Peokorraldaja säästab vaeva

?Väikese kollektiivi puhul pole keeruline ise pidu teha,? tõdeb Mediainvest Holdingu müügijuht Margo Kütt. Paarikümne töötajaga Star FMi ja Power Hit Radiot haldava firma eeliseks on varasem kogemus ja tegevuse otsene seotus meelelahutusega.

Ka eelmise aasta kliendiürituse korraldas firma ise. Sel aastal kasutatakse aga 250 inimesele peo korraldamiseks üritusturundusfirma teenuseid. ?Et meil eraldi turundusosakonda pole, ei jätku energiat müügitöö kõrvalt sellega tegeleda,? sõnab Kütt. Peokorraldusfirma valik sai Kütti sõnul tehtud korraldajafirma n-ö varasemate tööde põhjal.

Enne peokorraldusfirmaga ühenduse otsimist tasub mõned asjad endale selgeks teha. ?Kõige tähtsam on see, et kuupäev oleks paigas,? rõhutab Pulma- ja Peoagentuuri juhatuse esimees Olavi Ruhno. See muudab asjaajamise konkreetsemaks ja seetõttu lihtsamaks kõigile osapooltele.

Samuti peaks teadma, kui palju on üritusest osavõtjaid. Tuleb ka läbi arutada, kui kaua pidu võiks kesta. ?Kas on tegemist pikema peoga või väiksema, 3?4 tunnise vastuvõtuga, kus tunnustatakse omi töötajaid ? või siis laidetakse,? räägib Ruhno.

Ruhno sõnul jagunevad peovahendusfirmad laias laastus kaheks. Esiteks need, kellel on oma toode, trupp või huvitav idee, mida kliendile välja pakkuda. Teine osa, nn üritusturundusfirma, uurib enne, mis klienti huvitab, ning hakkab seejärel lahendusi välja pakkuma.

Kui peo firmapoolsel korraldajal puuduvad varasemad peo organiseerimise kogemused, siis soovitab Ruhno pöörduda vähemalt esimesel korral pidusid korraldava firma poole. ?Meie tegevus ongi üles ehitatud informatsioonile ja kogemustele,? ütleb ta. Näiteks võivad firma töötajad eelistada rokkmuusikat ning teada sellist ansamblit nagu Rock Hotell. ?Rock Hotell ei ole aga mitte odav bänd. Meie oskame välja pakkuda teisi sarnase muusikastiiliga bände ning see võib kokkuvõttes firmale sobilikumakski osutuda,? Ruhno.

Pidusid korraldava firma Elamus tegevjuhi Urve Meritami sõnul tuleb kindlasti enne selgeks teha, mida töötajad peolt ootavad ning kas pidu on suunatud rohkem noorematele või vanematele inimestele, sest sellest sõltub nii peopaik, programm kui see, mida pakutakse peolauale. Samuti, kas on tegemist pidulikuma üritusega või tahetakse rohkem ?õuelemente.

Et pidu otsast lõpuni õnnestuks, tuleb vastutus üsna konkreetselt ära jagada. Kui firma ei telli pidu täisteenusena, ei pruugi alati kõik probleemideta laabuda. ?Probleeme võib tekkida siis, kui osaliselt vastutab klient ja osaliselt meie, sest siis me ei saa allhangete kvaliteeti kontrollida,? räägib Meritam.

Suurema töötajaskonnaga firma peo korraldamisel on peamiseks probleemiks sobiva suurusega koha leidmine. Üritusturundusfirma Proevent Marketing direktori Jüri Luudi sõnul Tallinnas ja selle ümbruses kohti, kuhu võiks korraga mahutada umbes tuhatkond inimest, palju valida ei ole. Saku Suurhall, Terraarium, Eesti Näituste Paviljon, Salme kultuurikeskus, Estonia kontserdisaal ja Sakala keskus on pea ainsad ?katusealused? valikuvõimalused.

Luudi sõnul peidab Saku Suurhall veel mitmeid kasutamata võimalusi. ?Väikeste kuludega võiks sinna ehitada mida iganes,? räägib Luud. Suurhalli eeliseks on ka ühe suure ruumi olemasolu, mida firmad eelistavad töötajate omavahelise suhtluse soodustamiseks. Kui firma tahab rõhutada, et ta ei ole nt Tallinna-keskne, vaid üle-eestiline firma, siis võib ta valida ka peo asukohaks mõne paiga väljaspool Tallinna. Uusi kasutusvõimalusi pakub seal näiteks peatselt avatav kontserdimaja.

Suuremate ürituste korral võib ka juhtuda, et osa vahendatud või tellitud teenindusfirmadest ei ole nii suure üritusega varem kokku puutunud või omab vähe kogemusi. Nii võib juhtuda, et toitlustusfirma, kes varem on teenindanud 100?200 inimesega firmapidusid, ei saada kohale piisavalt palju kelnereid, kes ei jõua parajalt kiiresti uusi käike serveerida või kasutatud nõusid koristada.

Luudi sõnul on oluline, et pidu oleks meeldejääv, niisama üritust ei ole mõtet teha.