsi, keda endale palgata on keeruline.