Tulekahjude kustutamise asemel personalidokumentide audit

Puutume oma töös tihti kokku tööandjatega, kel esineb probleeme töötajatega ja töö korraldamisega. Kord tekitab muret ebaõige töötasu arvestus, järgmisel korral on puudulik ärisaladuse klausel töölepingus või saavad tööandja huvid kahjustatud, kuna puuduvad ajakohastatud sisemised töökorralduse reeglid, mis võtaks arvesse tegelikku töökorraldust. Sellistes ettevõtetes lahendatakse probleeme tekkimise järjekorras, tegutsetakse n-ö reaktiivselt. Selle tulemusena lahendatakse ainult küsimusi, millest on tekkinud vaidlus. Ülejäänud probleeme kas ei taheta endale teadvustada või loodetakse, et need jäävad igaveseks peitu.

Niisugustes ettevõtetes kurdavad personalitöötajad tihti, et palju tuleb tegeleda n-ö tulekahju kustutamisega ja personaliotsuste planeerimiseks ning töötajate arendamiseks kipub aega ja tähelepanu nappima. Lisaks kaasneb pidev kulu õigusabile. Niimoodi tegutsevad tööandjad ei teadvusta endale, et üksikprobleemide lahendamise asemel tasuks probleeme pigem ennetada. Kuidas seda efektiivselt teha?

Nagu juhtimises ikka, on ka siin enamasti toimivaks lahenduseks süstematiseeritud lähenemine. Seetõttu on mitmed ettevõtjad otsustanud kasutusele võtta perioodilise personalidokumentatsiooni auditi (nn HR audit). Selle käigus seostatakse organisatsiooni personalialased reeglid ettevõtte visiooni, missiooni ja püstitatud strateegiliste eesmärkidega ning antakse olemasolevale reeglistikule õiguslik hinnang. Selle tulemusena valmib tegevuskava puuduste kõrvaldamiseks, mille elluviimisel luuakse ettevõttes personalistrateegiat toetav personalidokumentatsioon. Koostöös nõustajaga ettevõtte tegelike käitumisreeglite ja kokkulepete väljaselgitamine ning võrdlemine formaalse personalidokumentatsiooniga loovad selgust ning võimaldavad vastuolud välja tuua. Samuti võimaldab audit hinnata kehtestatud regulatsioonide põhjendatust ja seaduslikkust.

Lisaks otsestele juhtimislikele eelistele selguvad auditi käigus ka reeglid, mis võivad tulevikus tekitada vaidlusi ja õiguslikke probleeme ning tekib võimalus probleemide ennetavaks lahendamiseks. Edasiselt ei ole organisatsiooni personalitöö fookus pidev pisivigade parandamine, vaid keskendumine sisulisemale personalistrateegiale. Selle tulemusena väheneb oluliselt personalivaidluste hulk ning seonduv energia- ja rahakulu. Kui tuua analoogia finantsaruannete auditeerimisega, siis ei pea töösuhete auditeerimine olema nii sagedane. Üks kord kolme-nelja aasta jooksul tasuks see aga küll ette võtta.

Uue töölepingu seaduse jõustumisega muutus oluliselt käsitlus paljudes küsimustes. Näiteks muutusid konkurentsikeelu tasu maksmise reeglid, muutus töötajate karistamine lepingu rikkumise korral jms. Kohtupraktika uue seaduse alusel alles kujuneb. Riigikohtu lahendini ei ole veel jõudnud ükski ainult uuest seadusest tulenev vaidlus. Olukorras, kus praktika alles aktiivselt kujuneb, ei ole võimalik igalt tööandjalt oodata pidevat kursisolemist, kuidas kohtud õigust tõlgendavad. Seepärast ei pea tööandja ka teadma, et kohus on mõne küsimuse lahendamisel võtnud seisukoha, mis senist käsitlust oluliselt muudab. Jällegi aitab ajaga sammu pidada perioodiline dokumentide korrastamine.

Kui 2009 jõustus töölepingu seadus, pühendati palju aega töölepingute korrastamisele ning loodeti, et suurem muutmiste vajadus on läbi. Muud dokumendid jäid unarusse ja neid korrastatakse pisiparanduste käigus. Oma kogemusele tuginedes võime öelda, et komplekssete auditite käigus selgub sagedasti, et dokumendid on vasturääkivad või nende tegelik rakendamine võib olla seadusega vastuolus. Peamine põhjus on eri ajal või erinevate isikute poolt muudatuste tegemine.

Näiteks ei ole harvad juhud, kus makstakse töötajatele tasu ärisaladuse hoidmise eest või makstakse tasu pärast töölepingu lõppemist kehtima jääva konkurentsikeelu eest töölepingu kehtivuse ajal ette. Asjatuid tasusid, mille eest vastusooritust nõuda ei saa, on ilmselt veel mitu. Lühiajaliselt võib olla tegemist väikeste kuludega, kuid kui need töösuhte kestvuse perioodi peale kokku arvestada, on tegemist juba märkimisväärse summaga.

Teine probleemide allikas on aja jooksul tööandja juures kujunenud tavad ning nende täitmise nõudmine igapäevases töösuhtes. Kuidas saaks tavad panna toimima nii, et need oleks lisaks efektiivsusele ka seaduslikud ja täitmiseks kohustuslikud? Kui mingid uued reeglid on välja kujunemas, siis ei ole tööandjal mõtet kulutada väga palju aega nende fikseerimisele. Ei ole ju teada, kas tava jääb "elama" ja hakkab arenema või on tegemist mitte kõige parema muudatusega. Kui aga kirjapanemisega liialt venitada, tekib oht, et tava muutub nii loomulikuks, et selle kirjapanemisele ei kulutata ressurssi. Vaidluste korral on raske tõendada kas ja kuidas pidi töötaja olema teadlik sellis(t)est kirjapanemata reegli(te)st. Seepärast tasub perioodiliselt kaardistada ka tavana väljakujunenud käitumisreeglid, näiteks töökorralduse reeglites.

Kas selline korrastamine on kulukas ja millal see ennast ära tasub? Siin peab iga tööandja ratsionaalselt hindama, mis on odavam lahendus: kas maksta võimaliku rikkumise tuvastamise korral töötajale mitme kuu töötasu suurune hüvitis või investeerida see summa tulevikku? Soovitame keskenduda personaliprobleemide ennetamisele töökorralduse regulaarse hindamise abil, milleks on sobiv tööriist personalidokumentatsiooni audit.