Tuluarvestus on suurim pettuse ohu koht

Järgneb ülevaade finantspettustest majanduslanguse ajal

Ajal, mil majanduskeskkonnad üle maailma jahenevad, ilmneb pettuste riski kasvav trend äritegevuses. Majanduslangus võib suurendada survet ettevõtetele lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks. Mõnedel juhtudel võivad ettevõtete omanikud oodata finantstulemusi, mida on võimalik saavutada ainult kasvava majanduse tingimustes. Just selline mõtteviis võib põhjustada pettustega seotud tegevuste kasvu. Ajaloolised andmed kinnitavad seda eeldust. USA börsijärelevalvekomisjoni (SEC) perioodi 1982 kuni 2005 menetluste statistika alusel toimus suurem osa manipulatsioone finantsaruannetega ajavahemikus 1999-2000 – ajal, mil toimus majanduskasvu aeglustumine internetiteenustega seotud kasvumulli lõhkemise tõttu (dot com bubble).

Kolm peamist pettusi soodustavat tegurit

Pettusi sooritatakse peamiselt kolmel põhjusel: finantssurve, võimalikkus ja ratsionaliseerimine (samuti tuntud kui pettuse kolmnurk Fraud Triangle). Kuigi need faktorid eksisteerivad ka tugevas majanduses, võib nende mõju majanduslanguse ajal suureneda.

Finantssurve. Juhtkonna tulemuslikkuse ja töötasu seotus ettevõtte operatiivsete ja finantseesmärkidega võib viia selleni, et töötajatelt nõutakse ülioptimistlike tulemuste saavutamist. Samal ajal ettevõtete kasumite vähenemise taustal töötajate reaalsed sissetulekud kahanevad. Selle tulemusena muutuvad sagedasemaks ettevõtete varade seadusevastaste omastamiste skeemid, s.h. skimming (andmete lubamatu kopeerimine), tšekkide võltsimine (check tampering) ja alusetud kulude hüvitamised.

Võimalikkus. Sageli, kui ettevõte keskendub kulude kärpimisele, võib sisekontrollide efektiivne rakendus või pettuste kontrollipoliitika jääda tähelepanuta. Samuti võib kulude vähendamisest tingitud töötajate nappuse tõttu kannatada töökohustuste jagamine või põhiülesannete teostamine. See tähendab, et töötajad võtavad enda peale kohustusi ja rolle, mis on vastuolus nende töö funktsiooniga. See võib omakorda vähendada seire ja aruandmise õigeaegsust ja täpsust suurenenud töökoormuse ja kogenematuse tõttu, ning lõppkokkuvõttes kasvab organisatsiooni sisekontrollide süsteemi tõrgete ilmnemise tõenäosus.

Õigustamine. Mida suurem on surve eesmärke täita, seda lihtsam on inimesel õigustada sobimatuid tegevusi. Kui vähenenud ärimahtude tõttu hakatakse ettevõttes vähendama töötajate arvu, võib see mõjutada töötajate eetilisust ning tõsta pettuste riski ka finantsaruandluses. Koondamist kahtlustav töötaja võib sooritada finantspettusi ning õigustada ennast sellega, et tal ei ole midagi kaotada. Väheneva käibe tingimustes, võib ka juhtkond õigustada finantspettust, uskudes et see on ettevõtte, töötajate ja aktsionäride huvides.

Kõige levinumad finantsaruannete pettuste liigid

I Tulude kajastamine

Tuluarvestuse skeemid on vaieldamatult kõige sagedasemad finantsaruandlusega seotud pettuste vormid. Pettuste riskide hindamisel ning sisekontrollide arendamisel on mõistlik seetõttu keskenduda esmalt tulukontodega seotud protseduuridele. Ettevõtte tulude kahanemise puhul on võimalik, et juhtkond hakkab seatud finantseesmärkide täitmiseks otsima võimalusi tulu pettuste teel suurendamiseks. Enamlevinud tulu kajastamisega seonduvad pettuste meetodid on järgmised:

1) fiktiivne müük - müügiarved väljastatakse ja kajastatakse tulus, kuid tegelikult kaupa ei väljastata (bill and hold). Pettus fiktiivse müügitulu kajastamisena on äärmiselt pahatahtlik tegevus, kuna alusdokumentatsioon on täielikult fabritseeritud ja võltsitud. Müük kajastatakse võltsitud dokumentide alusel olemasolevale või isegi olematule kliendile. Selle pettuse alaliikideks on olemasolevatele lepingutele lisalepingute fabritseerimine (side agreements), müügi tasaarveldus ostu või kuluga tühistuskokkuleppe võltsimise läbi (contra agreements), tingimuslike müügidokumentide võltsimine (conditional sales).

2) tulu kajastamine varasemas perioodis. Sellise pettuse korral tavaliselt klient või leping on olemas ja ei ole võltsitud, kuid tulu kajastatakse enne kauba kliendile kohaletoimetamist või teenuse osutamist või pikaajalise teenuse või etapiviisilise tarne puhul täies ulatuses enne kõikide tarnete ja teenuste osutamist.

3) mahtude võimendus - kaup paisatakse müüki suurtes kogustes ja suurte allahindlustega (channel stuffing). Klientide ostuhuvi tõstmiseks rakendatakse sellisel juhul tihti eritingimusi - näiteks võimalus maksta kauba eest järelmaksuga või pikendatud kauba tagastusperiood. Lühiajaliselt selline tegevus suurendab mahte, kuid pikema aja jooksul ei teeni see ettevõtte huve, sest kaupmehed hakkavad seismajäänud kaupu tagastama ning ettevõtte varude ja tarnete kulud suurenevad.

4) tulu kajastamine enne teenuse või tarne lõplikku teostamist (contingencies). Tavaliselt esineb seda pettust finantseerimistegevuses või tarne- ja installatsiooniteenuste puhul, kui tulu kajastatakse enne lepinguliste tingimuste täitmist või kogu ulatuses enne kõikide etapiviisiliste tegevuste teostamist.

II Varud ja kaubakulu

Varude ja kaubakulu kajastamisega manipuleerimine on samuti sagedane pettuste liik. Mõned levinumad pettused on reservide alahindamine, varude ülehindamine, praak- ja väheväärtuslike toodete ülehindamine.

III Finantsaruannetes eksitava informatsiooni esitamine

Ebaõige või mittetäielik informatsioon finantsaruannetes eksitavad investoreid, näidates ettevõtte olukorda näiliselt paremana. Näiteks on ettevõtted viivitanud finantsaruannetes info esitamisega raskustesse sattunud äriüksuse või tegevusvaldkonna ümberstruktureerimise või tegevuse lõpetamise kavade kohta. Ehk siis raskustes ettevõtted kalduvad halbade uudiste avaldamisega viivitama.

IV Manipuleerimine reservide või kuludega

Kulude ja reservidega manipuleerimine on kõige sagedasem viis pettuse teel finantsaruannete võltsimiseks. Näiteks vähendatakse ebatõenäoliste nõuete kulu (pankade puhul laenuprovisjonide kulu), et kasumit suurendada. Samuti tehakse ebaharilikke kulude periodiseerimisi (kapitaliseeritakse kulusid), mis ei pruugi vastata protseduuridele ja heale raamatupidamistavale kulude kapitaliseerimisel.

V Korruptsioonivastaste seaduste rikkumised

Langeva majanduse tingimustes üritavad ettevõtted parandada müügitulemusi välisturgudele laienemisega, tehes seda läbi liitumiste või ühisettevõtete loomise. Selline rahvusvaheline tegevus toob endaga kaasa täiendavaid finants- ja operatiivseid riske. Näiteks, kui ettevõte kasvab läbi liitumise välisettevõttega, kuid ebaõnnestub infotehnoloogiate või finantssüsteemide standardiseerimisel, võivad ettevõtte olemasolevad finantsaruandluse sisekontrollid nõrgeneda või osutuda mitteefektiivseteks. Sageli ei ole arenevad turud piisavalt läbipaistvad ning tavapärasteks muutuvad altkäemaksud äri alustamiseks või säilitamiseks. Korruptsioonivastaste seaduste ja rahvusvaheliste konventsioonide rikkumine võib ettevõttele tuua tõsiseid finantskaristusi - trahvid, kulukad järelevalvemenetlused, väliskontrollid - ning kahjustada reputatsiooni. Ettevõtted, mis viivad läbi põhjaliku ühinemiseelse auditi (due diligence) ning uurivad ettevõtet, selle juhtkonda, esindajaid ning seotud äripartnereid, on paremas seisus korruptsioonivastaste seadustega reguleeritud riskide juhtimises.

Pettuste riskide kontrolli parimad tavad

Juulis 2008 on Siseaudiitorite Instituut (The Institute of Internal Auditors), AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) ning ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) avaldanud uue juhendi aitamaks juhte, auditikomiteesid ning teisi spetsialiste luua organisatsioonides tugevat pettuste riskide juhtimissüsteemi. Juhend pealkirjaga „Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide (the „Fraud Guidance“)“ pakub ettevõtte juhile ülevaadet põhilistest pettuste riskide juhtimise protsessidest. Samuti juhitakse tähelepanu sellele, kuidas selle protsessi erinevad elemendid aitavad kaasa efektiivsema riskijuhtimise süsteemi loomisel. Jagatakse pettuste riskide kontrolli parimaid meetodeid, millest olulisemad on meie arvates järgmised:

Rollide ja vastutuse jaotamine

Ettevõtte juhatusel ja auditikomiteel on täielik administratiivne vastutus pettustevastaste programmide ja kontrollide eest. Nende programmide arendamise, rakendamise ning kontrollimise kohustus lasub samas siiski juhtkonnal. Pettuste riskide juhtimise protsessis peavad organisatsiooni kõikide tasemete töötajate rollid ja vastutus olema selgelt määratletud. Paljudes ettevõtetes on olemas detailsed protseduurid ja poliitikad, mis on suunatud pettuste riskide juhtimisele. Pettustega seotud riskide juhtimise protsesside parandamiseks luuakse direktorite nõukogu efektiivne kontroll pettuste riski juhtimise protsessi üle; rakendatakse ametlik pettuse kontrolli poliitika/strateegia; määratakse vastutav juhtkonna liige, kes tegeleb pettuste riskide juhtimisega; pannakse täpselt paika rollid ja vastutused eri tasanditel - nõukogu, auditikomitee, juhtkonna liikmed, töötajad.

Pettuste riskide hindamine

Pettuste riskide juhtimise juhend soovitab suunata organisatsiooni riskide hindamise asjakohastele võtmevaldkondadele ning viia see vastavusse ettevõtte suuruse-, majandusharu- ja keerukuse eesmärkidega. Pettuste riskide hindamist tuleb teostada ja uuendada regulaarselt, et identifitseerida riske, mis otseselt või kaudselt mõjutavad organisatsiooni. Nii rohkem kui ka vähem efektiivsed organisatsioonid saavad parendada pettuste riskide hindamise kvaliteeti. Selleks on tavaliselt vaja tagada kõikide tasemete personali osalus, keskenduda riskidele seoses sisemiste kontrollprotseduuride eiramisega juhtkonna poolt, hinnata põhiliste äriüksuste ja peamiste turgudega seotud pettuste riske, hinnata pettuste riske detailides, määrata spetsiifilised pettuste riskid, siduda pettuste riskid leevendavate kontrolltegevustega.

Võtmenäitajate jälgimine

Pettuste riskide hindamise protsessis keskenduvad juhtivad ettevõtted nende näitajate (eriti finantsaruandluse näitajate) jälgimisele, mis on tavaliselt seotud pettustega. Näiteks võib tavapärastest erinevate käibe või kaubavarude muutuste jälgimine aidata kaasa pettuste avastamisele.

Tegevjuhtkonna eeskuju

Efektiivne pettustevastane programm eeldab, et kõik töötajad aktsepteerivad oma vastutust. Juhtkonna positiivne ja toetav suhtumine ning ettevõtte protseduuride ja eetikaga vastavuses olev käitumine aitavad kaasa töötajate teadlikkuse tõstmisele ning juhtkonna ootuste selgemale arusaamisele töötajate poolt.

Sisemiste järelevalvemenetluste läbiviimine majanduslanguse ajal

Kui ettevõtte juhtkond teostab sisemist uurimist, koosneb uurimine tavaliselt kolmest järgmisest etapist:

Strateegiline planeerimine. Põhjalik planeerimine - sisemised nõustamis-, infotehnoloogilised ja inimressursid, väliste õigusnõunike ja/või professionaalsete konsultantide abi - on strateegia väljatöötamise protsessis hädavajalikud. Tegelikult peaksid ettevõtted pettuste uurimise standardprotseduurid välja töötama osana terviklikust sisekontrollisüsteemist ja mitte ootama tegeliku vajaduse saabumist. Vaid nii saab tagada sisemisi järelevalvemenetluse kiire ja tulemusliku läbiviimise, kui selline vajadus tekib.

Rakendamine. Sisemise juurdluse läbiviimisel peab keskenduma elektroonilise informatsiooni kogumisele; raamatupidamiskirjete ülevaatamisele; peamiste informatsiooniallikate identifitseerimisele, intervjuudele. Intervjuude läbiviimisel tuleb hoolikalt läbi mõelda intervjuude järjestus, samuti peaks kaaluma sõltumatute välisspetsialistide kaasamist uurimise protsessi.

Aruandluse protsess. Juhatus peab regulaarselt informeerima uurimise käekäigust organisatsiooni järelevalveorganeid (näiteks sõltumatut juurdluskomiteed, auditikomiteed või direktorite nõukogu). Aruandluse protsessi jooksul peab arvesse võtma ka selliseid küsimusi nagu informeerimise sagedus, konfidentsiaalsus või eesõigus. Oluline on kokku leppida, kas aruandlus toimub suuliselt või kirjalikult.

Ettevõtte juhi võimuses on tõrjuda vähemasti mõnesid majanduslangusega kaasnevaid mõjusid.

Majanduslanguse ajal pettuste risk ei kao ega vähene ning tihtipeale tegelikult kasvab. Kuid ärge laske ettevõttel ja selle mainel langeda pettuste kasvava trendi ohvriks. Rakendades parimaid tavasid pettustevastaste programmide ja kontrollide kujundamisel ning rakendamisel, saab teie organisatsioon vähendada pettuste riske ning sellega koos ka teisi potentsiaalselt ohtlikke õiguslikke, finants- ja maineriske. Hinnates pettuste riske saate määrata, missugused finantssüsteemid ja protsessid teie organisatsioonis vajaksid tõhustamist. Nii toimides saab teie ettevõte rajada organisatsioonikultuuri, mis soodustab eetilisust, protsesside ja tegevuste nõuetele vastavust ning arendab vastutust ning lõppkokkuvõttes aitab teie organisatsioonil kesta läbi tänase globaalse majanduse tõusude ja mõõnade.

Refereeritud: Deloitte LLP – United States, Financial fraud: Does an economic downturn mean an uptick? (22 Jan. 2009).

Inglisekeelne variant olemas siin: http://www.deloitte.com/dtt/article/0,1002,sid%253D2007%2526cid%253D238194,00.html